Outlook 365でメール署名を作成する方法

Microsoft Outlookでメール署名を追加するのは非常に簡単ですが、特に企業環境では、設定が反映されなかったり、上書きされたりすることがあります。署名が頻繁に消えたり、予期せず変更されたりする場合は、IT部門がデフォルトの署名ポリシーを設定していないか確認することをお勧めします。これはチーム全体の一貫性を保つために行われることが多いのですが、個人的な趣向を加えたい場合は、非常に面倒な作業になることがあります。そうでない場合は、Windows、Mac、モバイル、Webなど、使用するプラットフォームごとに設定を微調整する場所を把握することが重要です。

さまざまなプラットフォーム上のOutlookで電子メール署名を追加または修正する方法

Windows Outlookクライアントから

これは定番の方法です。おそらく既にご存知かと思いますが、署名が表示されない場合や、完全に間違っている場合は、もう一度確認することをお勧めします。[ファイル] > [オプション] > [メール] > [署名…]に移動します。ここで、新しい署名を作成したり、既存の署名を編集したりできます。一貫性を保つために、正しいメールアカウントを設定し、新規メールと返信/転送メールに署名を割り当ててください。署名は保存されたように見えても、再起動時や次のメールでは消えてしまうことがあります。Windowsでは、特に複数のアカウントを使用している場合は、各メールアカウントに正しい署名が割り当てられているかどうかを確認することも重要です。

Outlook 365 (Web) から

このバージョンは少し癖があります。Outlookオンラインにログインしたら、右上の歯車アイコン⚙️をクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」を選択します。 「メール」>「作成と返信」に進みます。署名を入力するボックスが表示されます。 「保存」をクリックするのを忘れると、古い署名が再び表示されてしまうことが多いので、必ずクリックしてください。Webインターフェースでは、保存せずにブラウザやセッションを切り替えると、変更の適用が遅れたり、正しく保存されなかったりすることがあります。

Outlook Web Access (OWA) から

OWA経由でOffice 365をご利用の場合も、手順は同様です。ログインし、歯車アイコンをクリックして「オプション」を選択し、「メール」>「レイアウト」>「メール署名」を選択します。署名ボックスをオンにして詳細情報を入力し、すべてのメールに署名を自動的に追加したい場合はチェックボックスをオンにします。保存を忘れないでください。設定によっては、明示的にチェックを入れない限り、返信や転送には適用されない場合がありますので、ご注意ください。

Mac版Outlookから

これは少し違います。Outlookを開き、「Outlook」>「環境設定」>「署名」に進みます。 +ボタンで新しい署名を作成したり、既存の署名を編集したりできます。「デフォルトの署名」領域で、該当するメールアカウントに署名を割り当ててください。正しく保存しなかった場合、またはOutlookがデフォルトで正しい署名を使用するように設定されていない場合、Macは設定を忘れてしまうことがあります。一部のマシンでは、変更がすぐに反映されない場合があります。変更を有効にするには、Outlookを再起動する必要があります。

AndroidおよびiPhoneモバイルアプリから

これは驚くほどシンプルですが、きちんと保存しないとすぐに失敗してしまいます。Outlookアプリを開き、ハンバーガーメニュー（左上のアイコン）をタップし、下部にある歯車アイコン⚙️をタップして設定を開きます。メールアカウントを選択し、「署名」をタップします。ここで好きなように入力できますが、 「完了」または「保存」をタップし忘れると署名は保存されません。また、一部の企業アカウントでは、モバイル署名が独自の署名で上書きされる可能性があるため、変更が期待どおりに適用されない場合はITチームに確認してください。

署名の問題を解決するための追加のヒント

場合によっては、設定ではなく環境に問題があることがあります。プロファイルの破損やキャッシュの不具合があると、Outlook の動作が不安定になることがあります。署名が頻繁にリセットされる場合は、キャッシュをクリアするか、新しいプロファイルを作成してみてください。例えば Windows では、署名ファイルを削除して最初からやり直すことができます%APPDATA%\Microsoft\Signatures。また、Office が最新版であることを確認してください。バージョンが一致していないと同期の問題が発生する可能性があります。Grammarly などの同期サービスやメール署名プラグインを使用している場合は、一時的に無効にして、問題が発生していないか確認してください。

まとめ

• 組織で署名ポリシーが実施されているかどうかを確認し、実施している場合は IT 部門に問い合わせてください。
• 各プラットフォームで署名設定を再確認し、編集後は必ず保存をクリックしてください。
• 複数の電子メール アカウントを使用している場合は、各電子メール アカウントに正しい署名が割り当てられていることを確認します。
• 設定が保持されない場合には、Outlook またはデバイスを再起動してください。
• 問題が解決しない場合は、キャッシュをクリアするか、新しいプロファイルを作成してみてください。

まとめ

メール署名を正常に動作させるのは、特に企業環境では、まるで幽霊を追いかけるような作業です。しかし、上記の手順に従えば、ほとんどの場合、設定を確認し、上書きされないようにするだけで済みます。とはいえ、再起動やキャッシュのフラッシュを行わないとOutlookが変更を保存または適用しないことがあるのは少し奇妙です。Windowsは、すべてを必要以上に複雑にしているようです。これで誰かの時間が少しでも短縮されることを願っています。メール署名の操作は、それほど面倒な作業であってはなりません。