E-mail doorsturen uitschakelen in Outlook

Het uitschakelen van de mogelijkheid voor e-mailontvangers om een bericht door te sturen in Microsoft Outlook is niet bepaald waterdicht, maar het kan in sommige gevallen handig zijn. Het is een beetje vreemd, maar deze functie werkt vooral als je werkt in een zakelijke omgeving die gebruikmaakt van een Microsoft Exchange Server. Als je mensen e-mailt via Gmail, Yahoo of andere gratis diensten, kunnen ze je bericht nog steeds doorsturen of kopiëren en plakken. Toch is het een behoorlijke ontmoedigingsfactor, vooral als je het doorsturen niet te triviaal wilt maken.

Hier leest u stap voor stap hoe u dit in Outlook instelt. Als u alleen vertrouwelijke e-mails binnen uw bedrijf verstuurt, kan dit nuttig zijn. Houd er wel rekening mee dat het nutteloos is als de e-mailclient van de ontvanger IRM (Information Rights Management) niet ondersteunt. Bovendien worden deze machtigingen soms niet weergegeven als u een reguliere Office-installatie gebruikt zonder de juiste licenties of invoegtoepassingen. Dus ik hoop dat dit werkt in uw configuratie.

Doorsturen in Outlook uitschakelen

Controleer of de machtigingen beschikbaar zijn en pas IRM toe

Begin met het opstellen van een nieuw e-mailbericht door op de knop Nieuw e-mailbericht te klikken.
Ga naar het tabblad Opties op het lint bovenaan.
Klik op Machtigingen. Als u deze optie niet ziet, ontbreekt deze mogelijk vanwege uw Office-versie of beheerdersbeperkingen. Zoek naar opties zoals ‘Niet doorsturen’ in de vervolgkeuzelijst.
Als de knop Machtigingen grijs is of ontbreekt, moet u mogelijk eerst verbinding maken met Rights Management-servers. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen Vertrouwenscentrum > Rechtenbeheer (of zoek naar IRM-instellingen).Soms moet u de functie inschakelen via uw Office-licentie of de Help van een beheerder.
In sommige installaties helpt het klikken op ‘Verbinding maken met Rights Management Servers en sjablonen ophalen’ om de machtigingenfunctie te activeren. Klik erop als deze beschikbaar is. Na de installatie zou de optie ‘Niet doorsturen’ moeten verschijnen onder ‘Machtigingen’.
Selecteer Niet doorsturen voordat u uw e-mail voltooit.
Maak je bericht af en verstuur het. Ontvangers kunnen deze e-mail niet rechtstreeks doorsturen.

Voor beheerders: IRM serverbreed inschakelen

Meld u aan bij de beheerdersportal.
Ga naar Extra > Services en invoegtoepassingen.
Zoek naar Microsoft Azure Information Protection, klik erop om het te beheren en activeer de service als deze nog niet is ingeschakeld. Meestal is er een schakelaar of knop om de service in te schakelen.
Mogelijk wordt u gevraagd enkele bevestigingsstappen te accepteren. Doe dat gewoon.
Na de configuratie start u Outlook op de clientcomputers opnieuw op. IRM zou nu actief moeten zijn.

Veelgestelde vragen

Waarom verdwijnt de optie ‘Machtigingen’ soms of blijft deze grijs in Outlook?

Deze functie is voornamelijk beschikbaar als u de Pro- of Pro Plus-versie van Microsoft Office gebruikt en IRM correct is geconfigureerd met uw licentie. Als deze functie ontbreekt, komt dit waarschijnlijk door licentiebeperkingen of ontbrekende invoegtoepassingen. Bovendien schakelen sommige bedrijfsconfiguraties IRM-functies uit om beveiligings- of beleidsredenen.

Als ik de IRM-functie gebruik, kunnen ontvangers mijn e-mail dan nog steeds doorsturen?

Helaas zeker niet 100%.Het verhindert voornamelijk het eenvoudig doorsturen vanuit Outlook, maar mensen kunnen de inhoud nog steeds kopiëren en plakken of screenshots maken. Want Windows moet het natuurlijk moeilijker maken dan nodig is. Toch is het een goed afschrikmiddel als iemand de beperkingen vergeet of negeert.

Soms blijven de rechten vreemd hangen bij de eerste poging of na een herstart. Vreemd, maar op sommige machines is een herstart van Outlook of het hele systeem nodig om de rechten correct in te stellen. Het is niet perfect, maar het is beter dan niets in een beheerde bedrijfsomgeving.

Samenvatting

Zorg ervoor dat IRM/Information Rights Management is ingeschakeld in uw Office-versie.
Gebruik de knop Rechten in Nieuw e-mailbericht > Opties.
Selecteer Niet doorsturen om het bericht te vergrendelen.
Als deze ontbreekt, controleer dan uw licentie, Office-versie en beheerdersinstellingen.
Bedenk wel dat het niet waterdicht is: mensen kunnen nog steeds een kopie maken of een screenshot maken als ze echt vastberaden zijn.

Afronding

Dit is geen wondermiddel, maar het is een goede stap als je je zorgen maakt over onbedoeld doorsturen of gewoon een extra beveiligingslaag wilt toevoegen voor gevoelige e-mails. Voor zakelijke omgevingen is het vaak de moeite waard om de IRM-instellingen te controleren met je IT-team als de zaken niet naar behoren werken. Ik weet niet zeker waarom het soms wel werkt en soms niet, maar het opnieuw opstarten van Outlook of het opnieuw instellen van machtigingen helpt soms. Hopelijk scheelt dit een paar uur aan het uitzoeken waarom de functie niet wordt weergegeven!