Word 365を使って自動更新日付を挿入する方法

最新の日付が必要なテンプレートや文書を頻繁に更新している方にとって、Microsoft Word 365 でその作業を自動化すれば、かなりの手間を省くことができます。毎回日付を変更するのを忘れずに済むので、一度設定すればファイルを開くたびに自動的に更新されます。とても便利ですよね？しかし、これらのオプションがどこにあるかは必ずしも直感的ではありません。特に用語に慣れていない場合、メニューのパスが分かりにくかったり、混乱したりすることがあります。そこで、少しでもお役に立てればと思い、概要を説明しました。

Word 365で自動更新日付を挿入する方法

適切な場所を選択し、挿入メニューを開きます

まず、日付を挿入したい場所をクリックするか、カーソルを置きます。ヘッダー、フッター、あるいは本文のどこかでも構いません。次に、リボンの「挿入」タブを開きます。ここは、ページ番号、日付、図形など、あらゆる要素を挿入するためのメインの場所です。設定によっては、 「挿入」が上部のメニューバーの一番上に表示されている場合もあります。

クイックパーツにアクセスしてフィールドを挿入する

• 「テキスト」というグループを探してください。通常、「挿入」リボンの右側にあり、「スクリーンショット」や「ワードアート」などのオプションが表示されます。
• 「クイックパーツ」をクリックします。小さなボタンですが、ドロップダウン矢印になっている場合もあります。
• そこから「フィールド」を選択します。そう、あの小さくて隠れたオプションは、見落とされがちです。バージョンによっては「フィールド…」というだけになっている場合もあります。

日付のカテゴリと形式を選択します

• 新しいウィンドウで、「カテゴリ」というドロップダウンを探します。それをクリックして、「日付と時刻」を選択します。ファイルの作成日時を知りたい場合は、「作成日」を選択します。最終印刷日の場合は「印刷日」、最終保存日の場合は「保存日」を選択します。これらは、単に静的な日付を挿入するのとは少し異なり、選択した内容に基づいて自動的に更新されるフィールドです。
• その下に「日付形式」というボックスがあります。「2024年9月20日」「2024年9月20日」「9/20/24」など、さまざまなスタイルがリストされています。ドキュメントに最も適したものを選んでください。

完成させて動作を確認しましょう

• 「OK」をクリックします。カーソルがあった場所にフィールドが表示され、選択した形式で現在の日付が表示されます。
• プロのヒント：すぐに更新したい場合は、日付を右クリックして「フィールドの更新」を選択してください。Wordが自動的に更新されない場合に、この方法が役立つ場合があります。

すると、そのドキュメントを開くたびに、フォーマットに基づいて日付が現在の日付に更新されるはずです。なぜそうなるのかは分かりませんが、設定によっては、最初にフィールドの更新を手動で切り替える必要があるかもしれません。もちろん、後で強制的に更新したい場合は、右クリックして「フィールドの更新」を選択してください。確かに少し手間はかかりますが、毎回日付を手動で入力するよりはましです。

ああ、もし何らかの理由でこのプロセス全体がうまくいかなかったり、日付が更新されなかったりする場合は、Wordの設定でフィールドの自動更新がオフになっていないか確認してください。セキュリティやパフォーマンス上の理由から、無効になっている場合があります。ファイル > オプション > 表示で確認できます。

まとめ

• クイックパーツ > フィールドを使用して日付を挿入します。
• 作成日の場合はCreateDate 、最終保存日の場合はSaveDateなどの適切なカテゴリを選択します。
• 形式を選択して「OK」をクリックすると、自動更新が行われます。

まとめ

このちょっとしたコツは、とてもシンプルですが、つい忘れてしまいがちです。機種によっては完璧に動作しますが、他の機種では手動でアップデートしたり、オプションを調整したりする必要があるかもしれません。それでも、一度設定してしまえば、入力の手間を大幅に省き、手間をかけずに文書の見栄えを良く保つことができます。これは私が見た複数の設定でうまくいった方法なので、他の機種でも同じように機能することを願っています。