Wordでマクロを作成してタスクを自動化する方法
マクロは、特にWordで同じ操作を頻繁に行う場合、本当に助かるツールです。手動で複数の手順を繰り返したり、狂ったようにクリックしたりする代わりに、マクロを一度記録しておけば、必要な時にボタンまたはキーボードショートカットを使って実行できます。完全に万能というわけではなく、ショートカットやボタンの設定が面倒に感じることもありますが、コツをつかめば作業がスピードアップします。繰り返し作業のせいでワークフローが遅くなっていると感じたことがあるなら、マクロの作成方法を学ぶことで、作業がずっと楽になるかもしれません。ただし、文書に複雑な書式設定があったり、古いバージョンのWordを使っている場合は、マクロがうまく動作しない場合があります。しかし、ほとんどの場合、マクロは非常に安定しています。そこで、いくつかの方法を順にご紹介します。1つの方法では、クイックアクセスツールバーにボタンを配置し、もう1つの方法ではキーボードショートカットを割り当てます。クリックとショートカットのどちらを好むかによって、どちらも便利な方法があります。
Wordでマクロを修正または作成する方法：2つの主なアプローチ
方法1 – ボタンを使ってWordでマクロを作成する方法
この方法は、指先ですぐにアクセスしたい場合に適しています。マクロはクイックアクセスツールバーにボタンを作成するので、クリックするだけで実行できます。操作を記録するため、少し手順が長くなりますが、一度設定すればすべてのWord文書に表示されるので非常に便利です。設定によっては、ボタンが表示されるまでに何度か試行する必要があるか、Word、あるいはPC全体を再起動する必要があるかもしれません。Windowsは時々、動作が不安定になるという奇妙な性質があります。とにかく、この方法を使う主な理由は、視覚的な方法を好み、毎回キーボードショートカットを覚えたくない場合です。
ステップ1：「表示」>「マクロ」>「マクロの記録…」を選択します。これは上部のリボンにあります。マクロの記録を開始する最も簡単な方法です。
ステップ2：マクロにわかりやすい名前を付けます。次に、「ボタン」オプションをクリックします。マクロの保存先が「すべてのドキュメント（Normal.dotm）」に設定されていることを確認してください。これにより、マクロは1つのファイルに保存されるのではなく、どこからでもアクセスできるようになります。複数のマシンを切り替えたり、複数のドキュメントを扱う場合に非常に便利です。
ステップ3：ダイアログがポップアップ表示されます。左側に新しいマクロ名、右側にクイックアクセスツールバーで使用できるボタンが表示されます。マクロを選択し、「追加 >>」をクリックします。矢印ボタンを使ってボタンの表示位置を調整できます。問題がなければ、「OK」をクリックします。
ステップ4：これで、Wordでの操作がすべて記録されます。必要な書式設定や操作をすべて実行してください。ただし、マウスでテキストを選択した場合、マクロ記録機能はそれをスキップする可能性があることに注意してください。必要に応じてキーボードコマンドを使用してください。完了したら、ツールバーの「マクロ」をクリックし、 「記録の停止」を選択します。
ステップ5：出来上がり！クイックアクセスツールバーに新しいマクロボタンが表示されます。クリックすると、記録した操作が実行されます。複雑な書式設定や特定のフォントを使った操作の場合は多少の不具合を感じるかもしれませんが、全体的には非常にうまく機能します。
方法2 – キーボードショートカットを使ってWordでマクロを作成する方法
私のようにツールバーがごちゃごちゃするのが嫌なら、キーボードショートカットを使うのが良いでしょう。ショートカットを設定すれば、ワークスペースを乱雑にすることなく、一つのキーの組み合わせで様々な操作ができるようになります。ただし、Wordはよく使われるショートカットと競合することがあるので、独自のショートカットを選んでください。手順はWordとほぼ同じで、記録、割り当て、テストです。通常、一部のシステムではショートカットがすぐに登録されないことがあります。少しイライラしますが、一度使えるようになってしまえば、それだけの価値はあります。
ステップ1 ： 「表示」>「マクロ」>「マクロの記録…」に進みます。前と同じように、記録を開始する場所です。
ステップ2：マクロに名前を付け、必要に応じて説明を追加し、「キーボード」ボタンをクリックします。マクロの保存先が「すべてのドキュメント（Normal.dotm）」に設定されていることを確認してください。これにより、マクロはグローバルに利用可能になります。「OK」をクリックします。
ステップ3 ： 「新しいショートカットキーを押す」フィールド内でカーソルが点滅しているはずです。「」など、デフォルトで使用されていないキーの組み合わせを押しますCtrl + Shift + Y。Wordの組み込みコマンドを上書きしないようにするには、チェックボックスをオンにします。準備ができたら、「割り当て」を押します。
ステップ4：これでマクロ記録ウィンドウに戻ります。マクロを実行したい手順を実行します。完了したら、「マクロ」をクリックし、「記録を停止」をクリックします。
ステップ5：割り当てたショートカットをテストします。マクロが実行され、うまく動作すれば、問題ありません。うまく動作しない場合は、別のショートカットを選択するか、他のプログラムや既存のWordコマンドとの競合がないか確認してください。
正直なところ、これらの設定は時々バグが発生することがあります。例えば、ショートカットが最初は登録されなかったり、実行はできても正しく動作しなかったりします。設定によっては、Word や PC を再起動するだけで解決する場合もありますが、ほとんどの場合、どのような競合が発生しているかを一度把握すれば、簡単に解決できます。