Een e-mailhandtekening maken in Outlook 365

Het toevoegen van een e-mailhandtekening in Microsoft Outlook is vrij eenvoudig, maar soms blijft deze niet hangen of wordt deze overschreven, vooral in bedrijfsomgevingen. Als uw handtekening steeds verdwijnt of onverwacht verandert, is het de moeite waard om te controleren of uw IT-afdeling een standaard handtekeningenbeleid voor u heeft ingesteld. Ze doen dit vaak om consistentie binnen het team te garanderen, maar het kan frustrerend zijn als u een persoonlijke touch wilt. Anders gaat het erom te weten waar u de instellingen voor uw specifieke platform kunt verfijnen, of het nu Windows, Mac, mobiel of internet is.

Hoe u uw e-mailhandtekening in Outlook op verschillende platforms kunt toevoegen of herstellen

Vanuit Windows Outlook-client

Dit is de klassieke methode. Je weet het waarschijnlijk al, maar het is de moeite waard om het opnieuw te controleren als je handtekening niet wordt weergegeven of gewoonweg niet klopt. Ga naar Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen…. Hier kun je een nieuwe handtekening maken of een bestaande bewerken. Zorg ervoor dat je het juiste e-mailaccount instelt en de handtekening toewijst aan nieuwe e-mails en e-mails die je beantwoordt/doorstuurt voor consistentie. Soms lijkt de handtekening te worden opgeslagen, maar bij het opnieuw opstarten of het volgende e-mailbericht ontbreekt deze. In Windows is het ook verstandig om te controleren of aan elk e-mailaccount de juiste handtekening is toegewezen, vooral als er meerdere accounts bij betrokken zijn.

Vanuit Outlook 365 (web)

Deze versie kan een beetje vreemd zijn. Klik, wanneer u bent ingelogd bij Outlook Online, op het tandwielpictogram ⚙️ rechtsboven en selecteer vervolgens Alle Outlook-instellingen weergeven. Ga naar E-mail > Opstellen en beantwoorden. U vindt een vak om uw handtekening te typen. Vergeet niet op Opslaan te klikken, want het vergeten van deze stap komt vaak voor en kan ertoe leiden dat de oude handtekening weer verschijnt. De webinterface kan soms vertraging oplopen bij het toepassen van wijzigingen of deze niet correct opslaan als u van browser of sessie wisselt zonder deze op te slaan.

Vanuit Outlook Web Access (OWA)

Als je Office 365 via OWA gebruikt, is het proces vergelijkbaar. Meld je aan, klik op het tandwielpictogram, selecteer Opties en vervolgens E-mail > Indeling > E-mailhandtekening. Schakel het vakje voor de handtekening in, voeg je gegevens toe en vink het vakje aan om de handtekening automatisch in elke e-mail op te nemen als je dat wilt. Vergeet niet op te slaan. In sommige configuraties is dit mogelijk niet van toepassing op antwoorden of doorsturen, tenzij je die optie expliciet aanvinkt, dus let daar goed op.

Vanuit Outlook voor Mac

Deze is iets anders. Open Outlook en ga naar Outlook > Voorkeuren > Handtekeningen. Je kunt een nieuwe handtekening maken met de + -knop of bestaande handtekeningen bewerken. Zorg ervoor dat je je handtekening toewijst aan de relevante e-mailaccounts in het gedeelte Standaardhandtekeningen. Macs kunnen je instellingen soms vergeten als je ze niet goed opslaat of als Outlook niet standaard is ingesteld om de juiste handtekening te gebruiken. Op sommige apparaten worden de wijzigingen niet direct doorgevoerd. Mogelijk moet je Outlook opnieuw opstarten om ze te behouden.

Vanuit de mobiele app voor Android en iPhone

Deze is belachelijk simpel, maar je kunt er ook makkelijk een potje van maken als je niet goed opslaat. Open de Outlook-app, tik op het hamburgermenu (icoontje linksboven) en klik vervolgens op het tandwielpictogram ⚙️ onderaan voor Instellingen. Kies je e-mailaccount en tik op Handtekening. Hier kun je typen wat je wilt. De handtekening wordt niet opgeslagen als je vergeet op Gereed of Opslaan te tikken. Houd er ook rekening mee dat sommige zakelijke accounts je mobiele handtekening kunnen overschrijven met hun eigen handtekening, dus neem contact op met je IT-team als de wijzigingen niet naar behoren worden toegepast.

Extra tips voor het oplossen van problemen met handtekeningen

Soms ligt het niet aan de installatie, maar aan de omgeving. Outlook kan vreemd gedrag vertonen als er een beschadigd profiel of een cachefout is. Als handtekeningen steeds opnieuw worden ingesteld, probeer dan de cache te wissen of een nieuw profiel aan te maken. In Windows kunt u bijvoorbeeld de handtekeningbestanden in verwijderen %APPDATA%\Microsoft\Signaturesen opnieuw beginnen. Controleer ook of uw Office-installatie up-to-date is, aangezien niet-overeenkomende versies synchronisatieproblemen kunnen veroorzaken. En als u een synchronisatieservice zoals Grammarly of plug-ins voor e-mailhandtekeningen gebruikt, schakel deze dan tijdelijk uit om te zien of ze problemen veroorzaken.

Samenvatting

Controleer of uw organisatie een handtekeningenbeleid hanteert en bespreek dit met de IT-afdeling.
Controleer de instellingen van uw handtekening op elk platform en zorg ervoor dat u na het bewerken op Opslaan klikt.
Zorg ervoor dat aan elk e-mailaccount de juiste handtekening is toegewezen als u er meerdere gebruikt.
Start Outlook of uw apparaat opnieuw op als de instellingen niet bewaard lijken te blijven.
Als het probleem aanhoudt, kunt u de cache wissen of een nieuw profiel aanmaken.

Afronding

Het goed laten werken van je e-mailhandtekening kan soms voelen als het najagen van een spook, vooral in zakelijke omgevingen. Maar als je de bovenstaande stappen volgt, is het meestal slechts een kwestie van de instellingen bevestigen en ervoor zorgen dat ze niet worden overschreven. Dat gezegd hebbende, het is wel vreemd hoe Outlook soms weigert wijzigingen op te slaan of toe te passen zonder opnieuw op te starten of de cache leeg te maken – Windows moet alles ingewikkelder maken dan het zou moeten zijn. Hopelijk scheelt dit iemand wat tijd – werken met e-mailhandtekeningen zou niet zo vervelend moeten zijn.