Een contactenlijst delen in Outlook

Als je ooit hebt geprobeerd een lokale contactenlijst te delen – je weet wel, een distributielijst die je in Outlook hebt gemaakt – en je je hoofd hebt gebroken over hoe je die kunt versturen zonder er een rommeltje platte tekst van te maken, dan zou dit moeten helpen. Het belangrijkste doel hierbij is om die contactgroep vanuit je Outlook in de inbox van iemand anders te krijgen, op een manier die ze gemakkelijk kunnen importeren of opslaan, vooral als ze zelf geen Outlook gebruiken. Kortom, je wilt dat het overzichtelijk, snel en functioneel is. Deze stappen laten zien hoe je dat doet met de Windows-desktopapp, die voor veel mensen nog steeds het meest gebruikt wordt.

Soms is dit proces niet zo vanzelfsprekend als op “doorsturen” klikken en hopen dat het goed gaat, vooral omdat Outlook op zijn eigen manier met contactpersonenlijsten omgaat. De sleutel is om de functie “Doorstuurgroep” te gebruiken, die alles netjes verpakt, vaak als een Outlook-contactpersoon die de ontvanger direct kan importeren of naar zijn of haar contacten kan slepen. Dit werkt goed genoeg voor de meeste interne deelopties, maar als je maximale compatibiliteit nodig hebt (bijvoorbeeld met Gmail of andere e-mailclients), moet je misschien een stapje verder gaan met vCards of andere formaten. In sommige configuraties voelt dit wat onhandig aan, maar als het eenmaal werkt, is het behoorlijk betrouwbaar.

Een contactenlijst of distributiegroep verzenden in Outlook

Open het adresboek vanaf de juiste plek

Klik op het tabblad Start. Open vervolgens het Adresboek. Of druk gewoon op CTRL + SHIFT + B– die snelkoppeling is een soort redder in nood als je menu’s wilt overslaan. Het opent snel het hele Adresboekvenster.

Ja, dit is vrij eenvoudig. Zorg er wel voor dat je op de juiste plek bent, want de interface van Outlook kan je soms verrassen.

Zoek en open de contactgroep die u wilt delen

Zoek de gewenste distributielijst of contactgroep en dubbelklik erop om deze te openen. Als deze niet in je adresboek staat, controleer dan je standaardcontactenmap.

Hier wordt het een beetje inconsistent: soms zijn groepen niet direct zichtbaar. In die gevallen moet je de lijst mogelijk eerst exporteren, maar voor eenvoudig delen binnen Outlook zou het openen op deze manier voldoende moeten zijn.

Gebruik de functie Doorsturen groep

Ga onder het groepsvenster naar het tabblad Contactgroep (of soms gewoon het hoofdlint) en zoek naar Doorstuurgroep. Klik daarop. De opties verschijnen in een klein menu.
Kies ‘ Als Outlook-contactpersoon’. Hiermee wordt de hele groep samengevoegd in een Outlook-contactpersonenbestand.
Als de ontvanger geen Outlook gebruikt – misschien wel Gmail of Apple Mail – overweeg dan om ‘In internetformaat (vCard)’ te selecteren. Daarmee wordt de groep geëxporteerd als vCard, wat elders gemakkelijker te importeren is.

Waarom is dit belangrijk? Nou, doorsturen als Outlook-contactpersoon maakt het voor de andere persoon heel eenvoudig om de gegevens naar zijn of haar contacten te slepen. De vCard-optie biedt bredere compatibiliteit, maar het kost een paar extra stappen om de vCard handmatig te importeren (sleep de opgeslagen vCard naar de contacten-app of gebruik de importopties).In sommige configuraties kan de knop ‘Groep doorsturen’ vreemd of grijs zijn als de groep niet correct is opgeslagen, dus zorg ervoor dat je lijst van tevoren correct is opgeslagen.

Afmaken en verdelen

Zodra je je formaat hebt gekozen, verschijnt er een conceptversie van de e-mail met de contactgegevens, afhankelijk van je keuze, bijgevoegd of ingesloten. Schrijf je bericht, voeg ontvangers toe en verstuur het.

Soms ziet de e-mail er wat generiek uit, maar hij is functioneel. De ontvanger ontvangt dan een Outlook-contactpersoon of een vCard die je hebt verzonden. Ze kunnen dat bestand naar hun contactenlijst onderaan Outlook slepen of handmatig importeren.

Als ze de groep snel aan Outlook willen toevoegen, kunnen ze de gekoppelde contactpersoon eenvoudig naar het gedeelte Personen slepen of naar Bestand > Importeren > VCard importeren gaan.

Extra tip: hoe u dit aan uw kant kunt opslaan voor hergebruik

Als je deze contactenlijst vaak moet delen, kun je overwegen deze te exporteren als een.pst-bestand of de vCard ergens veilig op te slaan. Zo hoef je het hele proces niet steeds opnieuw uit te voeren.
Om te exporteren, ga naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/Exporteren, selecteer Exporteren naar een bestand en kies Outlook-gegevensbestand (.pst). Dit is niet strikt noodzakelijk om te delen, maar wel handig voor back-ups.

Over het algemeen is het niet het meest intuïtieve proces, vooral niet als Outlook niet goed werkt of de groep niet goed is opgeslagen. Het is waarschijnlijk de beste manier om contactgroepen intact te houden en ze gemakkelijk elders te importeren. Een beetje geduld en weten waar je moet klikken, maakt een groot verschil.

Samenvatting

Open het tabblad Start > Adresboek.
Zoek en open de contactgroep die u wilt delen.
Klik op Groep doorsturen > selecteer Als Outlook-contactpersoon of Internetindeling (vCard).
Verstuur de e-mail en de ontvanger kan de contactenlijst slepen of importeren.

Afronding

Soms is Outlook vreemd en is het doorsturen van contactgroepen niet zo eenvoudig als het zou kunnen zijn, maar met deze stappen werkt het over het algemeen in de meeste configuraties. Als er niets bijzonders aan is, is dit een betrouwbare manier om groepen te delen binnen dezelfde omgeving of met mensen die met vCards overweg kunnen. Niet perfect, maar het werkt. Hopelijk bespaart dit iemand de hoofdpijn van handmatige invoer of rommelig kopiëren.