Hoe los ik het probleem op dat Power Query geen nieuwe bestanden detecteert in SharePoint?

Power Query is geweldig om bestanden vanuit SharePoint in Power BI of Excel te importeren, maar het is niet perfect. Soms verschijnen de bestanden, zelfs als ze wel degelijk op SharePoint staan, niet in de Power Query-preview of worden ze niet geladen. Frustrerend, toch? Het is vreemd, want het kan te maken hebben met de cache, machtigingen of de manier waarop SharePoint URL’s verwerkt. Deze handleiding gaat over het oplossen van die SharePoint-mapfout, zodat je niet eindeloos hoeft te piekeren of je iets verkeerd hebt gedaan. Na het proberen van deze oplossingen zouden je nieuwste bestanden probleemloos moeten verschijnen. Houd er wel rekening mee dat sommige oplossingen snel werken, andere wat meer moeite kosten – je moet er misschien een paar proberen voordat het werkt.

Hoe los ik fouten in SharePoint-mappen in Power Query op?

Controleer de beheerdersrechten.

Dit is niet zomaar een extraatje; het is essentieel. Zonder de juiste toegangsrechten kan Power Query de bestanden helemaal niet zien of laden. Of het nu een machtigingsfout of accountbeperkingen betreft, controleer eerst bij de IT-afdeling of SharePoint-beheerder of uw account daadwerkelijk leesrechten heeft voor die map. Soms kan het inloggen met een ander account of het gebruik van een gastlink al beperken wat u ziet. In sommige gevallen bespaart deze controle u uren aan probleemoplossing, want eerlijk gezegd helpt het wissen van de cache of het aanpassen van URL’s niet als de machtigingen niet kloppen. Als de machtigingen wel kloppen, ga dan verder met andere oplossingen.

Controleer je internetverbinding.

Dit lijkt misschien onnozel, maar het komt verrassend vaak voor. SharePoint is afhankelijk van een stabiele verbinding, omdat het de metadata en bestanden dynamisch ophaalt. Als u wifi gebruikt, controleer dan of de verbinding stabiel is. Reset uw router indien nodig; soms kan Power Query problemen ondervinden bij het weergeven van nieuwe of bijgewerkte bestanden als de netwerkverbinding hapert. Als uw internetverbinding instabiel is, kan de cache oude informatie downloaden of vastlopen, waardoor het lijkt alsof de bestanden verdwenen zijn. Verwacht fouten of verouderde lijsten te zien als uw verbinding niet stabiel genoeg is. Op de ene computer loste dit het probleem op, op een andere bleef het mislukken, dus het is de moeite waard om dit te controleren.

De zoekopdracht vernieuwen – Meer dan alleen snel klikken

Als een simpele vernieuwing niet voldoende is, is het tijd voor een grondigere vernieuwing. Soms pakt Power Query nieuwe bestanden niet op omdat de cache of de query niet gesynchroniseerd is. Ga naar Excel via het tabblad Gegevens of naar Power BI via de knop Gegevens transformeren. Klik met de rechtermuisknop op uw query in het deelvenster Query’s en verbindingen en selecteer Vernieuwen. Hierdoor worden de gegevens opnieuw opgehaald. Soms werkt dit meteen, soms moet u het bestand sluiten en opnieuw openen, of zelfs Power BI opnieuw opstarten. In mijn ervaring kan een volledige vernieuwingscyclus verouderde gegevens verwijderen die zijn blijven hangen, omdat Power Query het natuurlijk altijd ingewikkelder maakt dan nodig is.

Gebruik de volledige SharePoint-map-URL

Dit is een belangrijk punt. Het delen van alleen een maplink of een gedeeltelijke URL zorgt ervoor dat Power Query vastloopt. In plaats van een mapkoppeling te gebruiken, ga je in Excel naar Gegevens > Gegevens ophalen > Van SharePoint-map. Plak de hoofd-URL van de site (bijvoorbeeld https://bedrijfsnaam.sharepoint.com/sites/UwSite ).Klik vervolgens op OK. Je krijgt een lijst met alle bestanden in de map, in plaats van alleen de map zelf. Selecteer vervolgens in het Navigator-venster je map of bestand. Door op Gegevens transformeren te klikken, open je de Power Query-editor, waar je de gegevens kunt vernieuwen en controleren of je de meest recente uploads ziet. Deze methode zorgt ervoor dat Power Query niet alleen een gecachede of gedeeltelijke weergave van SharePoint gebruikt.

Wis de Power Query-cache.

Deze stap is bedoeld om Power Query een frisse start te geven. Corruptie in de cache of verouderde gegevens kunnen de bestandsdetectie ernstig verstoren. Om de cache in Excel te wissen, ga je naar Bestand > Opties en klik je op Gegevens. Scroll naar beneden naar het gedeelte Cache-instellingen en zoek naar een knop met de tekst ‘ Cachebestanden verwijderen ‘ of iets dergelijks. Bevestig, start Excel opnieuw en controleer of je nieuwe bestanden nu verschijnen. In Power BI ga je naar Bestand > Opties > Gegevens laden en wis je daar de cache. Soms worden nieuwe bestanden verborgen doordat de cache vastloopt of beschadigd is. Door dit te doen, wordt alles vernieuwd.

Controleer je filters

Filters kunnen misleidend zijn. Als u filters hebt toegepast in de ‘Toegepaste stappen ‘ van Power Query, kunnen deze nieuwere bestanden verbergen. Open uw query in de Power Query-editor en bekijk het deelvenster ‘Toegepaste stappen’ aan de rechterkant. Als een stap bepaalde bestandstypen of datumbereiken filtert, kan deze onbedoeld recente uploads verbergen. Controleer elke stap, met name de filtervoorwaarden, en schakel deze indien nodig uit. Wis alle filters en vernieuw de pagina. Soms is dat alles wat nodig is om de nieuwe bestanden te laten verschijnen. Zorg er ook voor dat kolomfilters uw weergave niet beperken. In sommige configuraties blijven filters behouden, zelfs na het opnieuw laden, wat vervelend is maar wel op te lossen.

Samenvatting

• Controleer de machtigingen met je beheerder — sla dit niet over.
• Zorg ervoor dat je internetverbinding stabiel is.
• Gebruik de volledige SharePoint-site-URL in Power Query.
• Wis de cache regelmatig; de Power Query-cache kan soms hardnekkig zijn.
• Controleer de filters in Power Query; mogelijk worden uw nieuwe bestanden daardoor verborgen.

Samenvatting

Al met al behandelen deze oplossingen de meest voorkomende oorzaken wanneer SharePoint-bestanden niet worden weergegeven in Power Query. Problemen met machtigingen, URL’s, cache en filters zijn vaak de boosdoeners. Soms is een simpele vernieuwing of het wissen van de cache voldoende, soms moet je wat dieper graven. Hopelijk scheelt dit iemand wat frustratie. Want eerlijk gezegd is het niet altijd even makkelijk om SharePoint goed te laten samenwerken met Power Query, maar deze stappen zouden het leven een stuk makkelijker moeten maken.