Een stem-e-mail verzenden met Outlook

Heb je ooit stemmen rechtstreeks van e-mailontvangers in Outlook 365 moeten ontvangen? Het is verrassend eenvoudig, maar als je het nog nooit hebt gedaan of er problemen mee hebt ondervonden, kan het in het begin wat verwarrend lijken. Je kunt stemopties in principe rechtstreeks in je e-mail inbouwen, zodat ontvangers gewoon op een knop hoeven te klikken – geen gedoe met antwoordmails of verwarrende instructies. Het doel is om het voor iedereen supereenvoudig te maken om hun mening te geven, en je ziet de resultaten overzichtelijk in Outlook. Let op: deze stappen werken voor de desktop-app en zelfs voor de webversie, maar het kan zijn dat je er anders mee omgaat als je een vreemde client of een oudere versie gebruikt.

Stemknoppen verzenden in Outlook 365

Start een nieuw bericht en kies uw opties

Open Outlook 365, start een nieuwe e-mail en ga naar het tabblad Opties bovenaan het berichtvenster. Dit staat meestal naast Bericht of Tekst opmaken.
Klik op Stemknoppen gebruiken. Dit opent een dropdownmenu met een aantal vooraf ingestelde keuzes, zoals Goedkeuren/Afwijzen of Ja/Nee.

Kies uw stemopties of maak uw eigen opties

Kies een van de standaardopties of kies voor Aangepast… als u uw eigen opties wilt schrijven. Wanneer u Aangepast… kiest, verschijnt er een dialoogvenster.
Typ uw opties in het veld ‘Gebruik stemknoppen’, gescheiden door puntkomma’s. Bijvoorbeeld: ” Optie 1;Optie 2;Misschien ” — wat past bij uw vraag.
Klik op Sluiten als je klaar bent. De e-mail is nu bijna klaar voor verzending.

Snelle tip: Sommige mensen vergeten de aangepaste opties in te stellen, dus controleer of alles er goed uitziet voordat je op verzenden klikt. Vreemd genoeg worden de stemknoppen in sommige configuraties alleen weergegeven wanneer ontvangers de e-mail openen in Outlook, en niet in andere clients.

Stuur uw e-mail en wacht op reacties

Typ je bericht zoals gebruikelijk. Zodra je klaar bent, verstuur je het zoals gebruikelijk.
Ontvangers zien een Stemknop in het bovenste lint wanneer ze de e-mail openen in Outlook. Als je erop klikt, verschijnen de door jou ingestelde stemopties. Eenvoudig.

Op sommige systemen of in sommige configuraties verschijnen de stemknoppen mogelijk niet meteen of werken ze onbetrouwbaar. Soms helpt het om Outlook opnieuw te starten of de cache te wissen. Want natuurlijk moet Outlook het soms moeilijker maken dan nodig is.

Hoe u de stemresultaten kunt bekijken

Ga naar de map Verzonden, open het bericht en klik vervolgens op Volgen in de lintwerkbalk.
Zo zie je wie er gestemd heeft en welke opties ze gekozen hebben. Handig voor snelle besluitvorming of het verzamelen van feedback.

Houd er rekening mee dat de tracking mogelijk niet optimaal werkt als het bericht in een andere e-mailclient of op een mobiel apparaat is geopend. Hetzelfde geldt als ontvangers niet op de knop in Outlook hebben geklikt: soms wordt de tracking alleen geregistreerd als ze Outlook actief gebruiken.

Veelgestelde vragen

Wat als ik de stemopties wil wijzigen nadat ik het bericht heb verzonden?

Helaas kun je de stemknoppen niet meer bewerken nadat de e-mail is verzonden. Je kunt het beste een vervolgmail sturen met uitleg over wat je moet doen of waarin je om nieuwe stemmen vraagt.

Kan ik het uiterlijk van de stemknoppen aanpassen?

Niet echt – ze zijn vrijwel gestandaardiseerd. Wil je meer controle over de opmaak of stijl, dan moet je misschien een aangepaste poll maken via een online tool en een link invoegen, maar dat is een heel ander verhaal.

Afronding

Hopelijk scheelt dit wat hoofdpijn de volgende keer dat je snel feedback van een groep nodig hebt. Zodra je de stemknoppen onder de knie hebt, is het een handige functie – geen ingewikkelde polls of apps van derden nodig. Natuurlijk is het niet perfect, maar het is beter dan mensen handmatig te vragen hun stem uit te brengen.

Samenvatting

Open een nieuwe e-mail en ga naar Opties.
Selecteer Stemknoppen gebruiken.
Kies een voorinstelling of pas de opties aan en sluit.
Klik op Verzenden en de ontvangers zien een Stemknop wanneer ze het bericht openen in Outlook.
Controleer de tracking in het verzonden bericht om de reacties te bekijken.

Veel succes en ik hoop dat het je leven een beetje makkelijker maakt. Want waarom zou je het moeilijker maken dan het is?