Bestanden scannen en bewerken in Microsoft Office op Android

Er zijn veel dingen die je kunt doen met de Office 365-app. Je hebt vrij eenvoudig toegang tot Excel, Word, PowerPoint, PDF en Formulieren. De app is ook handig voor snelle notities, gesproken memo’s en het scannen van documenten. Eerlijk gezegd is het een redder in nood wanneer je je fysieke bestanden kwijt bent of snel iets naar PDF moet converteren. De wegen kunnen moeilijk zijn als je niet altijd een scanner of scanner-app bij de hand hebt, dus met deze app in je achterzak maak je het leven makkelijker en blijven digitale kopieën geordend – voor het geval papier kwijtraakt of beschadigd raakt.

Een bestand scannen met de Office 365 Android-app

Als je de Office 365-app nog niet hebt geïnstalleerd, is deze vrij eenvoudig te downloaden via Google Play. Zodra de app is geïnstalleerd, open je de app en zoek je naar de grote knop ‘Maken’ rechtsonder. Dit is je toegangspoort tot allerlei snelle acties. Als je erop tikt, zie je opties, maar de grote knop bovenaan is voor het scannen van documenten. Dat is precies wat je zoekt.

Nadat je een foto van het papier hebt gemaakt, toont de app een voorbeeld. Mogelijk zie je ook afbeeldingen van andere bestanden die al in je opslag staan, wat handig kan zijn als je scans later wilt bewerken of combineren. Rechtsonder staat een camerapictogram. Tik erop om te wisselen tussen de camera aan de voor- en achterkant, of om de instellingen om te draaien als de belichting niet optimaal is of je papier scheef staat.

Niet helemaal tevreden over het resultaat? Tik onderaan op de optie Bijsnijden. Door de randen te verschuiven, kun je de delen die je niet nodig hebt, wegknippen. De app biedt zelfs bovenaan een optie om de randen na het scannen aan te passen – best handig als de randen ongelijk zijn of de scan niet perfect is. Ben je tevreden, tik dan rechtsonder op Bevestigen en de scan is definitief.

Vanaf daar kunt u uw document verder bewerken. Wilt u de opmaak wijzigen? Tik dan op de menuknop rechtsboven. De opties zijn onder andere:

• Afbeelding
• PDF
• Woord

Dit helpt je te kiezen welk formaat het beste werkt voor wat je wilt doen. Het pictogram boven de knop ‘ Gereed’ is belangrijk: hiermee kun je tekst/inhoud isoleren voor eenvoudig kopiëren, delen of doorzoeken. Bovendien kun je de bestandskwaliteit instellen (laag, gemiddeld of hoog), wat van invloed is op de grootte en helderheid. Onderaan vind je opties om lokaal of rechtstreeks in je OneDrive op te slaan. Zo blijven je bestanden gesynchroniseerd op al je apparaten.

Onder Opties vindt u nog meer tools: u kunt extra afbeeldingen toevoegen, filters toepassen, afbeeldingen opnieuw bijsnijden, afbeeldingen roteren of indien nodig verwijderen. Tik op het stippenmenu om toegang te krijgen tot functies zoals:

• Voeg meer afbeeldingen toe
• Filters
• Gewas
• Draaien
• Verwijderen
• Inkt (annotaties)
• Tekstoverlays
• Afbeeldingen opnieuw ordenen

Wanneer je klaar bent met scannen, verschijnen al je bestanden in het gedeelte Scans bovenaan. Als je het niet meteen ziet, veeg dan naar links om opties zoals PDF, Excel, enzovoort te vinden. Door op de drie puntjes naast elke scan te tikken, kun je het bestand delen als PDF of indien nodig verwijderen. Handig als je meerdere documenten of bonnetjes op één plek verzamelt.

Conclusie

Doordat je rechtstreeks naar Office 365 op Android kunt scannen, hoef je niet te rommelen met apps van derden als je liever binnen het Microsoft-ecosysteem blijft. Het is een beetje vreemd dat het al deze opties bevat in plaats van slechts een simpele scanner, maar ach – meer functies, meer controle. Ik weet niet zeker waarom het soms werkt, maar op sommige apparaten moest ik de app opnieuw openen of de telefoon opnieuw opstarten om alles goed te synchroniseren. Maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is het een prima hulpmiddel voor snelle digitale kopieën.

Samenvatting

• Installeer de Office 365-app via Google Play als u dit nog niet heeft gedaan.
• Tik op de knop Maken en selecteer bovenaan de scanoptie.
• Leg uw document vast, snijd het bij of pas het aan indien nodig.
• Kies uw formaat (PDF, Word, Afbeelding).
• Opslaan op apparaat of OneDrive.
• Gebruik de bewerkingshulpmiddelen om afbeeldingen te verbeteren of meer afbeeldingen toe te voegen.

Afronding

Past in je broekzak en je went er snel aan. De app maakt het eenvoudig om gescande documenten te maken, ordenen en delen zonder al te veel moeite. Het vervangt misschien geen speciale scannerhardware, maar voor on-the-fly gebruik werkt het prima. Hopelijk bespaart dit iemand een paar minuten of uren – wie weet? Soms werkt het gewoon wanneer je het het hardst nodig hebt.