PDF-documenten beveiligen met wachtwoordbeveiliging van Microsoft Word

Veel mensen komen pdf’s tegen die met een wachtwoord zijn beveiligd, en soms hebben ze de toegangscode niet bij de hand. Sommigen willen er echter zeker van zijn dat hun Word-documenten superveilig zijn voordat ze ze delen, dus converteren naar een wachtwoordbeveiligde pdf is een goede zet. Het is een beetje vreemd, maar verrassend eenvoudig; Microsoft Office biedt je vrij eenvoudig de mogelijkheid om encryptie in te bouwen, vooral met de recente updates. Houd er echter rekening mee dat het AES-encryptie gebruikt, wat tegenwoordig behoorlijk solide is – geen goedkope koek. Bij bepaalde configuraties is er een klein probleempje waardoor de encryptie mogelijk niet meteen werkt, dus het is de moeite waard om dit achteraf te controleren. Bovendien kunnen de stappen in sommige oudere Office-versies er iets anders uitzien, maar in nieuwere versies zijn ze bijna altijd hetzelfde.

Maak wachtwoordbeveiligde PDF-documenten in Microsoft Word

Als je je document in Word hebt voltooid en wilt vergrendelen voordat je het deelt, is dit de praktische methode die meestal werkt met recente Office-versies. Je slaat het op als PDF en voegt vervolgens een wachtwoord toe tijdens het exporteren. Dit is handig omdat je geen tools van derden nodig hebt, tenzij je een zeer oude versie gebruikt. Onthoud dat dit werkt met Word 2016/2019/Office 365, en soms is het een beetje lastig als updates niet up-to-date zijn.

Open uw bestand en start het PDF-exportproces

• Ga naar Verkenner en zoek uw voltooide document.
• Klik er met de rechtermuisknop op en selecteer Openen met > Word 2016/2019. Als het een.docx-bestand is, dubbelklik er dan op om het te openen in Word (zorg ervoor dat je de nieuwste versie hebt geïnstalleerd).
• Ga na het openen naar het menu Bestand en klik op Exporteren.
• Klik vervolgens op PDF/XPS-document maken en vervolgens op PDF/XPS maken. In sommige configuraties staat dit mogelijk ook onder het menu Opslaan als, vooral in oudere Word-versies.

De encryptie instellen tijdens het exporteren

• Wanneer het venster Publiceren als PDF of XPS verschijnt, klikt u op de knop Opties.
• Hier wordt het interessant: vink het vakje aan met de tekst ‘ Document versleutelen met een wachtwoord’. Als u deze optie niet ziet, is er mogelijk een probleem met de Office-versie, of moet u deze inschakelen via de geavanceerde instellingen (niet gebruikelijk, maar het is de moeite waard om te controleren).
• Klik op OK en voer vervolgens tweemaal je gekozen wachtwoord in ter bevestiging. Dit is vrij cruciaal: als je het vergeet, is het document definitief vergrendeld.

Voltooi de export en test de wachtwoordbeveiliging

• Klik in het hoofdvenster op Publiceren. Hiermee wordt uw Word-bestand opgeslagen als een versleutelde PDF.
• Open de zojuist gemaakte PDF in je viewer – zoals Adobe Reader of wat je standaard hebt – en probeer het wachtwoord in te voeren. Als het bestand direct opent, is de installatie prima verlopen. Op sommige systemen kan de encryptie in het begin haperen of is een herstart van Office of zelfs de computer vereist. Soms is een tweede poging echt nodig, eerlijk gezegd.

Kunt u de AES-encryptie van Microsoft vertrouwen?

Ja, grotendeels. Microsoft gebruikt Advanced Encryption Standard (AES), wat tegenwoordig als behoorlijk robuust wordt beschouwd. Maar – en dit is het punt – als je alleen een wachtwoord instelt om bewerking te beperken, is dat niet hetzelfde als het hele bestand versleutelen. Kies daarom altijd voor volledige versleuteling tijdens het exporteren als de beveiliging belangrijk is; anders kan iemand het wachtwoord kraken, vooral als het zwak is. Opslaan in het DOCX- formaat kan een extra laag toevoegen, vooral als je je zorgen maakt over compatibiliteit of kraakpogingen. Zorg ervoor dat je wachtwoord sterk en uniek is, en je bent klaar.