Word-documenten overzetten naar OneNote: 3 effectieve methoden

Microsoft Word is een geweldige tool voor het schrijven van essays, artikelen of gewoon om dingen op te schrijven. Het werkt prima samen met de rest van de MS Office-suite, met name PowerPoint en Excel. Maar soms moet je dingen naar OneNote verplaatsen voor snelle toegang of om ze te ordenen. Dat kan nogal rommelig zijn, vooral als je later wilt blijven bewerken of het er gewoon mooi uit wilt laten zien in OneNote. Het verplaatsen van content tussen de twee is niet altijd even eenvoudig, vooral niet als je mobiel werkt. Een paar trucjes achter de hand hebben kan het leven een stuk makkelijker maken. In deze chat bespreek ik de belangrijkste manieren waarop mensen dit doen – van eenvoudig kopiëren en plakken tot meer geavanceerde invoegingen – en geef ik aan wanneer elk het meest zinvol is.

Een Word-document naar OneNote verplaatsen: uw opties

Uw bestand als bijlage invoegen: de snelle en gemakkelijke manier

Dit is de klassieke methode: plaats je Word-bestand gewoon als bijlage of pdf in OneNote. Het is een beetje vreemd, maar als je de opmaak intact wilt houden en alleen een referentie wilt hebben, werkt dit. In principe sla je je Word-document op als pdf (wat supersimpel is); zo vermijd je allerlei gedoe met live-bewerking. In de ene configuratie werkte het meteen prima, in de andere moet je OneNote mogelijk opnieuw opstarten of vernieuwen. Want Windows maakt het natuurlijk wel moeilijker dan nodig is.

Dit is het verhaal:

• Open uw Word-document en ga naar Bestand > Opslaan als.
• Selecteer PDF uit de opties voor het bestandstype. Hiermee maakt u een versie die u niet kunt bewerken en die u prima kunt invoegen.
• Start OneNote, klik op de pagina waar u het document wilt hebben en ga vervolgens naar het tabblad Invoegen.
• Klik op Bestand en selecteer je opgeslagen PDF. Deze wordt als afbeelding of bijlage ingevoegd. Je kunt ook het originele Word-bestand (.docx) invoegen, maar dan is het slechts een link. Wanneer je op die link klikt, wordt je document in de alleen-lezenmodus weergegeven – handig als je het alleen wilt raadplegen, maar niet wilt bewerken in OneNote.

Pro tip: Als de PDF of bijlage niet meteen verschijnt, probeer OneNote dan snel opnieuw op te starten of geforceerd te vernieuwen. Soms duurt het even om grote bestanden te laden.

Uw Word-inhoud kopiëren en plakken: de ouderwetse methode

Dit is beproefd, maar een beetje handmatig. Markeer je tekst in Word, klik Ctrl + C(of command + Cop een Mac), ga vervolgens naar OneNote, klik waar je het wilt hebben en druk op Ctrl + V. Makkelijk, toch? Werkt prima als je document niet te groot of te complex is.

Het voordeel? Je hebt volledige controle over welke delen je verplaatst en je kunt de opmaak indien nodig aanpassen. Het nadeel? Als je Word-document afbeeldingen, tabellen of ingewikkelde bestanden bevat, wordt het mogelijk niet perfect overgezet. Bovendien moet je sowieso terug naar Word als je de live bewerking wilt behouden, dus deze methode is meer geschikt voor snelle notities of fragmenten.

Uw bestand als afdruk invoegen: de visuele benadering

Wil je dat document op een mooie, leesbare manier zichtbaar houden? Probeer het dan als afdruk in te voegen. OneNote converteert je Word-document in principe naar een PDF die er precies hetzelfde uitziet als het document zelf, zodat je erdoorheen kunt scrollen, markeringen kunt aanbrengen, aantekeningen kunt maken, enzovoort. Niet echt bewerken, maar het is een goede manier om de inhoud visueel intact te houden.

Zo doe je dat:

• Ga naar Invoegen > Afdrukken in OneNote.
• Selecteer uw Word-bestand en wacht een paar seconden terwijl OneNote het naar afbeeldingen converteert.
• Voilà — je document ziet er precies zo uit als op papier, ingebed in de pagina. Het kan wat omslachtig zijn om te bewerken, maar prima om te refereren of te markeren.

Let op: afhankelijk van de bestandsgrootte en het apparaat kan dit wat trager verlopen. Bovendien is het niet mogelijk om de tekst rechtstreeks te bewerken; bewerken betekent teruggaan naar Word, wijzigingen aanbrengen en de afdruk bijwerken.

Kun je een Word-document vanaf je mobiele apparaat naar OneNote verplaatsen?

Dit is nogal frustrerend – op een mobiel of tablet werkt dit niet zo soepel. De makkelijkste manier is om Word te openen, de geselecteerde tekst te kopiëren ( Ctrl + Cof lang ingedrukt te houden om te kopiëren), vervolgens naar OneNote te gaan en te plakken. Dat is de snelste manier als je een telefoon of tablet gebruikt.

Een screenshot maken van je Word-scherm en die afbeelding in OneNote invoegen? Tuurlijk, maar daarmee verplaats je het bestand niet echt, je maakt er alleen een foto van – niet erg handig als je de inhoud later wilt bewerken of doorzoeken. Toch is het een optie als je haast hebt en gewoon even snel een beeld nodig hebt.

Gebruik deze tips om Word en OneNote efficiënter samen te laten werken

Eerlijk gezegd hangt het verplaatsen van content tussen de twee af van wat je wilt. Als leesbaarheid en verwijzingen belangrijk voor je zijn, is de printtruc waarschijnlijk de beste optie, vooral voor complexe lay-outs. Maar als je later wilt bewerken of het simpel wilt houden, is kopiëren en plakken sneller, ook al is het soms wat rommelig. Voor mobiel is het meestal kopiëren en plakken of screenshots maken. Geavanceerdere dingen proberen te doen via mobiel is meestal gewoon gedoe.

Het is een beetje vreemd hoe sommige methoden soepel werken op desktops, maar minder goed op mobiele apparaten, maar ja – dat is nu eenmaal het ecosysteem van Microsoft. Meestal voldoet een combinatie van deze trucs aan de meeste behoeften, zolang je maar niet elke keer voor een perfecte opmaak gaat.