Hoe synchroniseer je de wereldwijde adreslijst van Microsoft 365 met de Contacten-app op iOS?

Het is niet eenvoudig om uw Microsoft 365 GAL-contacten in de standaard Contacten- app van de iPhone weer te geven, voornamelijk omdat Microsoft geen ingebouwde manier biedt om de GAL rechtstreeks met iOS te synchroniseren. Als u de interne contactlijst van uw organisatie offline beschikbaar wilt hebben op elke beheerde of zelfs onbeheerde iPhone, kan deze oplossing met een gedeelde mailbox uitkomst bieden. Het is niet perfect en enigszins omslachtig, maar het werkt zodra het is ingesteld. Kort gezegd maakt u een speciale gedeelde mailbox aan, vult u deze met GAL-contacten en koppelt u die mailbox vervolgens als een Exchange-account op iPhones. Het resultaat? Uw medewerkers kunnen actuele GAL-informatie rechtstreeks in hun standaard Contacten-app zien zonder constant in te hoeven loggen op Outlook. Houd er wel rekening mee dat er enkele handmatige stappen nodig zijn en dat de synchronisatie bij sommige configuraties mogelijk niet meteen perfect verloopt. Het opnieuw opstarten van het apparaat of het opnieuw toevoegen van het account kan soms helpen.

Hoe u alle of een deel van de contacten in de Global Address List (GAL) automatisch kunt synchroniseren met de contactenlijst van elke gebruiker op de iPhone met behulp van een gedeelde mailbox (Microsoft 365).*

*Opmerking: Als u alleen persoonlijke Outlook-contacten binnen een Microsoft 365-account wilt synchroniseren en de GAL wilt meenemen, raadpleeg dan deze handleiding: Microsoft 365 Outlook-contacten automatisch synchroniseren met beheerde iOS-apparaten met Exchange Active Sync. Voor de GAL kunt u de onderstaande methode met een gedeelde mailbox gebruiken.

In principe krijg je een soort “handmatige” synchronisatie van interne contacten door een aparte gedeelde mailbox aan te maken, de contacten uit de Global Address List (GAL) ernaartoe te kopiëren en die mailbox met iOS te verbinden. Het is een beetje een proces, maar als je elke stap volgt, werkt het eigenlijk beter dan verwacht.

Hoe los ik het synchronisatieprobleem tussen de GAL (Global Address List) en iOS-contacten op met een gedeelde mailbox?

Stap 1. Maak een nieuwe gedeelde mailbox aan in Microsoft 365 voor de contactpersonen in de GAL (Global Address List).

Dit is de eerste stap. Je hebt een aparte mailbox nodig voor alle GAL-contacten die je op je iPhone wilt weergeven. Dit kun je doen via het Microsoft 365-beheercentrum ( https://admin.cloud.microsoft/ ) of het Exchange-beheercentrum. Nadat je de mailbox hebt aangemaakt, wijs je er gebruikers aan toe, zodat je later contacten kunt toevoegen.

• Ga naar Teams en groepen, selecteer Gedeelde postvakken en vervolgens Een gedeeld postvak toevoegen.
• Voer een naam in (bijvoorbeeld “GAL Contacts”) en een e-mailadres (bijvoorbeeld [email protected]), en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
• Klik daarna op ‘Leden toevoegen’ en voeg jezelf of een andere beheerder toe aan deze mailbox.

Stap 2. Aanmelden voor de gedeelde mailbox inschakelen

Natuurlijk moet Microsoft het weer moeilijker maken. Je moet de inlogblokkering voor die mailbox opheffen, zodat deze later aan de iPhone gekoppeld kan worden.

1. Ga terug naar het Microsoft 365-beheercentrum > Gebruikers > Actieve gebruikers.
2. Zoek je gedeelde mailbox en klik erop.
3. Kies ‘Aanmelden deblokkeren’ (indien dit nog niet is gedaan), schakel ‘ Deze gebruiker blokkeren om zich aan te melden’ uit en sla de wijzigingen op.
4. Stel een wachtwoord in voor de mailbox door op ‘Wachtwoord opnieuw instellen’ te klikken. Bewaar het wachtwoord ergens; u hebt het later nodig.

Stap 3. Vul de gedeelde mailbox met GAL-contactpersonen.

Dit gedeelte is nogal handmatig. Je moet Microsoft Outlook openen op een desktopcomputer (je eigen computer of die van iemand anders met toestemming).Zo doe je dat:

• Open in Outlook de map Contactpersonen van de gedeelde mailbox (deze verschijnt onder uw gewone contactpersonen).
• Controleer of de contactpersonen uit de GAL aanwezig zijn. Zo niet, dan moet u ze handmatig kopiëren. Dit kunt u doen door contactpersonen uit de GAL te selecteren (open de GAL in Outlook, selecteer contactpersonen met CTRL ), klik vervolgens met de rechtermuisknop en kies ‘Toevoegen aan contactpersonen’ in de map van de gedeelde mailbox.
• Dit proces kan soms mislukken; soms zijn er meerdere pogingen nodig. Mogelijk moet u het in batches uitvoeren of ervoor zorgen dat alle contacten volledig zijn geïmporteerd.

Stap 4. Verbind de gedeelde mailbox op de iPhone als een Exchange-account.

Nu komt het lastige gedeelte: het toevoegen van die gedeelde mailbox aan je iPhone, zodat de contacten er standaard in verschijnen.

• Ga naar Instellingen > Wachtwoorden en accounts > Account toevoegen.
• Selecteer Microsoft Exchange.
• Voer het e-mailadres van de gedeelde mailbox in, bijvoorbeeld [email protected].
• Tik op Volgende en meld je vervolgens aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord die je eerder hebt ingesteld. Mogelijk krijg je meldingen over machtigingen of vertrouwen; het is raadzaam deze goed te keuren.
• Zorg ervoor dat de schakelaar voor Contacten is ingeschakeld en klik vervolgens op Opslaan.

Zodra het account is toegevoegd en de schakelaar voor Contacten is ingeschakeld, zou je iPhone de GAL-contacten uit die gedeelde mailbox moeten importeren. Op sommige apparaten moet je mogelijk de Contacten-app opnieuw opstarten of de telefoon opnieuw opstarten om alles te synchroniseren.

En voilà, al die GAL-contacten staan ​​nu netjes in je eigen app – offline en doorzoekbaar. Natuurlijk wil je misschien andere beheerders toegang geven tot de gedeelde mailbox als je wilt dat ze contacten kunnen bijwerken of toevoegen, zodat deze actueel blijft.

Optioneel: Houd de GAL (Global Address List) actueel in de gedeelde mailbox.

Het kopiëren van GAL-contacten naar de gedeelde mailbox gebeurt niet automatisch, dus u moet het importproces periodiek herhalen als uw GAL vaak wordt bijgewerkt. Voor regelmatige updates kunt u overwegen een aangepast script of tools van derden te gebruiken, maar dat is weer een heel ander verhaal.

Hopelijk voorkomt deze opzet een hoop problemen in de toekomst. Het is een beetje omslachtig, maar effectief zodra het geconfigureerd is. De sleutel is geduld en een beetje basisconfiguratie – zodra het werkt, hebben gebruikers toegang tot interne contacten zonder afhankelijk te zijn van de online-only weergave van Outlook.