Hoe integreer je Copilot naadloos met Office 365?

Hoe integreer ik Copilot met Office 365? [Eenvoudige stappen]

Het is niet zo eenvoudig om Copilot met Office 365 te laten samenwerken. Soms is het belangrijk om te controleren of je de juiste licenties hebt, of alles up-to-date is en of de instellingen van je organisatie geen verborgen machtigingen blokkeren. Het kan een beetje overweldigend lijken, vooral als je niet zo bekend bent met de beheerderskant, maar zodra het is ingesteld, kan Copilot je manier van werken in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams echt veranderen.

Kort gezegd zorgt dit hele proces ervoor dat uw organisatie veilig en soepel aan de slag kan met AI-gestuurde assistentie. Verwacht dat de Copilot-functies verschijnen zodra alles correct is geconfigureerd – rapporten, samenvattingen, concepten – en dergelijke. Het gaat erom die repetitieve taken minder stressvol te maken. Met de juiste instellingen is het alsof u een behulpzame assistent in uw favoriete apps hebt. Maar er zijn wel een paar technische stappen die u eerst moet doorlopen, dus hier is een stappenplan dat hopelijk de meeste onduidelijkheden wegneemt.

Controleer of u in aanmerking komt voor een Microsoft 365-abonnement.

Zorg ervoor dat uw abonnement Copilot ondersteunt.

Dit is eigenlijk de eerste hindernis: Copilot is niet zomaar beschikbaar voor iedereen met een Office-licentie. Het is voornamelijk inbegrepen bij Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, Enterprise E3 en E5, en je hebt ook nog de Copilot-add-onlicentie nodig, die je apart moet aanschaffen. Geen wonder, want waarom zou je het makkelijk maken?

Controleer het huidige abonnement van uw organisatie in het Microsoft 365-beheercentrum. Ga naar Facturering > Producten en services en bekijk welke abonnementen actief zijn. Als Copilot niet in het abonnement is opgenomen, moet u de add-on aanschaffen. Bij sommige configuraties mislukt dit de eerste keer, maar werkt het na een snelle herstart of even wachten wel. Geen idee waarom, maar ja, Microsoft moet altijd wel een manier vinden om dingen ingewikkelder te maken, toch?

Wanneer dit te doen

Als gebruikers vreemde foutmeldingen zien of als Copilot-functies niet in apps verschijnen, komt dat waarschijnlijk doordat de licentie niet in orde is of het abonnement niet compatibel is. Zorg er ook voor dat iedereen die Copilot nodig heeft, een actief account en de juiste machtigingen heeft. Anders is al die tijd die je besteedt aan het instellen ervan eigenlijk zinloos als niemand er toegang toe heeft.

Koop het copilootbrevet

Hoe te kopen

Zodra uw plan is bevestigd, kunt u de Copilot-licentie aanschaffen. Dit kan rechtstreeks via de Microsoft 365 Admin Center-marktplaats of via een Microsoft-partner. Selecteer tijdens het afrekenen hoeveel licenties u nodig hebt. Het is raadzaam om klein te beginnen: test het eerst met een paar ervaren gebruikers en breid het aantal licenties vervolgens uit zodra u merkt dat het goed werkt in uw omgeving.

Bevestiging: Na de aankoop verschijnen de licenties in het gedeelte ‘Licenties ‘ van uw beheerderspaneel. Dat betekent dat u al een heel eind op weg bent. Maar u moet ze nog wel aan daadwerkelijke gebruikers toewijzen.

Wijs Copilot-licenties toe aan gebruikers.

Licenties toevoegen aan gebruikersaccounts

Ga terug naar het Microsoft 365-beheercentrum en vervolgens naar Gebruikers. Selecteer de accounts die Copilot gaan gebruiken — waarschijnlijk uw analisten, managers of misschien VIP’s — en open hun profielen. Zoek daarin naar Licenties en apps. Vink het vakje voor Microsoft 365 Copilot aan en sla de wijzigingen op.

Het kan een paar minuten duren voordat het systeem de wijziging herkent, waarna de Copilot-opties normaal gesproken verschijnen in de ondersteunde Office-apps. Soms gebeurt dit direct, soms duurt het wat langer, vooral bij een trage internetverbinding. Onthoud dat de licentie hier cruciaal is: zonder licentie kunnen ze de AI-functionaliteit niet gebruiken.

Zorg ervoor dat de Office-apps zijn bijgewerkt.

Omdat oude Office-versies niet meer voldoen.

Copilot is afhankelijk van nieuwere functies in de meest recente Office-updates. Als u lege panelen ziet of als het lijkt alsof Copilot ontbreekt, controleer dan uw app-versie. Open Word of Excel, ga naar Account en klik vervolgens onder Update-opties op Nu bijwerken. Het is verbazingwekkend hoe vaak mensen vergeten hun software bij te werken, maar dat is vaak de oorzaak dat functies niet verschijnen.

Organisaties die Microsoft Endpoint Manager of Intune gebruiken, kunnen updates automatisch distribueren. Dit zorgt ervoor dat iedereen over de nieuwste versie beschikt en dat u niet handmatig op elke computer afzonderlijk updates hoeft uit te voeren.

Microsoft Graph-gegevenstoegang inschakelen

Laten we het koppelen aan bedrijfsgegevens.

De kracht van Copilot schuilt in het inzicht dat het verkrijgt in uw e-mails, bestanden, agenda’s en chats, en dat doet het via Microsoft Graph. Meestal is dit standaard ingeschakeld, maar het is de moeite waard om dit te controleren.

Ga naar de Azure AD-portal en controleer de Microsoft Graph API-machtigingen. Zorg ervoor dat machtigingen zoals Mail. Read, Files. Read. All en andere machtigingen die nodig zijn voor uw gebruikssituatie, zijn verleend, met inachtneming van uw beveiligingsbeleid. Als organisaties dit niet correct hebben ingesteld, beschikt Copilot niet over de benodigde context en zult u gefrustreerd raken door de lege reacties of het ontbreken van suggesties.

Configureer beveiliging en naleving

Neem geen risico’s, maar blokkeer AI niet volledig.

Copilot werkt binnen uw bestaande beveiligings- en compliance-instellingen, wat goed nieuws is omdat het rekening houdt met machtigingen en toegangsbeheer. Controleer desalniettemin uw regels voor gegevensverliespreventie (DLP) en uw informatiebeveiligingsbeleid. U wilt immers niet dat gevoelige informatie uitlekt door een verkeerd geconfigureerde instelling.

De meeste organisaties zouden ook interne communicatie en training moeten verzorgen, zodat iedereen begrijpt hoe AI op een verantwoorde manier gebruikt moet worden, vooral met betrekking tot gevoelige of vertrouwelijke gegevens. Want AI is natuurlijk krachtig, maar kan ook potentieel risico’s met zich meebrengen bij misbruik.

Activeer Copilot in Microsoft Apps.

Tijd om de magie van AI in actie te zien.

Zodra alle licenties zijn toegewezen, apps zijn bijgewerkt en machtigingen zijn ingesteld, zou Copilot in uw ondersteunde toepassingen moeten verschijnen. Zoek naar het Copilot-pictogram of een speciaal paneel. Open Word, Excel, PowerPoint, Outlook of Teams en u zou opties of prompts moeten zien om te beginnen met het genereren van inhoud, samenvattingen of inzichten.

In Word kan het helpen bij het opstellen of herschrijven van teksten; in Excel bij het analyseren van gegevens en het maken van visualisaties; in PowerPoint bij het genereren van dia’s aan de hand van eenvoudige prompts. Als je het eenmaal hebt gezien, is het lastig om terug te gaan naar de handmatige methode. Onthoud wel: geduld is een schone zaak, vooral als je het voor het eerst gebruikt nadat je alles hebt ingesteld.

Veelgestelde vragen

Wat is Copilot in Office 365?

Copilot is een AI-assistent die is ingebouwd in Microsoft 365-apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Het helpt bij het genereren van content, het analyseren van gegevens, het samenvatten van documenten, het automatiseren van taken en maakt het leven over het algemeen gemakkelijker door natuurlijke taal te begrijpen.

Heb ik een aparte licentie nodig voor Copilot?

Jazeker. Het is niet inbegrepen bij standaard Office-abonnementen, dus je moet een extra Copilot-licentie aanschaffen. Het goede nieuws is dat het de moeite waard is als de AI je uren werk kan besparen.

Welke apps ondersteunen Copilot?

Vooral Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams – de belangrijkste productiviteitsapps. Sommige functies zullen in de loop van de tijd ook beschikbaar komen voor andere apps en platforms, dus houd het in de gaten.

Is Copilot veilig voor gebruik op het werk?

Absoluut. Het werkt binnen het beveiligingskader van Microsoft 365 en respecteert gebruikersrechten en privacyinstellingen. Je interne geheimen worden niet openbaar gemaakt, zolang je beleid maar strikt is.

Hoe lang duurt het voordat Copilot verschijnt na het verkrijgen van een licentie?

Meestal duurt het een paar minuten tot een paar uur. Het hangt af van hoe snel de licenties worden verwerkt en of de applicaties correct zijn bijgewerkt. Geduld is hier de sleutel: als het niet meteen verschijnt, wacht dan even en herstart de apps.