Hoe u specifieke e-mails kunt opslaan in de nieuwe Outlook-app op Windows 11

De meeste mensen vergeten een back-up van hun e-mails te maken totdat er iets misgaat – of het nu gaat om per ongeluk verwijderen, beschadiging of gewoon de wens om een ​​specifiek bericht te bewaren. Gelukkig bieden veel webmailproviders de mogelijkheid om e-mails handmatig te downloaden of een back-up te maken, maar het volledige proces kan, afhankelijk van de app of het platform, wat ingewikkeld zijn. Als je de nieuwe Outlook-app op Windows 11 gebruikt, is het echter vrij eenvoudig om een ​​enkele e-mail als EML-bestand op te slaan. Dit is erg handig als je een belangrijk bericht wilt archiveren of later ergens anders naartoe wilt verplaatsen.

Een goede back-up maken van je e-mails is niet moeilijk, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Het voordeel van het exporteren van individuele e-mails als EML-bestanden is dat ze door vrijwel elke e-mailclient worden ondersteund – Outlook, Thunderbird, Apple Mail, noem maar op. Bovendien, als iemand later vraagt ​​waar dat belangrijke bericht is, kun je ze gewoon het EML-bestand sturen en kunnen ze het direct op hun computer openen. Een beetje vreemd, maar het werkt. Houd er wel rekening mee dat de optie om als EML op te slaan in sommige configuraties niet standaard is ingeschakeld, of dat je een iets andere menustructuur tegenkomt, afhankelijk van de versie van Outlook die je gebruikt. Desondanks is het een prima manier om je gegevens veilig te bewaren zonder je druk te hoeven maken over volledige back-ups.

Een back-up maken van een individuele e-mail in Windows 11 met de Outlook-app.

Zoek en bewaar de e-mail die je wilt bewaren.

• Open de Outlook Nieuw-app. Je weet waarschijnlijk al waar het pictogram staat, maar zo niet, dan vind je het meestal in je Startmenu of vastgemaakt aan de taakbalk.
• Zoek de belangrijke e-mail op; dit kan van alles zijn, van een ontvangstbewijs tot een contract of belangrijke investeringsdetails die je bij de hand wilt houden.

Gebruik het menu om de e-mail als EML-bestand te exporteren.

• Klik op het pictogram ‘Meer acties’ (dat zijn de drie puntjes in de rechterbovenhoek van het e-mailvenster).Als je in de e-mail zelf bent, is het waarschijnlijk vrij duidelijk.
• Selecteer ‘Opslaan als’ in het vervolgkeuzemenu. Hier wordt het een beetje vreemd: in de nieuwere versies zie je mogelijk een optie genaamd ‘ Opslaan als EML’ of iets dergelijks. Zo niet, probeer dan met de rechtermuisknop op de e-mail in je inbox of berichtenlijst te klikken, want soms zijn de opties daar verborgen.

Bewaar de e-mail op een veilige plek.

• Geef je bestand een makkelijk te onthouden naam – laat het niet zomaar ‘email1’ heten – zodat je het later gemakkelijk terug kunt vinden zonder het bestand te hoeven openen.
• Kies een locatie waar je het niet vergeet – bijvoorbeeld een speciale map, je bureaublad of een externe schijf. En als het gevoelige gegevens zijn, overweeg dan om ze te versleutelen met programma’s zoals 7-Zip of WinRAR. Want Windows moet natuurlijk alles ingewikkelder maken dan nodig is.
• Klik op Opslaan. Klaar. Nu heb je een kopie van die e-mail die je op elk gewenst moment kunt openen zonder je e-mailapp opnieuw te hoeven openen.

Pro-tip: Als je vastloopt, kan het soms helpen om de menu-opties opnieuw op te starten of bij te werken. In sommige gevallen is de optie ‘Opslaan als EML’ verborgen achter contextmenu’s of is er een workaround nodig, zoals het slepen van de e-mail vanuit het app-venster naar je bureaublad (officieel niet ondersteund, maar het werkt in sommige gevallen).Probeer het gewoon even uit als het in eerste instantie niet lijkt te werken.

Hoe open je een EML-bestand in Windows 11?

Dit is best handig: de meeste desktop-e-mailclients kunnen EML-bestanden correct verwerken. Dubbelklik op het opgeslagen e-mailbestand en Windows vraagt ​​met welke app je het wilt openen. Meestal kies je Outlook, Thunderbird of Apple Mail als je een Mac gebruikt. Als het niet automatisch opent, klik je met de rechtermuisknop op het EML-bestand, kies je ‘ Openen met ‘ en selecteer je je favoriete e-mailapp.

Snelle tip: als je de e-mail in een andere app wilt openen zonder je standaardapp te wijzigen, klik je gewoon met de rechtermuisknop en vervolgens op ‘Openen met’. Zo kun je het bericht precies bekijken zoals jij dat wilt. Houd er ook rekening mee dat oudere versies van Outlook het opslaan van e-mails als EML niet altijd direct ondersteunen, maar ze kunnen deze bestanden wel gewoon openen als je ze al ergens anders hebt opgeslagen.

Al met al is het niet zo ingewikkeld als je eenmaal weet waar alle opties verborgen zitten. Het belangrijkste is dat je met zo’n EML-bestand een betrouwbare back-up hebt, voor het geval de originele e-mail in de toekomst verdwijnt of beschadigd raakt. Ik snap niet waarom het niet gebruikelijker is, maar goed, Windows maakt het in ieder geval mogelijk.