Hoe u documenten effectief kunt vergelijken in Google Docs

Iedereen die met meerdere documenten werkt, verlangt vroeg of laat misschien naar een snelle manier om ze te vergelijken of naast elkaar te bekijken. Natuurlijk kun je gewoon twee vensters openen en heen en weer kijken, maar Google Docs heeft een ingebouwde vergelijkingsfunctie die het werk een stuk eenvoudiger maakt – als je maar weet waar je die kunt vinden. Niet iedereen gebruikt die functie vaak, dus je kunt hem gemakkelijk over het hoofd zien, maar het is een uitkomst als je verschillen wilt ontdekken of gewoon de boel overzichtelijk wilt houden. Als naast elkaar bekijken meer jouw stijl is, heb ik ook daar een paar tips voor.

Documenten vergelijken in Google Docs

Als je de eigenaar van de documenten bent of bewerkingsrechten hebt, kun je de vergelijkingstool van Google Docs gebruiken. Deze tool markeert in principe de verschillen tussen twee bestanden, wat superhandig is voor het bewerken, proeflezen of bijhouden van wijzigingen. De eerste stap is om het eerste document te openen dat je wilt vergelijken, vervolgens op Extra te klikken en Documenten vergelijken te selecteren in de dropdown. Soms lijkt deze optie wat verborgen als je er niet naar op zoek bent, maar hij is er wel.

Zodra je op Documenten vergelijken klikt, verschijnt er een zijbalk waarin je het tweede bestand kunt selecteren. Je kunt direct vanuit je Drive kiezen, dus zorg ervoor dat je documenten daar zijn opgeslagen. Er is ook een selectievakje met de vraag of je opmerkingen over het tweede document wilt toevoegen. Vink dit aan als je een volledige vergelijking wilt, inclusief feedback. Je ziet ook een optie om de wijzigingen toe te schrijven, voor het geval je samenwerkt of bijhoudt wie wat heeft gedaan.

Nadat u uw tweede document hebt gekozen, klikt u op de blauwe knop Vergelijken en Google Docs begint met het analyseren van de bestanden. Dit kan een paar seconden duren, afhankelijk van de grootte, maar dan krijgt u een nieuw document met de titel ‘Vergelijking van [bestand 1] en [bestand 2]’.In dit nieuwe bestand worden al uw verschillen – toegevoegde, verwijderde of gewijzigde tekst – duidelijk gemarkeerd weergegeven. Ik weet niet waarom, maar soms loopt het bij de eerste poging vast, of duurt het even voordat de documenten zijn verwerkt als ze groot zijn. Wacht gewoon even of probeer het indien nodig opnieuw. De opmerkingen worden ook gemarkeerd, met doorhalingen voor verwijderingen en opmerkingen uit beide bestanden naast elkaar. Dit is verrassend handig voor gedetailleerde bewerkingssessies of om wijzigingen die in de loop van de tijd zijn aangebracht, te bekijken.

Als het bestand dat je probeert te vergelijken niet in Google Docs-formaat is (bijvoorbeeld een Word-document), dan is deze functie grijs. Want Google Docs maakt het natuurlijk moeilijker dan nodig is. Om dit te verhelpen, ga je naar Bestand > Opslaan als Google Docs en het bestand wordt geconverteerd. Daarna zou de vergelijking beschikbaar moeten zijn. Let op: conversies verstoren soms de opmaak, dus controleer goed of je document er nog steeds goed uitziet.

Hoe u Google Docs-documenten naast elkaar plaatst

Ben je meer visueel ingesteld en wil je twee documenten tegelijk vergelijken of ernaar verwijzen? Dan werkt de truc met naast elkaar plaatsen wel. Het is een beetje ouderwets, maar het werkt. Open een Google Doc in je favoriete browser, klik met de rechtermuisknop op het pictogram in de taakbalk (of in het dock, als je een Mac gebruikt) en kies Nieuw venster. Doe hetzelfde voor het tweede document. Pas nu de grootte van de vensters naar wens aan: versleep ze, maximaliseer ze of plaats ze naast elkaar.

Hier is een snelle snelkoppeling voor Windows-gebruikers die van snelkoppelingen houden: klik op het eerste venster en druk vervolgens op Windows + Left Arrow. Het wordt vastgeklikt aan de linkerhelft van je scherm. Schakel over naar het tweede venster, klik erop en druk vervolgens op Windows + Right Arrow. En hoppa: twee documenten naast elkaar. Als de vensters niet perfect vastgeklikt zijn, kun je altijd handmatig de grootte aanpassen en uitlijnen. Onthoud: bij sommige configuraties is dit misschien niet altijd pixelperfect, maar het is meestal wel goed genoeg voor snelle vergelijkingen. Als je een Mac gebruikt, kun je Split View gebruiken door de groene knop voor volledig scherm in elk venster ingedrukt te houden en ze naar de zijkanten te slepen. Dit gaat vrij soepel als je er eenmaal aan gewend bent.

Conclusie

Soms voldoet de vergelijkingsfunctie van Google Docs niet helemaal aan wat je nodig hebt, bijvoorbeeld wanneer je snel visueel wilt controleren zonder de moeite van het markeren van verschillen. Twee vensters openen en naast elkaar plaatsen is wat omslachtig, maar absoluut effectief. Eerlijk gezegd zou het mooi zijn als Google ooit een officiële weergave naast elkaar in de app zou toevoegen, maar voor nu is deze oplossing voldoende. Door Google te laten weten hoe nuttig de weergave naast elkaar zou zijn, zou die functieaanvraag zelfs nog sneller kunnen worden verwerkt.

Samenvatting

Gebruik Extra > Documenten vergelijken voor gedetailleerde verschillen als u bewerkingsrechten hebt.
Converteer niet-Google-indelingen door ze eerst op te slaan als Google Docs.
Open twee vensters en zet ze naast elkaar zodat u ze snel visueel kunt vergelijken.
Onthoud dat sneltoetsen het Windows + Left/Right Arrowvastzetten van foto’s makkelijker maken.

Afronding

Dit is niet perfect, maar met de ingebouwde vergelijkingstool en de vertrouwde venstersnapfunctie is de meeste vergelijkingsbehoefte gedekt.Onthoud dat soms de eenvoudigste manier – zoals het naast elkaar openen van twee vensters – prima werkt. Hopelijk stroomlijnt Google dit in de toekomst, maar tot die tijd zouden deze trucs wat tijd en gedoe moeten besparen. Ik hoop dat dit iemand een paar minuten of uren bespaart in hun workflow.