Hoe u een ProtonMail-filter instelt voor naadloos e-mailbeheer

Als je iemand bent die…nou ja, graag alles netjes in je e-mail houdt, is het instellen van filters in ProtonMail een echte game-changer. Maar voordat je aan de slag gaat met filters, moet je je labels en mappen op orde hebben. Ze lijken op elkaar, maar dienen verschillende doelen: labels zijn meer een soort tags die je op e-mails plakt om ze later terug te vinden, terwijl mappen mappen zijn waar je e-mails naartoe verplaatst. Het lastige? Voor beide geldt: je wilt weten hoe je ze kunt aanmaken en beheren, niet alleen op je desktop, maar ook op je Android-apparaat. Want ProtonMail draait natuurlijk niet alleen om desktop. Hier is het praktische proces om alles soepel in te stellen.

Een label maken in ProtonMail

Om snel een label te maken, klikt u op de optie Labels (het plusteken) in de linkerzijbalk van uw ProtonMail-interface. Het is eenvoudig, maar het is een beetje vreemd dat het gewoon een plusteken is. Geef uw label in het pop-upvenster een naam (bijvoorbeeld ‘Werk’, ‘Urgent’ of iets anders) en kies een kleur om later onderscheid te maken. Als u tevreden bent, klikt u op ‘ Opslaan’. Mocht u zich plotseling bedenken dat u van gedachten verandert, geen zorgen, klik dan gewoon linksonder op ‘Annuleren’ voordat u opslaat.

Nadat u op Opslaan hebt geklikt, verschijnt het label direct onder het gedeelte Labels. U kunt het indien nodig verbergen door op het kleine pijltje ernaast te klikken. Zelfs nadat u het label hebt gemaakt, kunt u het nog aanpassen. Ga naar Instellingen (klik op het tandwiel) en scrol omlaag naar het gedeelte Labels. Hier kunt u de volgorde van de labels wijzigen door met uw muis te slepen, of de kleuren van de labels wijzigen door op Bewerken te klikken. Wanneer het venster verschijnt, kunt u de naam of de kleur van het label wijzigen via het dropdownmenu. Handig als u bijvoorbeeld vindt dat roze beter past dan blauw.

Android

Op je Android-apparaat is het proces vrijwel hetzelfde, maar dan kleiner. Tik op het menu met drie streepjes (hamburgericoontje) en vervolgens op het plusteken naast Labels. Voer je labelnaam in, kies een kleur en sla het op. Wil je de kleur later wijzigen, tik dan op het potloodicoontje, selecteer een nieuwe kleur en klik op Label bijwerken. Eenvoudig genoeg, alleen met een iets andere interface.

Mappen aanmaken in ProtonMail

Als labels meer op tags lijken, zijn mappen daadwerkelijke plekken waar e-mails worden opgeslagen. Om er een aan te maken, klikt u op het pluspictogram rechts van de optie Mappen op de desktopversie. Er verschijnt een venster waarin u de mapnaam kunt typen – “Facturen”, “Klanten”, wat dan ook – en een locatie kunt kiezen als u op hiërarchie wilt ordenen. U kunt ook meldingen voor die map in- of uitschakelen, wat erg handig is als u op de hoogte wilt worden gehouden van nieuwe e-mails die in die map binnenkomen.(Let op: deze meldingsopties zijn niet beschikbaar op Android.)

Klik op Opslaan en de map is aangemaakt. Als je een map op je desktop hebt aangemaakt, maar deze op je telefoon wilt hebben, zou deze snel moeten verschijnen – soms duurt het een minuut of twee. Je kunt daarna nog dingen wijzigen: klik op het tandwiel naast Mappen en je ziet opties om mapkleuren, meldingen in of uit te schakelen of zelfs te selecteren hoe mappen worden gesorteerd – alfabetisch maakt het leven makkelijker als je er tientallen hebt.

Nog een tip: om snel mappen te vinden als je er veel hebt, klik je op de knop Sorteren om de alfabetische volgorde aan te passen. Het is een kleine moeite, maar het bespaart je tijd bij het doorspitten van een lange lijst.

Android

Hetzelfde verhaal op mobiel: tik op het hamburgermenu en vervolgens op het pluspictogram naast Mappen. Geef het een naam, kies een kleur, klik op Opslaan en klaar. Wil je de kleur veranderen? Tik op het potloodpictogram ernaast, kies een nieuwe kleur en tik vervolgens op Map bijwerken.

Een filter aanmaken in ProtonMail

Hier wordt het wat ingewikkelder: filters zijn alleen te gebruiken via de desktopversie van ProtonMail. Open ProtonMail op je computer, klik op het tandwielpictogram en ga naar Instellingen. Zoek daar het menu Filters in de zijbalk. Klik onder Aangepaste filters op Filter toevoegen. Het ziet er op papier eenvoudig uit, maar het is de enige plek waar je geautomatiseerde regels kunt instellen.

In het nieuwe venster vult u enkele gegevens in, zoals de naam van het filter (‘Werk-e-mails’, ‘Spamblokkering’, noem maar op).Vervolgens bepaalt u welke actie u wilt uitvoeren, zoals bepaalde e-mails naar een map verplaatsen of ze labelen. U moet ook de voorwaarden instellen, en dan wordt het interessant. U kunt kiezen of aan alle voorwaarden moet worden voldaan (bijvoorbeeld van een bepaalde afzender EN met specifieke woorden) of slechts aan één ervan. De opties zijn behoorlijk flexibel, maar in het begin wat verwarrend.

• Kies voor de voorwaarden opties zoals Afzender of Onderwerp. Als u wilt dat het filter e-mails van een specifieke afzender opvangt, kiest u Afzender en stelt u de criteria in, zoals ‘begint met’ of ‘bevat’ een deel van het e-mailadres. Vergeet niet op ‘Invoegen’ te klikken na het typen van de informatie.

Acties om uw e-mailsortering te automatiseren

In deze stap vertelt u ProtonMail wat er moet gebeuren wanneer een e-mail aan uw voorwaarden voldoet. Als u bijvoorbeeld wilt dat alle e-mails van een bepaald adres direct in een map met de naam ‘Clients’ terechtkomen, kiest u de optie Verplaatsen naar in het menu Acties. Dit bespaart u enorm veel tijd, want zodra u dit hebt ingesteld, worden e-mails automatisch gesorteerd. Geef uw filter een naam, stel de actie in, klik op Opslaan en u bent klaar.

Pro tip: in sommige configuraties werken filters mogelijk niet direct of is een snelle verversing of herstart van ProtonMail nodig. Het is soms een beetje vreemd, maar over het algemeen werkt het zodra het goed is ingesteld.

Samenvatting: waarom filters de moeite waard zijn

Filters aanmaken is geen hogere wiskunde, maar het stroomlijnt een rommelige inbox enorm. Door labels, mappen en filters in te stellen, ordenen e-mails zichzelf, zodat je niet de hele dag handmatig dingen hoeft te slepen. Wijzigingen zijn eenvoudig aan te brengen en als je het eenmaal onder de knie hebt, is het een ware revolutie. Houd er rekening mee dat filters voorlopig alleen op desktopcomputers beschikbaar zijn, dus houd daar rekening mee. Wil je een filter later verwijderen? Ga dan terug naar Instellingen > Filters en verwijder het. Een fluitje van een cent.