Mimecast voor Outlook gebruiken: essentiële richtlijnen

Constante spam, phishing of e-mails vol malware in Outlook kunnen aanvoelen als het proberen te dichten van lekken in een zinkend schip. Mimecast voor Outlook klinkt veelbelovend, maar soms is het niet duidelijk hoe je het correct moet instellen of alle mogelijkheden ervan moet benutten. Of het nu gaat om het blokkeren van stiekeme afzenders, het melden van verdachte berichten of gewoon ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie niet lekt, deze tips kunnen je helpen je e-mailbeveiliging te verbeteren. Soms installeer je de plugin, maar authenticeert deze niet meteen of wordt deze niet weergegeven in het lint – frustrerende situaties. Gelukkig zijn er voor de meeste van deze problemen tijdelijke oplossingen, als je weet waar je moet zoeken.

Hoe u Mimecast voor Outlook kunt gebruiken om de e-mailbeveiliging te verbeteren

Plugincompatibiliteit en installatie controleren

Als Mimecast na de installatie niet in uw Outlook-lint wordt weergegeven, controleer dan eerst of u de juiste versie hebt gedownload: 32-bits of 64-bits. U kunt de bitversie van Outlook controleren via Bestand > Office-account > Over Outlook. Soms is de Outlook-installatie in Windows 11 of 10 32-bits, zelfs als Windows 64-bits is, dus controleer dat eerst. Sluit Outlook ook volledig af voordat u de plug-in installeert, klik vervolgens met de rechtermuisknop op het installatieprogramma en voer het programma uit als beheerder. Bij sommige installaties wordt de plug-in mogelijk niet automatisch geladen. Hiervoor moet u deze mogelijk handmatig inschakelen via Bestand > Opties > Invoegtoepassingen. Selecteer onder Beheren de optie COM-invoegtoepassingen, klik op Start en controleer of Mimecast voor Outlook wordt vermeld en is ingeschakeld.

Authenticatie of lintzichtbaarheid herstellen

Als het Mimecast-menu niet zichtbaar is of er staat ‘authenticatie’, probeer dan Outlook opnieuw te starten na de installatie. Controleer of uw accountgegevens correct zijn en of uw Mimecast-account overeenkomt met het geconfigureerde e-mailadres. Soms helpt opnieuw authenticeren als u onlangs uw wachtwoord opnieuw hebt ingesteld of van account bent gewisseld. Controleer ook uw internetverbinding. Ja, dat klinkt voor de hand liggend, maar als de plugin de Mimecast-servers niet kan bereiken, werkt authenticatie niet. Bij één installatie waren een paar herstarts of zelfs het opnieuw installeren van de plugin nodig om het te laten werken; ik weet niet zeker waarom het soms wel werkt, maar dat is de norm.

Effectief afzenders of domeinen blokkeren

Een veelgehoorde klacht is dat spam er nog steeds in sluipt. Gebruik de functie ‘Afzender blokkeren’ in het menu ‘E-mailgateway’ in het Mimecast-lint. Je kunt kiezen of je wilt blokkeren op e-mailadres of domein, bijvoorbeeld *badguy.com*.Controleer wel of je het hele domein echt wilt blokkeren als het een bekende bron van spam is. Dit helpt voorkomen dat schadelijke phishingmails je inbox vullen. Houd er rekening mee dat agressieve blokkering soms onbedoeld legitieme afzenders blokkeert, dus controleer de lijst regelmatig.

Verdachte e-mails als een professional melden

Als u een verdachte e-mail ontvangt, verwijder deze dan niet zomaar. Als u in het gedeelte E-mailgateway op Spam rapporteren of Phishing rapporteren klikt, wordt het bericht naar uw map Ongewenste e-mail verplaatst en wordt er ook een kopie naar het dreigingsanalyseteam van Mimecast gestuurd. Het is een beetje vreemd, maar op sommige apparaten kan dit proces de eerste keer traag zijn of moet Outlook opnieuw worden opgestart om soepel te werken. Na een tijdje wordt het proces echter soepeler. Rapportage helpt het systeem om soortgelijke bedreigingen in de toekomst beter te filteren, dus het is de moeite waard om vertrouwd te raken met deze functie.

De functie ‘Veilig verzenden’ zonder gedoe gebruiken

Wanneer u gevoelige informatie verwerkt, houdt de optie ‘Send Securely’ uw gegevens uit de handen van hackers. In feite wordt uw e-mail via de beveiligde portal van Mimecast verzonden in plaats van via het reguliere internet. U stelt uw bericht op zoals gebruikelijk en klikt vervolgens op ‘Send Securely’ in het lint – net als bij verzenden, maar dan met een extra laag encryptie. Wanneer u een ‘ Secure Messaging Definition’ instelt, krijgt de ontvanger een melding om het beveiligde bericht op te halen. Eerlijk gezegd is het proces niet al te ingewikkeld, maar zorg ervoor dat uw externe contactpersoon de link heeft om het bericht te bekijken, anders blijft hij of zij in het ongewisse.

Tips voor correct gebruik en probleemoplossing

Als bijlagen zijn gemarkeerd of verwijderd, controleer dan de instellingen voor Documentconversie. Hier kunt u documenten naar PDF converteren of metagegevens verwijderen, zodat gevoelige informatie wordt beschermd of bestanden compatibel worden gemaakt.
Bij ongebruikelijk gedrag, zoals e-mails die onverwacht worden geblokkeerd, controleert u uw accountinstellingen of het beleid van uw organisatie. Soms hebben beheerdersbeperkingen voorrang op gebruikersinstellingen.
En als je merkt dat de plugin niet alle bedreigingen detecteert, werk hem dan regelmatig bij of controleer op Outlook-updates. Want beveiliging is natuurlijk afhankelijk van het up-to-date houden van alles.

Afronding

Het kan in het begin wat lastig zijn om de Mimecast-plug-in goed met Outlook te laten werken, maar zodra het soepel werkt, voegt het een solide beschermingslaag toe. Vergeet niet om de versie van uw plug-in te controleren, indien nodig opnieuw te verifiëren en de blokkerings- en rapportagefuncties volledig te benutten. Het is niet perfect, maar ja, geen enkele beveiligingstool is perfect – het is gewoon een extra tool in de toolbox.

Samenvatting

Controleer uw Outlook-bitversie voordat u de plug-in downloadt.
Zorg ervoor dat Outlook is gesloten voordat u de plug-in installeert of bijwerkt.
Voer opnieuw een verificatie uit als de verificatie vastloopt of niet in het lint wordt weergegeven.
Gebruik de blokkerings- en rapportagefuncties om uw inbox te vrijwaren van oplichting.
Maak gebruik van veilige berichtgeving voor vertrouwelijke e-mails.

Laatste gedachten

Hopelijk helpen deze tips je om je e-mailbeveiliging te verbeteren. Op sommige apparaten lost een snelle herstart of herinstallatie de problemen op – geen wondermiddel, maar het is beter dan je inbox open te laten staan voor hackers. Ik hoop dat dit een extra beveiligingslaag oplevert. Succes!