Etiketten naadloos afdrukken vanuit Excel met MS Word Mail Merge

Het kan soms een beetje lastig zijn om de etiketten goed uit te lijnen. Misschien mislukken de eerste paar pogingen omdat de marges niet helemaal kloppen of omdat Word de specificaties van het etiketpapier niet herkent. Een beetje vreemd, maar als je zo ver bent met het afdrukken van adressen of uitnodigingen, weet je waarschijnlijk al hoe frustrerend het is als etiketten scheef of verkeerd uitgelijnd raken. Meestal zit het probleem in het selecteren of maken van de juiste etiketsjabloon, vooral als je generieke of niet-merkspecifieke etiketvellen gebruikt. Dat leidt vaak tot papierverspilling of een hoop trial-and-error.

Problemen met labeluitlijning in Word oplossen

Zorg ervoor dat uw labelinstellingen overeenkomen met uw labelpapier

Controleer eerst welk type etikettenvellen u hebt gekocht. De meeste stickervellen bevatten een productcode of leveranciersinformatie. Controleer de verpakking of het etiket op de doos – zoek naar details zoals ‘Avery L7160’ of iets dergelijks.
Ga in Word naar Verzendlijsten > Etiketten > Opties.
Controleer in het dialoogvenster Labelopties of de leverancier en het productnummer van uw label worden vermeld. Zo niet, maak u dan geen zorgen: u kunt een aangepast label maken.

Als uw label niet in de lijst staat, maak dan een aangepast labelprofiel aan

Klik in hetzelfde dialoogvenster op Nieuw label.
Geef het een herkenbare naam (bijvoorbeeld “Custom Vendor 1”).
Pas parameters aan zoals de bovenkant, zijmarges, etikethoogte, breedte, aantal etiketten per vel en afstand. Deze afmetingen staan meestal op de verpakking of het gegevensblad van uw etiketten.
Klik op OK om op te slaan.

Controleer uw afdrukvoorbeeld en marges voordat u gaat afdrukken

Bekijk altijd eerst een afdrukvoorbeeld – zo zie je hoe de etiketten op het papier passen. Klik in Word op de Ctrl + Pafdrukvoorbeeldknop en bekijk het voorbeeld.
Als de labels scheef staan of niet in het midden staan, ga dan terug naar de labelinstellingen en pas de marges of labelafmetingen handmatig aan.

Laad uw contactgegevens opnieuw en test de afdruk

Gebruik een testvel met slechts een paar etiketten om te zien of alles goed uitgelijnd is. Je kunt beter een vel gewoon papier verspillen dan je goede etiketten.
Pas aan en test opnieuw indien nodig. Soms maakt een kleine aanpassing al het verschil.

Ik weet niet zeker waarom het werkt, maar bij sommige configuraties of met bepaalde etikettenvellen lost het probleem zich vaak op door het etiketprofiel opnieuw te controleren en een snelle testafdruk te maken. Windows en Office maken het natuurlijk moeilijker dan nodig is. Blijf gewoon met de marges of etiketopties spelen totdat het er goed uitziet op de afdrukvoorbeeldpagina.

Laatste tips voor nauwkeurig etiketten printen

Lijn uw etiketten altijd goed uit in de printerlade. Sommige printers hebben een “printuitlijningstest” die u kunt uitvoeren of een “feedtest” voordat u uw echte etiketten afdrukt.
Als uw etiketten zijn geleverd met een afdrukbare sjabloon of gegevensblad, kunt u deze gebruiken om de metingen nogmaals te controleren voordat u een volledige oplage maakt.
Voor extra precisie adviseren sommige mensen om een ’afdruktest’ uit te voeren op gewoon papier en dit vervolgens tegen het etikettenvel te houden om te zien of alles visueel op één lijn ligt.

En ja, soms is de eenvoudigste oplossing gewoon een aangepast labelprofiel maken met de exacte afmetingen van je vel. Het kost in het begin wat meer moeite, maar bespaart je later een hoop gedoe. Bij de ene configuratie werkte het, bij de andere…minder totdat de marges waren ingesteld.