Taken automatiseren door een macro in Word te maken

Macro’s kunnen een echte levensredder zijn, vooral als je constant dezelfde dingen doet in Word. In plaats van handmatig meerdere stappen te herhalen of als een gek te klikken, kun je een macro één keer opnemen en deze vervolgens uitvoeren wanneer nodig – met een knop of een sneltoets. Het is niet helemaal waterdicht, en het instellen van sneltoetsen of knoppen kan soms vreemd zijn, maar het versnelt meestal de processen zodra je het onder de knie hebt. Als je ooit het gevoel hebt gehad dat je workflow wordt vertraagd door repetitieve taken, kan het leren maken van deze macro’s je leven een stuk eenvoudiger maken. Houd er wel rekening mee dat sommige macro’s misschien niet zo goed werken als je document een complexe opmaak heeft of als je een oudere versie van Word gebruikt, maar meestal werken ze prima. Dus, hier is een handleiding met een paar manieren om het voor elkaar te krijgen – want waarom zou je het bij één houden? De ene methode plaatst een knop in je werkbalk Snelle toegang en de andere wijst een sneltoets toe. Beide zijn handig, afhankelijk van of je liever klikt of sneltoetst.

Macro’s in Word repareren of maken: twee hoofdbenaderingen

Methode 1 – Een macro in Word maken met behulp van een knop

Deze methode is handig als je snel toegang wilt hebben. De macro krijgt een knop direct in de werkbalk Snelle toegang, dus je hoeft er alleen maar op te klikken en klaar. Het is een beetje omslachtig omdat je je acties vastlegt, maar als het eenmaal is ingesteld, is het beschikbaar voor elk Word-document, wat best handig is. In sommige configuraties kan het zijn dat de knop een paar keer moet worden weergegeven of dat je Word of zelfs je hele pc opnieuw moet opstarten voordat hij verschijnt. Windows heeft soms die vreemde gewoonte om inconsistent te zijn. De belangrijkste reden om dit te doen, is als je de voorkeur geeft aan een visuele methode en niet elke keer sneltoetsen wilt onthouden.

Stap 1 : Ga naar Beeld > Macro’s > Macro opnemen…. Je vindt dit in het lint bovenaan. Dit is de makkelijkste manier om je macro op te nemen.

Stap 2 : Geef je macro een beschrijvende naam. Klik vervolgens op de knop. Zorg ervoor dat ‘Macro opslaan in’ is ingesteld op ‘ Alle documenten (Normal.dotm)’. Dit betekent dat je macro niet in één bestand blijft staan, maar overal toegankelijk is. Erg handig als je van computer wisselt of met meerdere documenten werkt.

Stap 3 : Er verschijnt een dialoogvenster. Links ziet u de naam van uw nieuwe macro; rechts de beschikbare knoppen voor de werkbalk Snelle toegang. Selecteer uw macro en klik op Toevoegen >>. U kunt de weergave van de knop instellen met pijltjestoetsen. Klik op OK als u tevreden bent.

Stap 4 : Nu wordt alles wat u in Word doet, opgenomen. Voer alle gewenste opmaak of acties uit. Houd er wel rekening mee dat als u tekst met de muis selecteert, de macrorecorder deze mogelijk overslaat. Gebruik in plaats daarvan indien nodig toetsenbordopdrachten. Klik na afloop op Macro’s op de werkbalk en kies Opname stoppen.

Stap 5 : Voilá! De nieuwe macroknop verschijnt in de werkbalk Snelle toegang. Als je erop klikt, worden je opgenomen acties uitgevoerd. Je zult misschien wat eigenaardigheden tegenkomen als je acties complexe opmaak of bepaalde lettertypen bevatten, maar over het algemeen werkt het prima.

Methode 2 – Een macro in Word maken met een sneltoets

Als je net als ik een hekel hebt aan een rommelige werkbalk, zijn sneltoetsen een betere oplossing. Door een sneltoets in te stellen, kun je met één toetscombinatie een heleboel dingen doen zonder je werkruimte te verstoren. Het addertje onder het gras: Word conflicteert soms met veelgebruikte sneltoetsen, dus kies iets unieks. Het proces is vergelijkbaar: opnemen, toewijzen, testen. Op sommige systemen wordt de sneltoets mogelijk niet meteen geregistreerd – wat frustrerend is, maar het is de moeite waard als hij eenmaal werkt.

Stap 1 : Ga naar Beeld > Macro’s > Macro opnemen…. Hetzelfde als hiervoor, alleen een plek om te beginnen met opnemen.

Stap 2 : Geef je macro een naam, voeg eventueel een beschrijving toe en klik op de toetsenbordknop. Zorg ervoor dat ‘Macro opslaan in’ is ingesteld op ‘ Alle documenten (Normal.dotm)’. Zo is de macro wereldwijd beschikbaar. Klik op ‘OK’.

Stap 3 : Je cursor zou moeten knipperen in het veld ‘Druk op nieuwe sneltoets’. Druk op de gewenste sneltoetscombinatie, zoals Ctrl + Shift + Yof iets anders dat niet standaard wordt gebruikt. Vink het vakje aan om te voorkomen dat de ingebouwde opdrachten van Word worden overschreven. Klik op ‘Toewijzen’ als je klaar bent.

Stap 4 : Je bent nu terug in het macro-opnamevenster. Voer de stappen uit die je wilt dat de macro afspeelt. Klik als je klaar bent op Macro’s en vervolgens op Opname stoppen.

Stap 5 : Test de sneltoets die je hebt toegewezen. Als je macro wordt uitgevoerd en het werkt, is alles in orde. Zo niet, kies dan een andere sneltoets of controleer op conflicten met andere programma’s of bestaande Word-opdrachten.

Eerlijk gezegd kan het instellen hiervan soms wat buggy zijn – bijvoorbeeld dat de snelkoppeling niet meteen wordt geregistreerd of dat hij wel werkt, maar niet helemaal goed. Bij sommige installaties is het gewoon een kwestie van Word of zelfs de pc opnieuw opstarten, maar meestal is het eenvoudig als je eenmaal hebt uitgezocht welke conflicten je tegenkomt.