Outlookを使用して投票メールを送信する方法
Outlook 365でメールの受信者から直接投票をもらったことはありますか？意外と簡単ですが、初めて使ったり、何かトラブルに見舞われたりした経験がある方は、最初は少し戸惑うかもしれません。基本的には、メールに投票オプションを埋め込むだけで、受信者はボタンをクリックするだけで済みます。返信メールを送ったり、分かりにくい手順を書いたりする必要はありません。誰もが簡単に意見を投票できるようにすることで、Outlookで結果がきれいに整理されます。ちなみに、これらの手順はデスクトップアプリでもWeb版でも有効ですが、特殊なクライアントや古いバージョンをお使いの場合は、状況が異なる場合があります。
Outlook 365で投票ボタンを送信する方法
新しいメッセージを開始してオプションを選択してください
- Outlook 365を開き、新しいメールを作成し、メッセージウィンドウ上部の「オプション」タブを開きます。通常は「メッセージ」または「テキストの書式設定」の隣にあります。
- 「投票ボタンを使用する」をクリックします。すると、承認/拒否やはい/いいえなどのいくつかの事前設定された選択肢を含むドロップダウンメニューが開きます。
投票オプションを選択するか、カスタムオプションを作成します
- デフォルトのオプションから1つ選択するか、独自のオプションを作成したい場合は「カスタム…」を選択してください。 「カスタム…」を選択すると、ダイアログがポップアップ表示されます。
- 「投票ボタンを使用する」欄に、選択肢をセミコロンで区切って入力してください。例えば、「選択肢1;選択肢2;多分」のように、質問の内容に合った選択肢を入力してください。
- 完了したら「閉じる」をクリックしてください。これでメールの送信準備はほぼ完了です。
ちょっとしたヒント：カスタムオプションの設定を忘れる方がいらっしゃいますので、送信する前に設定が適切かどうかを確認してください。また、設定によっては、受信者がOutlookでメールを開いたときにのみ投票ボタンが表示され、他のクライアントでは表示されない場合があります。
メールを送信して返信を待ちます
- 通常通りメッセージを入力してください。準備ができたら、通常通り送信してください。
- 受信者がOutlookでメールを開くと、上部のリボンに「投票」ボタンが表示されます。クリックすると、設定した投票オプションがポップアップ表示されます。簡単です。
一部のシステムや設定では、投票ボタンがすぐに表示されない、または動作が不安定になる場合があります。Outlookを再起動するか、キャッシュをクリアすると改善する場合があります。もちろん、Outlookは必要以上に操作を難しくする場合もあります。
投票結果の閲覧方法
- 送信済みフォルダーに移動し、メッセージを開いて、リボン ツールバーの[追跡]をクリックします。
- 誰が投票し、どのような選択肢を選んだかが表示されます。迅速な意思決定やフィードバックの収集に便利です。
ただし、メッセージが別のメールクライアントやモバイル端末で開かれた場合、追跡が完全に機能しない可能性があることにご注意ください。受信者がOutlookでボタンをクリックしなかった場合も同様です。Outlookをアクティブに使用した場合のみ、追跡が記録される場合もあります。
よくある質問
送信後に投票オプションを変更したい場合はどうすればいいですか?
残念ながら、メール送信後は投票ボタンを編集することはできません。最善策は、フォローアップメールを送信し、対応策を説明するか、新たな投票をお願いすることです。
投票ボタンの外観をカスタマイズできますか?
それほどではありません。ほぼ標準化されています。フォーマットやスタイルをより細かく制御したい場合は、オンラインツールを使ってカスタムアンケートを作成し、リンクを埋め込む必要があるかもしれませんが、それは全く別の話です。
まとめ
次回グループからすぐにフィードバックが必要な時に、これで少しでも頭を悩ませなくて済むといいですね。投票ボタンの使い方に慣れれば、複雑なアンケートやサードパーティ製アプリは不要です。もちろん完璧ではありませんが、参加者に手動で投票をお願いするよりはずっと楽です。
まとめ
- 新しいメールを開き、[オプション]に移動します。
- 投票ボタンを使用するを選択します。
- プリセットを選択するか、オプションをカスタマイズして閉じます。
- 送信すると、受信者がOutlook で開いたときに投票ボタンが表示されます。
- 応答を表示するには、送信したメッセージの追跡を確認してください。
幸運を祈ります。これであなたの生活が少し楽になることを願います。必要以上に難しくする必要はありませんよね?