Hoe maak je een groep aan in MS Teams?

Een groep aanmaken in MS Teams is een vrij eenvoudige manier om meerdere mensen samen te brengen in één gedeelde werkruimte. In Teams heet een ‘groep’ een team, en daarbinnen kun je kanalen aanmaken voor verschillende onderwerpen, projecten of wat je werkstroom ook maar scheidt. Zodra je het hebt ingesteld, kan iedereen chatten, bestanden delen, vergaderingen houden en alles georganiseerd houden – essentieel als je team groeit of als je aan meerdere projecten tegelijk werkt. Maar niet iedereen is bekend met alle stappen en menu’s, dus hier een korte uitleg met een paar praktische tips die in verschillende situaties van pas komen. Zorg er voordat je begint voor dat je bent aangemeld met je Microsoft-account – dit kan je werk-, school- of zelfs je persoonlijke account zijn, als je organisatie dat toestaat. En een kleine waarschuwing: machtigingen kunnen problemen opleveren. Sommige organisaties beperken het aanmaken van teams of wat je kunt doen, tenzij je beheerder bent. Als je tegen een probleem aanloopt, neem dan contact op met je IT-afdeling of kijk in je beheerdersinstellingen. Laten we nu stap voor stap bekijken hoe je een groep kunt opzetten en laten draaien zonder al te veel problemen.

Hoe maak je een groep aan in MS Teams?

Om een groep aan te maken in Microsoft Teams, open je de app, ga je naar het gedeelte Teams, zoek je onderaan ‘Lid worden van een team of een team aanmaken’ en klik je op ‘Team maken’. Daarna hoef je alleen nog maar de juiste opties te kiezen: het type groep, een naam, mensen toevoegen en op ‘Maken’ klikken. Dat is alles. Zo kan iedereen meteen meedoen en beginnen met chatten of bestanden delen.

Volg deze stappen en je hebt binnen een paar minuten een eigen ruimte voor je project, les of club. Kinderspel, toch?

Open Microsoft Teams en meld je aan.

Start Microsoft Teams via de snelkoppeling op je bureaublad, het Startmenu of open een webbrowser en ga naar Teams online.
Meld u aan met uw Microsoft-account. Dit kan uw werk- of schoolaccount zijn, of uw persoonlijke account, afhankelijk van hoe u Teams gebruikt.
Zorg ervoor dat je internetverbinding stabiel is; niets is zo funest voor de productiviteit bij het aanmaken of beheren van groepen als een haperende wifi-verbinding.

Ga naar het Teams-gedeelte.

Eenmaal ingelogd, kijk je in de linkerzijbalk en klik je op het tabblad Teams. Daar vind je al je huidige groepen en kun je een nieuwe groep aanmaken.
Scroll een beetje naar beneden en klik op ‘ Deelnemen aan of een team maken’. Als je deze optie niet ziet, probeer dan de app bij te werken of je machtigingen te controleren.
Klik nu op de knop ‘Team maken’. Tot zover is het eenvoudig.

Kies het type groep

Teams vraagt je welk type groep je wilt, zoals Klas, Personeel of Anders. Als het alleen om samenwerking op de werkplek gaat, kies dan Anders.
Kies vervolgens of de groep openbaar (iedereen binnen uw organisatie kan lid worden) of privé (alleen mensen die u uitnodigt) is. Deze instelling is erg belangrijk: vergeet niet de juiste optie te kiezen, afhankelijk van uw privacybehoeften.

Voer de groepsnaam en -beschrijving in.

Typ een duidelijke, beschrijvende naam – iets dat in één oogopslag logisch is (bijvoorbeeld “Marketingteam” of “Creatief project”).
Vul de beschrijving in; dit helpt nieuwe leden te verduidelijken waar de groep voor staat. Het is beter dan een vage naam wanneer iemand zich later aanmeldt.
Klik op ‘Maken’ en kijk hoe Microsoft Teams de rest doet.

Leden toevoegen

Na het aanmaken van een team in Teams kun je leden toevoegen. Typ gewoon hun naam of e-mailadres. Als ze lid zijn van je organisatie, verschijnen er automatisch suggesties.
Voeg zoveel mensen toe als nodig is; meerdere tegelijk kan. Houd er rekening mee dat sommige van deze gebruikers standaard lid zijn, maar je kunt ook specificeren wie eigenaarsrechten krijgt.
Eigenaren kunnen instellingen aanpassen en leden beheren, dus wijs die rollen zorgvuldig toe. In sommige configuraties moet u mogelijk handmatig van rol wisselen in het gedeelte ‘Team beheren’.
Klik op Sluiten als u klaar bent.

Pas uw groepsinstellingen aan

Nadat je team is aangemaakt, is het de moeite waard om even de machtigingen te controleren: wie kan kanalen toevoegen, instellingen wijzigen of gasten uitnodigen? Klik op het menu met de drie puntjes naast je teamnaam en kies vervolgens ‘ Team beheren’. Hier kun je de machtigingen, gasttoegang en roltoewijzingen verder verfijnen. Dit helpt om de chaos onder controle te houden, vooral als de groep veel nieuwe leden of externe gasten krijgt.

Maak kanalen aan binnen de groep

Kanalen zijn als aparte ruimtes binnen je team voor specifieke onderwerpen of projecten. Bijvoorbeeld een ‘Ontwerp’-kanaal voor ontwerpdiscussies of een ‘Vergaderingen’-kanaal voor planningen. Om een kanaal toe te voegen, klik je op de drie puntjes naast je team, selecteer je ‘Kanaal toevoegen ‘ en voer je de kanaalnaam en -beschrijving in.

Bepaal of het kanaal openbaar of privé moet zijn (alleen voor specifieke leden).Standaardkanalen zijn het meest geschikt voor algemene gesprekken, privékanalen voor gevoelige onderwerpen. Klik op ‘Toevoegen’ en je bent klaar.

Veelgestelde vragen

Kan ik een groep aanmaken in MS Teams met een mobiele telefoon?

Ja, de mobiele app werkt prima. Open Teams op je telefoon, ga naar Teams, tik op het pluspictogram en volg dezelfde stappen: maak een team aan en voeg leden toe. Het is soms iets minder snel dan op de desktop, maar het werkt wel.

Hoeveel leden kan ik toevoegen?

Afhankelijk van je abonnement kan Teams duizenden gebruikers aan, maar een kleinere groep is vaak makkelijker te beheren. Als je net begint, houd de groep dan klein, zodat de gesprekken overzichtelijk blijven.

Kan ik de groep later hernoemen?

Absoluut. Eigenaren kunnen via ‘ Teaminstellingen beheren ‘ de teamnaam, beschrijving of machtigingen naar behoefte aanpassen. Het wijzigen van de naam kan in eerste instantie wel wat verwarring veroorzaken bij sommige leden, dus laat iedereen weten als het om een grote wijziging gaat.

Wat is het verschil tussen een team en een kanaal?

Een team is de overkoepelende structuur: de hele groep mensen die samenwerkt.Kanalen zijn als submappen of chatrooms binnen dat team, gericht op specifieke onderwerpen of projecten. Zie het als een bedrijf met afdelingen die hun eigen e-mails en vergaderingen ontvangen.

Kan ik een team verwijderen?

Ja, als eigenaar kunt u naar ‘Team beheren’ gaan en ‘Team verwijderen’ selecteren. Houd er wel rekening mee dat hiermee alle bijbehorende chats, bestanden en instellingen permanent worden verwijderd. Controleer dit goed voordat u op ‘Verwijderen’ klikt.

Externe gebruikers in de groep?

Als uw organisatie gasttoegang toestaat, kunt u mensen buiten uw bedrijf of school uitnodigen door hun e-mailadres in te voeren bij het toevoegen van leden. Houd er wel rekening mee dat gasten beperkte rechten hebben, tenzij u de instellingen aanpast.

—

Samenvatting

Meld u aan bij MS Teams en ga naar het Teams- gedeelte.
Maak een nieuw team aan, kies het type, de privacyinstellingen en geef het een naam.
Voeg leden toe (inclusief externe gasten indien toegestaan).
Beheer instellingen en creëer kanalen voor een betere organisatie.

Samenvatting

Al met al is het aanmaken van een groep in MS Teams geen hogere wiskunde. Let wel goed op de machtigingen, vooral als je externe leden of gevoelige gegevens beheert. Zodra je een team hebt aangemaakt, kunnen mensen deelnemen, chatten, bestanden delen en samenwerken – waardoor de samenwerking een stuk soepeler verloopt. En ja, soms is het even wennen, maar het gaat steeds sneller.

Hopelijk helpt dit iemand om de verwarring te doorbreken, of in ieder geval een paar muisklikken te besparen. Veel succes met het opzetten van je Teams-omgeving!