Hoe u Outlook-contacten naar Excel overzet: de 2 beste methoden

Probeer je je contacten uit Outlook te halen en in een Excel-sheet te zetten? Handig als je van platform wisselt, een hoofdcontactenlijst aanmaakt of gewoon gegevens wilt analyseren zonder al die Outlook-rommel. Eerlijk gezegd is het exporteren van contacten op het eerste gezicht niet zo voor de hand liggend, vooral niet als je gewend bent om te kopiëren en plakken. Maar zodra je het proces kent – vooral in de desktop-app – is het vrij eenvoudig. Let wel op de waarschuwing voor gegevensverlies in Excel, die vaak verschijnt wanneer je CSV-bestanden importeert. Soms lijkt het alsof Microsoft dit moeilijker maakt dan het is, maar ach, het werkt als je het eenmaal onder de knie hebt.

Hoe Outlook-contacten naar Excel exporteren

Outlook Desktop-app gebruiken op Windows

Dit is de meest betrouwbare route als je Windows gebruikt en de Outlook-applicatie hebt. Dit is mijn standaardoplossing, omdat de webexport wat beperkt kan zijn. Dit is wat je moet doen:

Open MS Outlook. Ja, die applicatie die soms vastloopt, precies op het moment dat je hem het hardst nodig hebt.
Klik op het tabblad Bestand in het menu linksboven (niet het lint, maar het menu Bestand).
Ga naar Openen & Exporteren. Dit bevindt zich meestal in de linkerzijbalk.
Selecteer Importeren/Exporteren. Als je het niet meteen ziet, controleer dan of je niet in een vreemde weergave zit. Soms helpt een herstart.

Hiermee wordt de wizard Importeren en exporteren geopend. Om contacten te importeren:

Kies ‘Exporteren naar bestand’ en klik op ‘Volgende’. Ik heb wel eens gezien dat mensen per ongeluk voor ‘Importeren’ kozen, wat verwarrend kan zijn als je alleen maar een back-up van je contacten wilt maken.
Omdat er geen optie is om rechtstreeks naar .XLSX te exporteren, kies je voor Comma Separated Values (CSV).Klinkt ouderwets, maar het is betrouwbaar.
Zoek de map Contacten in uw Outlook-gegevens. Deze bevindt zich meestal onder uw e-mailaccount of onder Mijn Contacten. Controleer voor de zekerheid Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen > Gegevensbestanden om de PST-locatie te vinden, indien nodig.
Selecteer de map Contacten en druk op Volgende.
Klik op Bladeren om te kiezen waar je het bestand wilt opslaan. Geef het een naam, wat je maar wilt – onthoud gewoon waar je het neerzet.
Klik op Volgende. Zorg ervoor dat Contacten exporteren uit de map: Contacten is aangevinkt.
Als u aangepaste velden (zoals telefoontypen, adreslabels, enz.) wilt toewijzen, klikt u op Aangepaste velden toewijzen…. Dit kan handig zijn als uw contactpersonen niet standaard zijn.
Klik op Voltooien. De export start en, afhankelijk van het aantal contacten, kan het een seconde of twee duren. Ik weet niet zeker waarom het programma soms vastloopt, maar een snelle herstart van Outlook kan dat verhelpen.

Ga na het exporteren naar de map waar je de CSV hebt opgeslagen. Dubbelklik erop en je krijgt mogelijk een waarschuwing voor MOGELIJK GEGEVENSVERLIES. Geen zorgen, klik gewoon op OK.

Gebruik vervolgens Opslaan als in Excel om dat CSV-bestand om te zetten naar een echte .XLSX- werkmap. Zo is bewerken en sorteren veel eenvoudiger. De waarschuwingen van Microsoft over gegevensverlies duiken op omdat CSV-bestanden hun opmaak kunnen verliezen; negeer deze waarschuwingen gewoon als uw gegevens er goed uitzien.

Vanuit Outlook Web App (OWA)

Als je de webversie gebruikt, is het iets anders, maar nog steeds haalbaar. Open Outlook op het web. Klik op Personen in het menu aan de linkerkant – de contactenweergave. Meestal worden alle contacten automatisch geselecteerd, maar zo niet, dan kun je ze handmatig selecteren.

Zoek rechtsboven naar Contacten beheren. Soms zit het verborgen achter een tandwielpictogram of een knop met de tekst ‘ Meer opties’.
Selecteer ‘Contacten exporteren’. Er wordt een CSV-bestand gegenereerd dat rechtstreeks naar uw map ‘Downloads’ wordt gedownload.
Open dat CSV-bestand in Excel. Verwacht dezelfde waarschuwing over MOGELIJK GEGEVENSVERLIES, die standaard is.
Als u nog meer wilt bewerken, kiest u Opslaan als en vervolgens Excel-werkmap. Klaar.

Laatste woorden over exporteren

Contacten uit Outlook naar Excel overzetten is niet bepaald soepel – Microsoft zou het intuïtiever kunnen maken – maar het is ook niet onmogelijk. Als je het een paar keer hebt gedaan, gaat het vrij snel, vooral op de desktop. De webversie is oké, maar de desktop is nog steeds de beste optie voor bulk-exporten. Onthoud: CSV-bestanden zijn eenvoudig maar wat kwetsbaar, dus controleer je gegevens na het importeren nogmaals. En vergeet niet om de definitieve versie op te slaan als een Excel-werkmap om alles overzichtelijk te houden.

Samenvatting

Exporteer contacten via Outlook desktop of web, kies het CSV-formaat.
Wees voorbereid op een waarschuwing over gegevensverlies: dit is normaal.
S Sla het CSV-bestand op als een XLSX-bestand voor een overzichtelijkere bewerking.
Controleer uw contactgegevens na het importeren. Soms komen velden niet precies overeen.

Afronding

Over het algemeen is het exporteren van Outlook-contacten naar Excel niet al te ingewikkeld als je het eenmaal onder de knie hebt. Het is een handige vaardigheid, vooral als je back-ups maakt of overstapt naar een andere e-mailservice. Verwacht wat eigenaardigheden, zoals waarschuwingen of lange wachttijden, maar niets al te frustrerends als je het proces eenmaal begrijpt. Hopelijk bespaart dit iemand een paar uur.