Outlookで連絡先リストを共有する方法

Outlookで作成したローカルの連絡先リスト（配布リスト）を共有しようとした際に、プレーンテキスト化せずに送信する方法に困った経験があるなら、この記事が役に立つはずです。ここでの主な目標は、Outlookの連絡先グループを、他のユーザーの受信トレイに簡単にインポートまたは保存できる方法で送信することです。特に、相手がOutlookを使っていない場合でも、簡単にインポートまたは保存できるようにすることです。つまり、シンプルで使いやすく、機能的にしたいということです。この記事では、多くの人にとって依然として最も一般的なWindowsデスクトップアプリを使って、これを実現する手順を説明します。

Outlookが独自の方法で連絡先リストを処理するため、このプロセスは「転送」ボタンを押してうまくいくことを祈るほど単純ではない場合があります。重要なのは、「グループ転送」機能を使うことです。この機能は、すべてをきちんとまとめ、多くの場合Outlookの連絡先として保存し、受信者が直接インポートしたり、自分の連絡先にドラッグしたりできます。ほとんどの社内共有にはこれで十分ですが、最大限の互換性が必要な場合（Gmailや他のメールクライアントなど）、vCardなどの形式を使う必要があるかもしれません。設定によっては少し扱いに​​くいと感じるかもしれませんが、一度慣れてしまえば、かなり信頼できます。

Outlookで連絡先リストまたは配布グループを送信する方法

適切な場所からアドレス帳を開く

• ホームタブを押します。次に、アドレス帳を開きます。または、 を押すだけですCTRL + SHIFT + B。メニューをスキップしたい場合、このショートカットはまさに救世主です。アドレス帳ウィンドウ全体を素早く開きます。

はい、この部分は簡単です。ただし、Outlookのインターフェースは時々驚くようなものなので、正しい場所にいることを確認してください。

共有したい連絡先グループを見つけて開きます

• 必要な配布リストまたは連絡先グループを見つけて、ダブルクリックして開きます。アドレス帳に表示されない場合は、デフォルトの連絡先フォルダを確認してください。

ここが少し不安定なところです。グループが直接表示されない場合があります。その場合は、まずリストをエクスポートする必要があるかもしれませんが、Outlook内での単純な共有であれば、このように開くだけで問題なく動作するはずです。

グループ転送機能を使用する

• グループウィンドウの下にある「連絡先グループ」タブ（またはメインリボン）に移動し、「グループを転送」を探します。それをクリックします。小さなメニューにオプションが表示されます。
• 「Outlook の連絡先として」を選択します。これにより、グループ全体が Outlook の連絡先ファイルにラップされます。
• 受信者がOutlookを使用していない場合（GmailやApple Mailなど）、インターネット形式（vCard）を選択することを検討してください。これにより、グループがvCardとしてエクスポートされ、他の場所にインポートしやすくなります。

なぜこれが重要なのでしょうか？Outlookの連絡先として転送すれば、相手はドラッグ＆ドロップで簡単に連絡先に転送できます。vCardオプションを使うと互換性が高まりますが、手動でインポートする場合は少し手間がかかります（保存したvCardを連絡先アプリにドラッグするか、インポートオプションを使用します）。設定によっては、グループが正しく保存されていないと「グループを転送」ボタンが機能しなかったり、グレー表示になったりすることがありますので、事前にリストが正しく保存されていることを確認してください。

仕上げと配布

• フォーマットを選択すると、選択した形式に応じて連絡先情報が添付または埋め込まれたメールの下書きが表示されます。メッセージを書き、受信者を追加して送信してください。

メールの見た目が少しありきたりな場合もありますが、機能的には問題ありません。受信者は、Outlookの連絡先または送信されたvCardを受け取ります。そのファイルをOutlookの下部にある連絡先リストにドラッグするか、手動でインポートできます。

グループを Outlook にすばやく追加したい場合は、添付された連絡先を [連絡先]セクションにドラッグするか、[ファイル] > [インポート] > [vCard のインポート]の順に選択します。

追加のヒント: 再利用のためにこれを保存する方法

• この連絡先リストを頻繁に共有する必要がある場合は、.pstファイルとしてエクスポートするか、vCardを安全な場所に保存することを検討してください。そうすれば、毎回同じ手順を繰り返す必要がなくなります。
• エクスポートするには、「ファイル」>「開くとエクスポート」>「インポート/エクスポート」に移動し、「ファイルにエクスポート」を選択して「Outlookデータファイル（.pst）」を選択します。共有には必ずしも必要ではありませんが、バックアップには便利です。

全体的に見て、特にOutlookがうまく動作しなかったり、グループが正しく保存されなかったりする場合は、直感的な操作とは言えませんが、連絡先グループをそのまま維持し、他の場所に簡単にインポートできるようにするには、おそらく最善の方法でしょう。少しの忍耐と、クリックする場所を知るだけで、大きな違いが生まれます。

まとめ

• ホームタブ >アドレス帳を開きます。
• 共有したい連絡先グループを見つけて開きます。
• [グループを転送]をクリックし、 [Outlook の連絡先として]または[インターネット形式 (vCard)]を選択します。
• 電子メールを送信すると、受信者は連絡先リストをドラッグまたはインポートできます。

まとめ

Outlookは時々挙動がおかしくなり、連絡先グループの転送が思ったほど簡単ではないこともありますが、これらの手順に従えば、ほとんどの環境で問題なく動作します。特別なことは何もしなければ、同じ環境内、またはvCardを扱えるユーザーとグループを共有する確実な方法です。完璧ではありませんが、目的は達成できます。この方法が、誰かの手入力や面倒なコピー作業の負担を軽減するのに役立つことを願っています。