Hoe u uw bestanden organiseert: mappen maken, verwijderen en beheren op Dropbox
Je bestanden ordenen in Dropbox is geen hogere wiskunde, maar het bespaart je op termijn zeker een hoop gedoe. Mappen vormen de ruggengraat van het netjes houden van alles – of je nu snel dat belangrijke project wilt vinden of dingen wilt delen met collega’s. En ja, de mapopties van Dropbox zijn vrij eenvoudig, maar soms lijken ze wat lastig te vinden, vooral als je een berg mappen hebt. Hier is een kort overzicht van hoe je mappen kunt maken, verwijderen, taggen en delen zonder je haar uit je hoofd te trekken.
Een map op Dropbox maken en wissen
Een map maken: de basis
Om een nieuwe map te maken, ga je eerst naar de Dropbox-webinterface of -app. Zoek op het web naar de knop ‘ Maken ‘, meestal bovenaan of in de linkerzijbalk. Wanneer dat menu verschijnt, klik je op ‘Map’. Het is een beetje vreemd dat ze dit niet altijd markeren, maar ja, het is er wel. Vervolgens zie je een prompt om je map een naam te geven en te bepalen wie er toegang toe heeft.
- Kies een naam voor uw map. Zorg dat deze beschrijvend, maar kort is.
- Kies de deelopties: Alleen u of Specifieke personen.
Als je de optie ‘delen’ kiest, moet je de e-mailadressen invoeren van de mensen die je toegang wilt geven. Klik daarna op de blauwe knop ‘Maken’ en voilà, je map is live. Bij sommige configuraties mislukt dit soms de eerste keer of moet de pagina worden vernieuwd, dus wees niet verbaasd als het in het begin wat stroef verloopt.
Hoe een map te wissen: wanneer en hoe
Een map verwijderen is eenvoudig: klik erop zodat deze gemarkeerd of aangevinkt is en zoek vervolgens de optie Verwijderen, meestal in het bovenste menu. Bevestig desgevraagd en de map is verdwenen. Wees voorzichtig, want eenmaal verwijderd, is het lastig te herstellen, tenzij je versiegeschiedenis hebt ingeschakeld of de prullenbak gebruikt. Je kunt natuurlijk ook geen mappen verwijderen die je niet zelf hebt aangemaakt. Als je probeert op te ruimen, zorg er dan voor dat je niet per ongeluk gedeelde mappen verwijdert die anderen nog steeds gebruiken.
Hoe u uw Dropbox-mappen kunt taggen en vinden
Tags toevoegen om dingen vindbaar te houden
Nou, deze is een uitkomst als je uiteindelijk met tientallen mappen zit. Om tags toe te voegen, beweeg je de muis over de map, klik je op het kleine vakje dat verschijnt om de map te selecteren en kijk je in het rechterdeelvenster naar de tagsectie. Het zit zo: met Dropbox kun je maximaal 20 tags toevoegen, elk met minder dan 32 tekens. Gebruik eventueel onderstrepingstekens of cijfers, maar houd het beknopt.
Tags helpen je om later sneller te zoeken: typ de tag in de zoekbalk en alle mappen met die tag verschijnen. Het is een beetje vreemd dat ze geen prominenter tagsysteem hebben, maar het werkt als je georganiseerd genoeg bent.
Tags verwijderen: fouten opruimen
Van gedachten veranderd? Geen probleem. Vink de map met de tag aan en klik vervolgens op de X naast die tag in het rechterdeelvenster. Makkelijk. Zo blijven je tags relevant en voorkom je verwarring later. Herhaal dit indien nodig voor andere mappen.
Eén map in een andere plaatsen en vastzetten
Mappen naar andere mappen verplaatsen
Als je behoefte aan geneste mappen te groot wordt, kun je mappen verplaatsen. Selecteer de map, klik op het stippenmenu bovenaan en selecteer Verplaatsen. Er verschijnt een venster waarin je de doelmap kunt kiezen. Klik nogmaals op Verplaatsen en klaar. Soms is dit lastiger dan het lijkt, vooral met geneste mapstructuren, maar het werkt als je het eenmaal onder de knie hebt.
Mappen vastzetten voor gemakkelijke toegang
Voor de mappen die je altijd gebruikt, maakt vastzetten het leven makkelijker. Klik op het stippenmenu van de map en kies Vastzetten in Dropbox. Je vindt deze vastgezette mappen nu direct in het gedeelte Vastgezette items aan de rechterkant van je Dropbox-hoofdweergave. Minder scrollen, meer doen.
Mappen op de juiste manier delen
Delen en machtigingen
Delen is een klassieker voor Dropbox. Beweeg de muis over een map en klik op het pictogram Delen (de pijl omhoog).Je kunt e-mailadressen toevoegen van mensen die je vertrouwt en vervolgens bepalen of ze alleen mogen bekijken of ook mogen bewerken. Via een vervolgkeuzemenu kun je de machtigingen aanpassen. Als je meer controle nodig hebt, klik je op Instellingen in het deelvenster.
En als je iemand een link wilt geven, kun je gedeelde links kopiëren met verschillende rechten: alleen-lezen of bewerken. Handig als je gewoon wat wilt delen.
Wat u kunt verwachten bij het delen
In sommige configuraties worden de deelopties niet direct bijgewerkt. Soms moet je de map vernieuwen of opnieuw openen. Controleer ook goed wie er mag bewerken als je met meerdere mensen deelt, want Dropbox kan dat natuurlijk niet altijd duidelijk maken. Persoonlijk heb ik echter gemerkt dat het vooraf zorgvuldig instellen van de machtigingen veel kopzorgen bespaart.
Uw activiteit bekijken
Blijf op de hoogte met activiteitenlogboeken
Wil je weten of iemand iets heeft verplaatst of verwijderd? Het activiteitenlogboek van Dropbox kan helpen. Ga naar de map of de algemene activiteitenpagina en filter de lijst op acties: toegevoegd, verwijderd, verplaatst, bewerkt. Het is een beetje vreemd dat het niet heel duidelijk is, maar het is er als je het nodig hebt. Handig om te achterhalen wie wat heeft gedaan, vooral in gedeelde mappen.
Afronding
Mappen beheren is vrij eenvoudig als je eenmaal gewend bent aan de interface van Dropbox. Maken, taggen, verplaatsen, delen – ze dienen allemaal het grotere doel om georganiseerd te blijven zonder je verstand te verliezen. Soms werken dingen niet zoals verwacht – zoals de eerste keer dat je een map probeert te verplaatsen of te verwijderen – dus geduld is essentieel. Over het algemeen is het beheren van je Dropbox-mappen, zodra je het onder de knie hebt, een fluitje van een cent.
Samenvatting
- Mappen eenvoudig aanmaken via het menu Maken
- Verwijderde mappen door ze te selecteren en op Verwijderen te klikken
- Tags toegevoegd voor sneller zoeken later
- Verplaatste mappen binnen andere mappen voor organisatie
- Vastgezette, veelgebruikte mappen voor snelle toegang
- Gedeelde mappen met machtigingen en koppelingsbedieningen
- Ik hield de activiteitenlogboeken in de gaten om veranderingen te zien
Conclusie
Al met al is Dropbox flexibel genoeg om behoorlijk wat mapbeheer aan te kunnen, ook al sluipen sommige opties achter menu’s. Of je nu gewoon opruimt of grote projecten deelt, deze trucs zouden in de meeste dagelijkse behoeften moeten voorzien. Soms vind ik de interface nog steeds verwarrend, maar ja, het is te doen. Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur, of maakt het in ieder geval minder frustrerend.