Hoe u de opslaglocatie voor gescande documenten in Windows 10/11 kunt wijzigen

Standaard worden gescande documenten in de map ‘Gescanneerde documenten’ in uw map ‘Documenten ‘ opgeslagen wanneer u de Windows Fax- en Scan-app gebruikt. Het is een beetje vreemd, maar dit is een ingebouwde functie van Windows: ongeacht of u ‘Opslaan als’ kiest, de documenten worden daar automatisch opgeslagen. Als u veel scant, kan dit uw systeemstation snel volmaken, vooral als u regelmatig veel documenten scant. Het is verstandig om deze map naar een andere locatie te verplaatsen, omdat het systeemstation meestal op een gegeven moment wordt gewist of opnieuw geïnstalleerd, en het verlies van al uw gescande bestanden erg vervelend zou zijn.

Het doel is dus om de standaard opslaglocatie te wijzigen – in feite Windows te vertellen dat de scans ergens anders moeten worden opgeslagen. Er zijn een paar manieren om dit te doen, afhankelijk van of je alleen de map ‘Gescanneerde documenten’ wilt verplaatsen of de hele map ‘Documenten’ waar deze deel van uitmaakt. De eenvoudigste manier is om alleen de hele map ‘Documenten’ te verplaatsen, maar als je alleen de scans wilt verplaatsen, is de tweede methode met symbolische links wellicht beter. Eerlijk gezegd werkte het op de ene computer vrij probleemloos, op de andere…niet zo best. Windows kan nogal eigenzinnig zijn met dit soort dingen.

Hoe u de standaardmap voor gescande documenten in Windows 10/11 kunt wijzigen

Methode 1: De volledige map Documenten verplaatsen (inclusief gescande documenten)

Dit is de eenvoudigste methode als je het geen probleem vindt om alles in de map Documenten te verplaatsen. Omdat de map Gescande documenten hierin is opgenomen, verandert het verplaatsen van de hele map in feite de locatie van de scans. Houd er wel rekening mee dat alles onder Documenten wordt verplaatst, niet alleen de scans. Voor de meeste gebruikers is dat geen probleem, maar als je je downloads en andere bestanden op de oorspronkelijke locatie wilt behouden, ga dan verder met methode 2.

Wanneer u de locatie van de map Documenten wijzigt, wordt alle inhoud automatisch verplaatst. Zo doet u dat:

Open Verkenner en ga naar Deze pc of computer.
Klik met de rechtermuisknop op de map Documenten in het navigatievenster en kies Eigenschappen.
Ga naar het tabblad Locatie. Klik op Verplaatsen en kies vervolgens uw nieuwe opslaglocatie, bijvoorbeeld een externe schijf of een andere partitie.
Klik op Map selecteren en vervolgens op Toepassen. Bevestig eventuele prompts met Ja. Windows verplaatst al uw huidige bestanden naar die map, inclusief de gescande documenten.

Deze methode is wat grof, maar wel effectief. Houd er rekening mee dat de volledige map ‘Documenten’ en alle submappen daarin worden verplaatst. Als je alleen de scans wilt verplaatsen, ga dan naar methode 2.

Methode 2: Symbolische links gebruiken om de map ‘Documenten’ te behouden, maar de locatie van de gescande documenten te wijzigen.

Deze is een beetje sluw, maar wel erg elegant. In plaats van de hele map Documenten te verplaatsen, kun je een symbolische link maken – in feite een snelkoppeling – die alleen de map Gescande documenten naar een nieuwe locatie verwijst. Dit is handig als je je hoofdmap op zijn huidige plek wilt laten staan, maar de scans ergens anders wilt opslaan. Let op: op sommige computers kan dit foutmeldingen geven over machtigingen of toegang. Ik weet niet zeker waarom het soms wel werkt en soms niet, maar het is het proberen waard.

Voordat je iets kunt doen, moet je de eigenaar van de map worden. Windows kan hier nogal kieskeurig zijn met machtigingen. Vervolgens heb je een tool nodig genaamd Symbolic Link Creator. Er is een draagbare versie beschikbaar, dus je hoeft niets te installeren.

Dit is wat erbij komt kijken:

Neem eerst de controle over de map ‘Gescanneerde documenten’. Klik in Verkenner met de rechtermuisknop op de map, selecteer ‘Eigenschappen’ en ga naar het tabblad ‘Beveiliging’.Klik op ‘Geavanceerd’ en wijzig de eigenaar naar uw gebruikersaccount. Klik op ‘Toepassen’ en sluit het venster.
Download vervolgens de Symbolic Link Creator. Voer het programma uit met beheerdersrechten: klik met de rechtermuisknop en kies ‘Uitvoeren als beheerder’.
Selecteer de optie ‘ Symbolische link naar map’. Kies vervolgens uw huidige map ‘ Gescanneerde documenten’ als bron en selecteer de gewenste nieuwe locatie. Dit kan een externe schijf of een andere partitie zijn.
Druk op ‘Link maken’. De tool maakt een symbolische link aan die van de oorspronkelijke locatie naar de nieuwe locatie verwijst. Windows denkt dan dat het programma nog steeds op de oorspronkelijke locatie werkt, terwijl de scans in werkelijkheid elders worden opgeslagen.

Het klinkt misschien wat ingewikkeld, maar als je de machtigingen verkeerd instelt of het eigenaarschap overslaat, krijg je foutmeldingen zoals “Toegang geweigerd”.Daarom is het belangrijk om eerst het eigenaarschap over te nemen. Bovendien kan het bij sommige configuraties nodig zijn om de verbinding opnieuw op te starten of in te loggen nadat je de link hebt gemaakt, zodat deze stabiel is.

En als je tips wilt over het direct opslaan van gescande documenten als pdf’s of het automatiseren van bestandsorganisatie, bekijk dan de andere handleidingen in deze serie. Want Windows moet het natuurlijk altijd ingewikkelder maken dan nodig.