Hoe converteer je Outlook-e-mails naar PDF in Windows 11?

Het Portable Document Format, beter bekend als PDF, is de standaardkeuze voor het delen en archiveren van documenten. Het is vrijwel universeel – het wordt ondersteund door alle besturingssystemen – en de opmaak blijft intact. Daarom slaan veel mensen belangrijke e-mails of documenten op als PDF. Het probleem is dat de Outlook-apps (zowel de nieuwe als de klassieke versie) in Windows 11 niet direct een eenvoudige optie ‘Opslaan als PDF’ bieden. Maar er is een ingebouwde functie in Windows 11 waarmee je elke e-mail of elk document als PDF kunt opslaan, en het is verrassend eenvoudig als je het eenmaal door hebt.

Wanneer je een e-mail opslaat als pdf, bevat deze doorgaans de e-mailadressen van de afzender en ontvanger, samen met het onderwerp en de inhoud van de e-mail. Houd er wel rekening mee dat bijlagen niet worden ingesloten; die moet je indien nodig apart opslaan. Bovendien is een standaard pdf-bestand niet met een wachtwoord beveiligd. Als je gevoelige informatie hebt, is het waarschijnlijk verstandig om deze achteraf te versleutelen met tools zoals 7-Zip of een pdf-editor zoals Microsoft Word.

Hier volgt een korte uitleg over hoe je dat doet:

Hoe sla je een e-mail op als PDF in Windows 11 met Outlook-apps?

Ten eerste is het goed om te onthouden dat bij het opslaan als PDF geen bijlagen worden meegenomen. Als er dus belangrijke bijlagen zijn, sla die dan ook handmatig op. Het is misschien een beetje vreemd, maar de ‘Afdrukken’-methode werkt hier het beste. Je print de e-mail in feite naar een PDF-bestand in plaats van naar papier. Handig, maar niet meteen duidelijk.

De Windows-functie ‘Afdrukken naar PDF’ gebruiken om e-mails op te slaan.

• Start de Outlook-app (nieuw of klassiek): Hier lopen de meeste mensen vast, omdat ze denken dat het alleen de ingebouwde Mail-app is. Maar als je Outlook gebruikt, vind je deze in het startmenu of via de zoekfunctie. Als de app niet is geïnstalleerd, of als je de oudere versie verkiest, moet je deze mogelijk apart installeren of een handleiding volgen voor het installeren van Outlook Classic op Windows 11.
• Open de e-mail die u wilt opslaan: Navigeer naar het bericht en open het volledig. In sommige gevallen ziet u een voorbeeldweergave, maar dubbelklik om het in een eigen venster te openen.
• Start de afdrukopdracht: U kunt dit doen door op het pictogram ‘ Meer acties ‘ (drie puntjes) te klikken en ‘Afdrukken’ te kiezen, of door Ctrl + Pdirect op te drukken. In het afdrukvenster ziet u een lijst met printers; selecteer ‘Microsoft Print to PDF ‘.Dit is de ingebouwde manier van Windows om naar een PDF-bestand af te drukken in plaats van op fysiek papier.
• Configureer de lay-out en print: kies de oriëntatie en eventuele andere lay-outopties. Zorg ervoor dat de gewenste pagina’s zijn geselecteerd, vooral als het een e-mail met meerdere pagina’s betreft. Klik vervolgens op de knop ‘Printen’.
• Sla je PDF op: Er verschijnt een dialoogvenster ‘Afdrukuitvoer opslaan als’.Kies hier je bestemmingsmap – bureaublad, documenten, waar dan ook – en geef het een beschrijvende naam. Klik op ‘Opslaan ‘ en voilà – je e-mail is nu een PDF-bestand. Makkelijk, toch? Nou ja, een beetje. Ik weet niet zeker waarom het soms werkt, maar in sommige gevallen moet je de app opnieuw opstarten of de computer opnieuw opstarten om de afdrukoptie correct te laten verschijnen. Windows kan wat dat betreft soms raar doen.

Houd er rekening mee dat deze methode de PDF niet met een wachtwoord beveiligt. Als u die mate van beveiliging nodig hebt, kunt u overwegen de PDF te versleutelen met software van derden zoals 7-Zip of een PDF-editor zoals Microsoft Word te gebruiken (waarmee u documenten ook met een wachtwoord kunt beveiligen).

Opslaan vanuit Outlook Classic op Windows 11

• Outlook Classic openen: gebruik de zoekfunctie of het startmenu. Niet geïnstalleerd? Zoek dan eens op hoe je Outlook Classic installeert op Windows 11; er zijn talloze handleidingen beschikbaar.
• Open de e-mail die je wilt omzetten naar een pdf: deze zou in een eigen venster moeten verschijnen zodra je erop klikt.
• Ga naar het menu Bestand en selecteer Afdrukken : Je ziet dezelfde afdrukopties als voorheen.
• Selecteer Microsoft Print to PDF als uw printer: Klik vervolgens op Afdrukken.
• Als u specifieke pagina’s of slechts bepaalde delen wilt opslaan: klik op de link ‘Afdrukopties’ en kies vervolgens uw pagina’s, of selecteer de optie ‘Bijlagen afdrukken’ als u bijlagen wilt afdrukken.
• Kies de gewenste opslaglocatie en klik op ‘Opslaan’: het pdf-bestand wordt op de door u gekozen locatie opgeslagen en is klaar om te worden geopend in Chrome, Edge of een andere pdf-viewer.

Leuk weetje: net als in het nieuwe Outlook worden bijlagen alleen meegestuurd als ze afdrukbaar zijn, en is het programma niet met een wachtwoord beveiligd. Dus als beveiliging belangrijk voor je is, zul je zelf nog wat nabewerking moeten doen.

Eerlijk gezegd is het best verbazingwekkend hoe eenvoudig het is als je eenmaal de truc met printen naar PDF doorhebt. Je hebt geen ingewikkelde add-ons of tools van derden nodig – de ingebouwde functies van Windows doen het meeste werk. Wees echter wel voorbereid op een paar eigenaardigheden, zoals het opnieuw opstarten van de app als de printoptie problemen geeft, of het afdrukken van e-mails met meerdere pagina’s die niet perfect worden afgedrukt.