Windows、Mac、iPadでExcelの自動保存を有効にする方法

Excelの作業内容を失わないようにする方法 – 自動保存のヒント

大きな Excel シートでの作業は、アプリがクラッシュしたり、ラップトップが予期せずシャットダウンしたりするまでスムーズに感じることがあります。その作業がすべて消えてしまうことを考えると、ちょっと気が狂いそうになります。幸いなことに、Microsoft は Office 365 ユーザー向けに自動保存機能を追加しました。この機能は、クラウドに保存されたファイルで作業しているときに進行状況を自動的に保存します。しかし、特に異なるデバイス間でこの機能を正しく動作させるのが難しく、適切にオンにする方法さえ知らない人も少なくありません。このスニペットは、必要なことを明確にするのに役立ちます。もちろん、Windows と Office では、必ずしもそれほど簡単に正気を保てるとは限らないからです。正しいセットアップが行われており、そもそもクラウド ファイルで作業しているという条件で、自動保存によって多くの頭痛の種を省くことができます。すべてをローカルで実行している場合や、古いバージョンの Excel を使用している場合は諦めてください。自動保存は行われません。しかし、安心したい場合は、Windows、Mac、さらにはiPadやiPhoneで自動保存を機能させる方法の概要を次に示します。

Windows 11と10でExcelの自動保存を有効にする方法

まずは正しいバージョンを入手する

Excel の自動保存機能は、公式ソースからインストールされた Microsoft 365 サブスクリプション版の Excel を使用している場合にのみ有効になります。Excel 2016 以前のバージョンはこの機能をサポートしていないため、使用しないでください。基本的には、次の手順を実行する必要があります。- Office 365 アカウントでOffice.comにログインします。- アカウント ダッシュボードにアクセスし、「Office のインストール」ボタンを探して、Microsoft 365 アプリを選択します。- 最新の Office スイートをダウンロードしてインストールします。幸いなことに、インストーラーは通常、以前のバージョンを認識し、必要に応じてアップグレードします。

クラウドにファイルを保存する

ファイルが OneDrive または SharePoint 上にある場合、自動保存はほぼ自動的に有効になります。そのため、シートをそこに保存してください。 – Excel 内から、[ファイル]タブ > [名前を付けて保存]をクリックします。 – OneDriveまたはSharePointの下で、フォルダーを選択するか、新しいフォルダーを作成します。私のセットアップの 1 つでは、サイト内に「ドキュメント」フォルダーがあり、整理されていることがわかりました。 – 必ずファイルに名前を付け、ファイルの種類を確認してください (Excel ブックが既定値です)。 – [保存]をクリックします。完了です。すべてがうまくいけば、ファイル名の横にチェックマークの付いた小さなクラウド アイコンが表示されます。これは、ファイルが安全に保存され、自動保存がバックグラウンドで実行されることを意味します。

自動保存をオンにする

クラウドに保存されると、自動保存のトグルはデフォルトでオンになるはずです。しかし、時々オンにならないことがあります。- 左上隅、ファイル名の横にある緑色のトグルを確認してください。オフになっている場合はオンにしてください。- 自動保存がオンになっている場合、ファイルは数秒ごとに保存され、そのことを確認する小さなメッセージが表示されます。- 設定によっては、Excel または PC を再起動しないと動作しない場合があります。注: 「ファイルをアップロードしてください」というメッセージが表示される場合、通常はファイルがまだクラウド上にないか、アプリが正しく接続できないことが原因です。ポップアップを閉じて再度アップロードまたは正しく保存するか、インターネット接続を確認する必要がある場合があります。

設定で自動保存が有効になっていることを確認する

それでも自動保存が自動的にオンにならない場合は、次の手順に従ってください。 – 「ファイル」 > 「オプション」に移動します。 – 「保存」タブで、「Excelで既定でクラウドに保存されているファイルを自動保存する」チェックボックスがオンになっていることを確認します。 – 念のため、Excelを再起動してください。特にアップデート後やネットワークのトラブル発生後は、Officeが一部の設定をリセットすることがありますので、念のため確認することをお勧めします。

Mac (macOS) で自動保存を有効にする方法

Macで自動保存を設定する方法は、Windowsとほぼ同じです。 – Excelを開き、ファイルを作成または読み込みます。 – Windowsと同じように、 OneDriveまたはSharePointに保存します。 – 保存すると、左上（ファイル名の近く）に「自動保存」というトグルスイッチが表示されます。これをオンにすると自動保存が有効になります。 – 自動保存が表示されない場合は、Officeアプリが最新バージョンに更新されていることを確認してください。Macは常に最新の情報に追いつく傾向があります。もちろん、ファイルがクラウドに保存されていることを確認してください。ローカルファイルには、この魔法のような自動保存機能は適用されません。

iPadとiPhoneでの自動保存

モバイルでは、自動保存は非常に便利ですが、さらに簡単です。 – Excelアプリを開きます。 – OneDriveまたはSharePointフォルダーに直接ファイルを保存または新規作成します。 – ファイルがクラウドに保存されると、上部にチェックマーク付きのクラウドアイコンが表示されます。 – 「自動保存」というトグルボタンがあります。オンにするだけで、すべての変更が自動的にプッシュされます。 – 自動保存を停止したい場合は、トグルボタンをオフにします。モバイルアプリは整理されていることが多いため、クラウドに保存した後は自動保存がほぼ「そのまま使える」状態になります。

自動保存のよくあるトラブルとその原因

「ファイルをアップロードするだけ」プロンプト

このポップアップは少し煩わしいですが、よく表示されます。ファイルがまだクラウドに保存されていない場合、またはOfficeがクラウド上の場所を認識していない場合に表示されます。 – 「閉じる」をクリックしてファイルを再保存し、OneDriveまたはSharePointフォルダーを選択してください。 – Excelを終了して再起動すると、接続がリセットされることがあります。

「保存」ではなく「コピーを保存」

自動保存を有効にすると、従来の「名前を付けて保存」オプションは消え、「コピーを保存」に置き換わります。 – これは正常な動作です。必要に応じて複数のバージョンを保存しておくことができます。 – 必要に応じて、クラウド ストレージで元のバージョンまたは以前のバージョンをいつでも見つけることができます。 – 保存場所を変更すると問題が発生するため、異なるバージョンがあちこちに散らばることを望まない限り、フォルダーをランダムにシャッフルしないでください。

最後に

Excelで自動保存を有効にするのは、それほど難しいことではありません。クラウドストレージに正しく設定すれば、自動的に保存されるはずです。しかし、自動保存がうまく機能しなかったり、クラウドの保存場所を保存し忘れたりして、再びパニックに陥ることもあります。設定をもう一度確認し、Officeアプリを最新の状態に保ち、ファイルをOneDriveまたはSharePointに保存するだけで十分です。これで、誰かのやり直し作業が数時間短縮されることを願っています。もしもっと良い方法を見つけたら、ぜひ共有してください。より多くの人が自動保存を正しく使えば、データ損失の苦しみから解放されるからです。