E-mails ordenen door mappen aan te maken in Microsoft Outlook

Mappen in Microsoft Outlook werken vergelijkbaar met mappen op je pc. Ze helpen bij het sorteren en opslaan van e-mails, zodat je niet door een zee van berichten hoeft te scrollen op zoek naar dat ene belangrijke bericht. Standaard krijg je de volgende mappen: Postvak IN, Verzonden items, Concepten en Verwijderde items. Maar de echte kracht komt pas tot uiting wanneer je je eigen mappen aanmaakt. Het is als een soort aangepast archiveringssysteem – het maakt het later veel gemakkelijker om dingen terug te vinden, vooral als je inbox vol raakt.

Door mappen aan te maken, krijg je meer controle over je e-mailchaos. Zo kun je bijvoorbeeld aparte mappen hebben voor werkprojecten, facturen of persoonlijke zaken. Zo kun je e-mails direct in de juiste map plaatsen in plaats van ze eindeloos op dezelfde stapel te laten liggen. Je kunt e-mails handmatig verplaatsen of regels instellen om dit automatisch te doen – daarover later meer. Dit houdt je inbox overzichtelijker en helpt je belangrijke zaken sneller te vinden. En als je nog meer hiërarchie nodig hebt, zijn submappen je beste vriend – denk aan een hoofdmap ‘ Projecten’ met submappen voor elk afzonderlijk project.

Mappen zijn vooral handig als je dagelijks veel e-mails ontvangt. In plaats van eindeloos te scrollen, kun je je eigen mappen openen. Het is een eenvoudige manier om georganiseerd te blijven zonder gek te worden in een zee van berichten.

Hoe maak je mappen aan in Microsoft Outlook? Eenvoudige stappen

Mappen aanmaken in Outlook is niet superingewikkeld, maar het voelt alsof het dat wel zou moeten zijn, terwijl het dat soms niet is. Je begint door Outlook te openen en naar het mappenvenster aan de linkerkant te gaan. Klik met de rechtermuisknop op je e-mailaccount of de inbox, kies ‘Nieuwe map’, geef de map een naam en druk op Enter. Klaar. De nieuwe map verschijnt direct en is klaar om je e-mails te ordenen.

Zo snel gaat het echt. Als het mappenvenster niet zichtbaar is of geminimaliseerd is, klik dan gewoon op het pijltje links. Outlook verbergt dit soms om ruimte te besparen, wat best irritant kan zijn. Zodra het venster is uitgevouwen, zie je de standaardmappen en ook je nieuwe map.

Open Microsoft Outlook

Klik op Start (of druk op de Windows-toets) en zoek naar Microsoft Outlook.
Klik erop en wacht tot het geladen is. Als het nog niet aan je taakbalk is vastgemaakt, vind je het mogelijk in je lijst met apps.
Controleer meteen even of uw e-mailaccount correct synchroniseert en of er geen foutmeldingen verschijnen. Verbindingsproblemen kunnen er namelijk voor zorgen dat mapacties niet goed werken of dat bepaalde functies verborgen blijven.

Leuk weetje: Outlook kan op sommige systemen wat onvoorspelbaar zijn. Als het aanmaken van een map de eerste keer niet lukt, probeer dan de app opnieuw op te starten of zelfs je computer opnieuw op te starten. Vreemd, maar het komt wel vaker voor.

Zoek het mappenvenster.

Kijk naar de linkerkant van het venster. Dit is het mappenvenster.
Als het is ingeklapt of verborgen, klik dan op het kleine pijltje om het uit te vouwen. Je zou je standaardmappen zoals Postvak IN en Verzonden items moeten zien.

Dit venster is in feite uw controlecentrum voor het beheren van mappen. Zonder dit venster is het aanmaken en organiseren van mappen een stuk omslachtiger.

Klik met de rechtermuisknop op de inbox of uw e-mailaccount.

Beweeg de muis over de inbox, klik met de rechtermuisknop en er verschijnt een klein menu.
Kies ‘Nieuwe map’. Als je de mappenstructuur nog verder wilt uitbreiden, kun je later ook met de rechtermuisknop op een bestaande map klikken om een submap aan te maken. Daarover later meer.

De meeste mensen maken mappen aan onder de Inbox omdat dat makkelijk te onthouden is, maar eerlijk gezegd kun je nieuwe mappen overal in de mappenstructuur plaatsen waar het logisch is.

Selecteer de optie Nieuwe map

Nadat je op Nieuwe map hebt geklikt, voegt Outlook een bewerkbaar naamveld toe aan het mappenvenster.
Dit is je kans om het een naam te geven – kies een beschrijvende naam zodat je het later makkelijk terug kunt vinden. Denk bijvoorbeeld aan Facturen 2024 of Klant A.

Pro-tip: houd de namen duidelijk maar wel kort. Niets is vervelender dan klikken en een map vinden met de naam “Spullen die ik misschien later nodig heb, maar waarvan ik niet zeker weet wanneer”.

Geef de map een naam.

Typ de gewenste naam in en druk vervolgens op Enter.
De nieuwe map zou direct moeten verschijnen en blijven staan. Begin nu met het verplaatsen van relevante e-mails naar deze map.

Deze stap is vrij eenvoudig maar cruciaal: een goede naamgeving zorgt ervoor dat je snel en gemakkelijk e-mailadressen kunt vinden.

Verplaats e-mails naar de map

Klik op je inbox of een andere map, selecteer de e-mails (klik of houd Ctrl ingedrukt en klik) en sleep ze vervolgens naar de nieuwe map.
Of klik met de rechtermuisknop op een e-mail, kies ‘ Verplaatsen’ en selecteer vervolgens de map die je zojuist hebt aangemaakt.

Dit is de basis van een goede organisatie: maak er een gewoonte van om dingen in mappen te plaatsen in plaats van je inbox te laten overstromen.

Maak submappen aan voor een betere organisatie.

Klik met de rechtermuisknop op een bestaande map waarin u een submap wilt aanmaken.
Selecteer Nieuwe map, geef deze een naam en druk op Enter.
Nu heb je een geneste hiërarchie, bijvoorbeeld Projecten > Websitevernieuwing.

Submappen zijn vooral handig als je met meerdere klanten of projecten werkt. Het houdt alles overzichtelijk en het is veel gemakkelijker om die ene e-mail terug te vinden als deze in de juiste submap staat.

Veelgestelde vragen

Waarom zou ik de moeite nemen om mappen aan te maken in Outlook?

Je inbox is immers niet de enige plek waar je dingen kunt bewaren. Mappen helpen je om e-mails te categoriseren en sneller terug te vinden, in plaats van door honderden berichten te moeten zoeken.

Is er een limiet aan het aantal mappen dat ik kan aanmaken?

Met Microsoft Outlook kun je een heleboel mappen en submappen aanmaken, dus ja, je kunt helemaal losgaan als je wilt. Maar overdrijf het niet, anders raak je de weg kwijt en weet je niet meer waar alles staat.

Kan ik regels instellen zodat e-mails direct in mappen terechtkomen?

Absoluut. De functie ‘Regels’ in Outlook is erg handig: ga naar ‘Bestand’, vervolgens naar ‘Regels en waarschuwingen beheren ‘ en stel voorwaarden in (zoals afzender of onderwerp).Zo wordt je inbox minder handmatig en je mappen dynamischer.

Kan ik een map later hernoemen of verwijderen?

Ja, klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer ‘Map hernoemen’ of ‘Map verwijderen’. Kinderspel, en je kunt de indeling naar behoefte aanpassen.

Zijn er verder nog dingen waar we op moeten letten?

Houd er rekening mee dat het verwijderen van mappen de e-mails erin kan verwijderen of verplaatsen. Als je het niet zeker weet, maak dan een back-up van je e-mails of controleer de inhoud voordat je op ‘Verwijderen’ klikt.