Zo beveiligt u delen van een Word-document in Office 2016 en 2013.

Als het op productiviteitssuites aankomt, is er niets dat Microsoft Office overtreft. Natuurlijk zijn er gratis alternatieven, maar geen enkele biedt hetzelfde niveau van beveiliging of geavanceerde functies. En dat is nu juist het punt: de meeste mensen weten wel dat je een heel document met een wachtwoord kunt beveiligen. Maar wat vaak over het hoofd wordt gezien, maar ontzettend handig is, is de mogelijkheid om specifieke delen van een document te vergrendelen. Stel je voor dat je een bestand wilt delen, maar bepaalde alinea’s of secties niet wilt kunnen bewerken. Dat is waar deze functie van pas komt. Het bestaat al sinds Office Word 2010, en misschien zelfs eerder, maar niet iedereen beseft dat je slechts een deel van het document kunt vergrendelen, en niet het hele document.

In deze handleiding leer je hoe je een deel van je Word-document kunt beveiligen – perfect voor samenwerkingen of documentsjablonen waarbij slechts bepaalde gedeelten ongewijzigd mogen blijven. Zodra je een gedeelte vergrendelt met een wachtwoord, kunnen anderen de inhoud wel zien, maar dat specifieke gedeelte niet bewerken. Zo blijft alles intact en worden onbedoelde wijzigingen voorkomen. Bovendien kun je, als je het goed instelt, zelfs uitzonderingen maken voor bepaalde personen – bijvoorbeeld door een collega alleen de tweede alinea te laten bewerken, terwijl de rest vergrendeld blijft. Handig, toch? Laten we nu eens bekijken hoe je dit doet, want het is niet meteen duidelijk.

Hoe een deel van een Word-document te beveiligen

Heb je ooit gewenst dat je bepaalde gedeeltes van een Word-document kon vergrendelen, maar de rest open kon laten voor bewerking? Dan is deze methode precies wat je nodig hebt. Het is vrij eenvoudig als je het eenmaal door hebt, maar het lastige is het selecteren van het juiste gedeelte en het instellen van de machtigingen, zodat het niet het hele document onbruikbaar maakt.

Methode 1: Bewerken beperken om specifieke secties te vergrendelen

Open het Word-document en scroll naar het gedeelte of de alinea die u wilt beveiligen. Controleer of u op de juiste plek bent voordat u verdergaat. Het doel is om precies datgene te selecteren wat u wilt vergrendelen, niet het hele document.
Markeer het gedeelte van de tekst dat u wilt vergrendelen. Of het nu een alinea, een zin of een stuk tekst is, door het te selecteren, wordt alleen dat gedeelte vergrendeld. Als u meerdere gedeelten wilt vergrendelen, moet u dit voor elk gedeelte afzonderlijk doen of later met sectie-einden werken.
Ga naar het tabblad ‘CONTROLEREN’ in het lint. In sommige configuraties heet dit tabblad mogelijk ‘Beveiligen’ of iets dergelijks, afhankelijk van uw Office-versie. Klik vervolgens op ‘Bewerken beperken’. Er wordt een venster aan de rechterkant geopend.
In het venster, onder het gedeelte ‘Bewerkingsbeperkingen’, vinkt u het vakje aan met de tekst ‘ Alleen dit type bewerking in het document toestaan’. Kies ‘ Geen wijzigingen (alleen-lezen)’ in het vervolgkeuzemenu als u alles wilt vergrendelen, maar hier wilt u het geselecteerde gedeelte specificeren.
Klik op de link ‘Onderdelen van het document selecteren ‘ – nu wordt het interessant. Je kunt aangeven welke secties of pagina’s bewerkbaar zijn. Omdat je het gedeelte eerder hebt geselecteerd, wordt het automatisch gemarkeerd voor beperking.
Om de ontgrendelde secties of uitzonderingen te specificeren, klikt u op Meer gebruikers of Gebruikers toevoegen als u delen of machtigingen gebruikt. Voor eenvoudig lokaal gebruik stelt u gewoon een wachtwoord in en past u beperkingen toe.
Scroll naar beneden en klik op ‘Ja, beveiliging inschakelen’. Stel vervolgens een sterk wachtwoord in. Zorg ervoor dat u dit wachtwoord onthoudt, want als u het kwijtraakt, verliest u later de controle over het bewerken van die onderdelen.

Waarom dit werkt: Het vergrendelt in feite de geselecteerde tekst of gedeelten, zodat niemand ze kan bewerken tenzij ze het wachtwoord hebben. Het is handig voor sjablonen, juridische documenten of elk ander onderdeel dat je spamvrij wilt houden. Het werkt het beste als je precies weet wat je wilt beschermen en je selectie al klaar hebt. In mijn configuraties kost het soms een of twee pogingen om de juiste selectie te maken, vooral bij complexe documenten, maar het is de moeite waard als het eenmaal gelukt is.

Methode 2: Sectie-einden gebruiken en bewerkingsbeperkingen instellen voor meer controle

Een andere manier, vooral als u meer gedetailleerde controle wilt, is om het document in secties te verdelen met sectie-einden. Op deze manier kunt u bepaalde secties vergrendelen terwijl andere vrij blijven. Ga naar Indeling > Einden en voeg een sectie-einde ‘Volgende pagina’ in vóór en na uw inhoudsblok.
Navigeer naar elke sectie die u wilt vergrendelen en selecteer vervolgens Controleren > Bewerken beperken. Selecteer onder ‘Handhaving starten’ de secties die u wilt beveiligen, terwijl u de overige secties bewerkbaar laat.
Stel een wachtwoord in en leg beperkingen op. Omdat de secties geïsoleerd zijn, kunt u specifieke onderdelen vergrendelen en uzelf de moeite besparen om steeds tekst te selecteren.

Opmerking: Word doet soms wat vreemd als het gaat om het vergrendelen van specifieke onderdelen, maar sectie-einden in combinatie met beperkte bewerkingsmogelijkheden bieden meer controle, vooral bij grotere documenten. Op sommige computers is een herstart van Word nodig om dit soort instellingen soepel te laten werken. Office loopt soms vast wanneer je kleine onderdelen probeert te vergrendelen zonder sectie-einden, dus wees voorbereid op wat uitproberen.

Om de beveiliging te verwijderen of de secties te ontgrendelen

Klik ergens op het beveiligde gedeelte van het document. Het venster ‘Bewerken beperken’ zou opnieuw moeten verschijnen en de beveiligingsstatus weergeven.
Klik op de knop ‘Beveiliging stoppen’ onderaan het venster. Voer, wanneer daarom wordt gevraagd, het wachtwoord in dat u oorspronkelijk hebt ingesteld. Als u het vergeet, veel succes – er is geen eenvoudige manier om een verloren beveiligingswachtwoord in Word te herstellen.

Dat is het zo’n beetje. Na het ontgrendelen kunt u het wachtwoord wijzigen of opnieuw vergrendelen, afhankelijk van uw behoeften. Het is wel vervelend als u het wachtwoord vergeet, dus bewaar het zeker goed als u belangrijke gegevens beveiligt.

Samenvatting

Selecteer het gedeelte van de tekst dat u wilt vergrendelen.
Ga naar Beoordelen > Bewerken beperken
Stel beperkingen in, selecteer secties of onderdelen en vergrendel met een wachtwoord.
Gebruik sectie-einden voor een meer gedetailleerde vergrendeling indien nodig.
Vergeet niet uw wachtwoord veilig te bewaren.

Samenvatting

Het vergrendelen van specifieke gedeeltes van een Word-document is misschien niet de meest voor de hand liggende functie, maar als je er eenmaal aan gewend bent, is het een prima manier om bepaalde informatie te beschermen zonder het hele document aan te hoeven passen. Het is niet waterdicht – technisch onderlegde gebruikers vinden wellicht manieren om het te omzeilen – maar voor de meeste dagelijkse behoeften is het een betrouwbare oplossing. Zorg er wel voor dat je je wachtwoorden goed bewaart en test je beperkingen voordat je het bestand deelt. Hopelijk bespaart dit je tijd of voorkomt het bewerkingsfouten.