Hoe u uw PDF-bestand met een wachtwoord kunt beveiligen in Office 2016/2013

Portable Document Format (PDF) is een van die bestandstypen die iedereen gebruikt om documenten te delen. Het is handig omdat je ze met een wachtwoord kunt beveiligen, maar eerlijk gezegd weet niet iedereen dat Microsoft Office daarbij kan helpen. Het blijkt dat je met Office 2013 en latere versies zoals Office 2016 PDF’s direct kunt versleutelen – zonder dat je programma’s van derden nodig hebt – wat een goede manier is om gevoelige informatie te beschermen. Wees echter gewaarschuwd: als je je wachtwoord vergeet, is het lastig om het te herstellen zonder speciale software. Ik snap niet waarom Microsoft dit heeft ingebouwd, maar bijvoorbeeld geen eenvoudige manier heeft geboden om die wachtwoorden later te beheren, maar ja, dat is typisch Office. Vergeet dus niet om een lijst met wachtwoorden ergens veilig te bewaren als je veel bestanden met een wachtwoord beveiligt.

Dus, voor iedereen die een in Word gemaakt of bewerkt PDF-bestand wil beveiligen, volgt hier de uitleg. Het is een ietwat omslachtig proces, maar het werkt als je het eenmaal door hebt. De truc is om het wachtwoord in te stellen tijdens het opslaan, direct in de exportopties. Bij sommige systemen kan het een paar pogingen kosten, maar als het lukt, krijg je een PDF-bestand dat om een wachtwoord vraagt voordat het geopend kan worden.

Beveilig PDF-bestanden met een wachtwoord in Office 2013 of 2016.

Volg deze instructies om uw PDF te beveiligen:

Hoe u uw PDF-bestand tijdens het opslaan met een wachtwoord kunt versleutelen

Zorg ervoor dat uw document definitief is: voltooi de bewerking van uw document en maak het klaar om op te slaan als een versleuteld PDF-bestand.
Voor bestaande PDF-bestanden: Als u al aan een PDF-bestand werkt, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand en kiest u ‘Openen met ‘ > ‘Word’ (2013 of 2016).Wanneer Word de melding ‘Word converteert de PDF naar een bewerkbaar Word-document’ weergeeft, klikt u op ‘OK’. Deze stap is een beetje vreemd, maar het werkt om bewerkbaarheid en versleuteling toe te voegen.

Stapsgewijze handleiding voor het versleutelen tijdens het opslaan

Open het document in Word, ga vervolgens naar het menu Bestand en selecteer Opslaan als. Kies de locatie waar u uw nieuwe PDF wilt opslaan, bijvoorbeeld een map op uw bureaublad of een cloudopslag.
In het dialoogvenster ‘Opslaan als’ kiest u ‘PDF’ in het keuzemenu ‘Opslaan als type’. Klik vervolgens op de knop ‘Opties’ ; er wordt een venster met verschillende opties geopend.
Schakel in de opties het vakje ‘ Het document met een wachtwoord versleutelen’ in. In sommige versies moet u mogelijk even scrollen of zoeken om het te vinden; het is niet altijd even duidelijk.
Klik op OK en je wordt gevraagd een wachtwoord in te voeren. Kies een sterk, maar makkelijk te onthouden wachtwoord (vergeet het niet!).Voer het wachtwoord opnieuw in wanneer daarom wordt gevraagd en klik dan nogmaals op OK. Houd er rekening mee dat wachtwoorden tussen de 6 en 32 tekens lang moeten zijn – geen extreem lange wachtwoorden, tenzij je problemen wilt.
Klik ten slotte op Opslaan. Om het PDF-bestand te openen, moet u nu het wachtwoord invoeren, zodat het beschermd is tegen nieuwsgierige blikken.

Let op: Soms kan dit onderdeel wat problemen geven. Op sommige computers verschijnt de wachtwoordprompt mogelijk niet meteen correct, of wordt het wachtwoord niet goed opgeslagen. Meestal helpt het om Word opnieuw op te starten of zelfs de computer opnieuw op te starten als er iets misgaat.

En even ter info: als je je wachtwoord kwijtraakt, is er geen magische oplossing ingebouwd in Office. Je hebt software van derden of online diensten nodig om het te kraken of te herstellen, wat niet altijd betrouwbaar of veilig is. Dus, bewaar al je wachtwoorden goed, oké?