Een agenda-afspraak in Outlook 365 annuleren zonder de deelnemers hiervan op de hoogte te stellen

Als je ooit een vergadering hebt gepland in Outlook 365 en je je realiseert dat je deze moet annuleren zonder iedereen lastig te vallen met een annuleringsmelding, weet je hoe vervelend dat kan zijn. Normaal gesproken vraagt Outlook je bij het verwijderen van een afspraak om de annulering te verzenden of de afspraak stilzwijgend te verwijderen. Maar wat als je de afspraak stilzwijgend wilt annuleren – geen e-mails, geen gedoe? Dit is vooral handig als je je er pas op het laatste moment van bewust wordt en je collega’s of klanten niet wilt lastigvallen.

Een Outlook 365-vergadering annuleren zonder meldingen te verzenden

Methode 1: Deelnemers verwijderen en annuleren (een beetje handmatig)

Open de vergadering in uw Outlook-agenda en klik op ‘ Vergadering annuleren ‘ op het tabblad ‘ Vergadering ‘.
Verwijder in het opzegvenster de e-mailadressen uit het veld ‘ Aan ‘.Je wilt in principe niemand op de hoogte stellen.
In plaats van op ‘ Annulering verzenden ‘ te klikken, sluit u gewoon het venster of klikt u op Annuleren. Soms vraagt Outlook nog steeds om verzending, maar als u iedereen hebt verwijderd, wordt de annulering mogelijk stilzwijgend uitgevoerd. Als dit zo blijft, gaat u verder met de volgende methode.

Methode 2: Gebruik de offline modus en verwijder de annulering

Ga naar het tabblad “ Verzenden/Ontvangen ” op het lint.
Klik op “ Offline werken ”. Hiermee wordt Outlook tijdelijk losgekoppeld van de mailserver.
Zoek nu de afspraak in je agenda, verwijder deze en kies, wanneer je daarom wordt gevraagd, voor **”De vergadering annuleren”.Outlook probeert de annulering te verzenden, maar omdat je offline bent, lukt dit niet.
Ga vervolgens naar je ” Outbox “ (je vindt deze in het mappenpaneel).Verwijder daar alle berichten met een annulering in behandeling, voor het geval ze je proberen te versturen zodra je weer online bent.
Ga terug naar het tabblad “ Verzenden/Ontvangen ” en klik nogmaals op “ Offline werken ” om opnieuw verbinding te maken.

Op deze manier denkt Outlook dat er een annulering wordt verzonden, maar omdat je offline bent, worden er geen e-mails verzonden. Het is een beetje omslachtig, maar werkt soms wel. Bij sommige installaties mislukt dit de eerste keer, maar werkt het na een herstart of een synchronisatiepoging wel.

Eerlijk gezegd is het een beetje een omweg, maar op de ene machine werkte het perfect; op de andere kreeg Outlook een driftbui en stuurde het toch een annulering. Ik weet niet zeker waarom het anders werkt, maar het is het proberen waard als je absoluut niet iedereen met een e-mail wilt lastigvallen.

Samenvatting

Verwijder deelnemers voordat u annuleert en klik vervolgens niet op ‘Verzenden’.
Gebruik de modus ‘Offline werken’, annuleer de vergadering en verwijder vervolgens het annuleringsbericht uit de Outbox.
Houd er rekening mee dat dit een soort hack is en niet 100% betrouwbaar is in alle configuraties.

Afronding

Outlook stilletjes vergaderingen laten annuleren is geen fluitje van een cent, maar deze trucjes kunnen je wat moeite besparen. Houd er rekening mee dat sommige mensen nog steeds een melding zien als ze snel hun e-mail checken. Het gaat er meer om onbedoelde berichten te voorkomen wanneer je in de problemen zit. Hopelijk scheelt dit een paar minuten of een paar hoofdpijnen — succes!