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Windows 11でOutlookメールをPDFに変換する方法

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PDF（Portable Document Format）は、ドキュメントの共有やアーカイブ化によく使われるフォーマットです。あらゆるOSでサポートされているため、非常に汎用性が高く、フォーマットもそのまま維持されます。そのため、多くの人が重要なメールや文書をPDFとして保存しています。しかし、Windows 11のOutlookアプリ（新バー​​ジョンとクラシックバージョンの両方）には、標準で「PDFとして保存」というオプションがありません。しかし、Windows 11には、あらゆるメールや文書をPDFとして保存できる機能が組み込まれており、使い方さえ覚えてしまえば驚くほど簡単です。

メールをPDFとして保存すると、通常、件名と本文に加え、送信者と受信者のメールアドレスが含まれます。ただし、この方法では添付ファイルは埋め込まれませんので、必要に応じて別途保存する必要があります。また、デフォルトのPDFにはパスワード保護が付いていません。機密情報が含まれている場合は、7-ZipなどのツールやMicrosoft WordなどのPDFエディターを使用して、後で暗号化することをお勧めします。

以下にその方法を簡単に説明します。

Windows 11のOutlookアプリでメールをPDFとして保存する方法

まず最初に覚えておくと良いのは、PDF形式で保存すると添付ファイルが含まれなくなることです。重要なファイルが添付されている場合は、それも手動で保存してください。また、少し奇妙に思えますが、「印刷」という方法が最も効果的な回避策です。基本的に、メールを紙ではなくPDFファイルに印刷することになります。便利ですが、最初はあまり分かりにくいかもしれません。

WindowsのPDF印刷機能を使用してメールを保存する

  • Outlookの新規またはクラシックアプリを起動します。多くの人が、内蔵のメールアプリだけだと思い込んでしまい、ここで行き詰まってしまうのですが、Outlookをお使いの場合は、スタートメニューか検索で見つけることができます。アプリがインストールされていない場合、または従来のバージョンをご希望の場合は、別途インストールするか、Windows 11にOutlook Classicをインストールするガイドに従う必要があるかもしれません。
  • 保存したいメールを開く：そのメッセージに移動し、完全に開きます。設定によってはプレビューが表示される場合もありますが、ダブルクリックするだけで別ウィンドウで開きます。
  • 印刷コマンドを起動します。 「その他の操作」アイコン（3つの点）をクリックして「印刷」を選択するか、直接クリックすることでアクセスできますCtrl + P。印刷ダイアログにプリンターリストが表示されるので、「Microsoft Print to PDF」を選択します。これは、Windowsに標準装備されている、紙ではなくPDFファイルに「印刷」する方法です。
  • レイアウトを設定して印刷します。印刷の向きやその他のレイアウトオプションを選択します。特に複数ページのメールの場合は、必要なページが選択されていることを確認してください。印刷ボタンを押します。
  • PDFを保存します。「印刷出力を名前を付けて保存」ダイアログがポップアップ表示されます。ここで保存先フォルダ（デスクトップ、ドキュメントなど）を選択し、わかりやすい名前を付けます。「保存」をクリックすると、メールがPDFファイルに変換されます。簡単ですよね？まあ、簡単と言ってもいいでしょう。なぜかは分かりませんが、設定によっては、印刷オプションが正しく表示されるようにアプリを再起動する必要があります。Windowsはそういう風に不安定なところがあります。

一つ注意しておきたいのは、この方法ではPDFにパスワード保護がかからないということです。高度なセキュリティが必要な場合は、7-Zipなどのサードパーティ製ソフトウェアでPDFを暗号化するか、Microsoft WordなどのPDFエディター（これもパスワード保護が可能です）の使用を検討してください。

Windows 11 の Outlook Classic から保存する

  • Outlook Classic を開くには、検索またはスタートメニューから起動します。インストールされていない場合は、Windows 11 に Outlook Classic をインストールする方法を調べてみてください。チュートリアルがたくさんあります。
  • PDF に変換したいメールを開きます。クリックすると、専用のウィンドウがポップアップ表示されます。
  • [ファイル]メニューに移動して[印刷]を選択します。以前と同じ印刷オプションが表示されます。
  • プリンターとして[Microsoft Print to PDF]を選択します。次に[印刷]をクリックします。
  • 特定のページまたは特定の部分のみを保存する場合: [印刷オプション]リンクをクリックしてページを選択するか、印刷可能な添付ファイルを含める場合は [添付ファイルを印刷する] オプションを選択します。
  • 保存場所を選択して「保存」をクリックします。PDFは指定した場所に保存され、Chrome、Edge、またはその他の PDF ビューアーで開く準備が整います。

豆知識：新しいOutlookと同様に、このメールソフトでも印刷可能な添付ファイル以外は受信されません。また、パスワード保護もされていません。セキュリティを重視する場合は、後処理が必要になります。

正直言って、PDF印刷のコツさえつかめば、驚くほど簡単です。高価なアドオンやサードパーティ製のツールは必要ありません。Windowsの組み込み機能がほとんどの面倒な作業をこなしてくれます。ただし、印刷オプションがうまく動作しない場合にアプリを再起動しなければならない、複数ページのメールが完璧に印刷されないといった、いくつかの問題が発生することを覚悟しておいてください。