Outlookでメール転送を無効にする方法

Microsoft Outlookでメール受信者がメッセージを転送できないようにするのは、完全に安全とは言えませんが、状況によっては便利です。少し奇妙に感じるかもしれませんが、この機能は主にMicrosoft Exchange Serverを使用している企業環境で動作します。Gmail、Yahoo!メール、その他の無料サービスを利用している相手にメールを送信する場合、相手はメッセージを転送したりコピー＆ペーストしたりすることができます。それでも、特に転送をあまり簡単にしたくない場合は、かなりの抑止力になります。

Outlookでの設定方法をステップバイステップでご紹介します。社内で機密性の高いメールを送信するだけなら、この機能は便利かもしれません。ただし、受信者のメールクライアントがIRM（Information Rights Management）に対応していない場合は、あまり意味がありませんのでご注意ください。また、適切なライセンスやアドインをインストールしていない通常のOffice環境では、これらの権限が表示されない場合があります。そのため、お使いの環境で正常に動作することを願っています。

Outlookで転送を無効にする方法

権限が利用可能かどうかを確認し、IRM を適用する

• 「新しいメール」ボタンをクリックして、新しいメールの作成を開始します。
• 上部のリボンの[オプション]タブに移動します。
• 「権限」をクリックします。この項目が表示されない場合は、Officeのバージョンまたは管理者の制限により、権限が失われている可能性があります。ドロップダウンで「転送不可」などのオプションを探してください。
• 「アクセス許可」ボタンがグレー表示または表示されない場合は、まずRights Managementサーバーに接続する必要がある可能性があります。これを行うには、 「ファイル」>「オプション」>「セキュリティセンター」>「セキュリティセンターの設定」>「Rights Management」（またはIRM設定）に進みます。場合によっては、Officeライセンスまたは管理者の支援を通じてこの機能を有効にする必要があります。
• 一部の設定では、「Rights Management Serversに接続してテンプレートを取得」をクリックすると、権限機能が有効になります。この機能が利用可能な場合はクリックしてください。インストールが完了すると、「権限」の下に「転送不可」オプションが表示されます。
• メールを終了する前に、「転送しない」を選択してください。
• メッセージを完成させて送信してください。受信者はこのメールを直接転送することはできません。

管理者向け: IRM サーバー全体の有効化

• 管理ポータルにログインします。
• [ツール] > [サービスとアドイン]に移動します。
• Microsoft Azure Information Protectionを探し、クリックして管理し、まだ有効になっていない場合はサービスを有効にします。通常、有効にするためのトグルまたはボタンがあります。
• いくつかの確認手順に同意するように求められる場合がありますが、そのまま進んでください。
• 構成後、クライアント マシンで Outlook を再起動すると、IRM がアクティブになります。

よくある質問

Outlook で「アクセス許可」オプションが消えたり、グレー表示のままになったりするのはなぜですか?

この機能は、Microsoft Office の Pro または Pro Plus 版をご利用で、ライセンスで IRM が正しく設定されている場合にご利用いただけます。この機能が利用できない場合は、ライセンス制限またはアドインの不足が原因と考えられます。また、企業によっては、セキュリティやポリシー上の理由から IRM 機能が無効になっている場合があります。

この IRM 機能を使用した場合でも、受信者はメールを転送できますか?

残念ながら、100%ではありません。Outlookからの直接的な転送は主に阻止しますが、コンテンツをコピー＆ペーストしたり、スクリーンショットを撮ったりすることは可能です。当然ながら、Windowsは必要以上に困難にする必要があるからです。それでも、誰かが制限を忘れたり無視したりするのを防ぐには良い抑止力になります。

初回の試行時や再起動後に、権限設定がおかしな形で保持されることがあります。おかしな話ですが、一部のマシンでは、権限設定が正しく適用されるにはOutlookまたはシステム全体の再起動が必要になることがあります。完璧ではありませんが、管理された企業環境で作業する場合、何もないよりはましです。

まとめ

• お使いの Office バージョンで IRM/Information Rights Management が有効になっていることを確認してください。
• [新しい電子メール] > [オプション]の[権限]ボタンを使用します。
• メッセージをロックするには、「転送しない」を選択します。
• 見つからない場合は、ライセンス、Office のバージョン、管理者設定を確認してください。
• 覚えておいてください、これは絶対確実ではありません。本当に決心すれば、人々は依然としてコピーやスクリーンショットを撮ることができます。

まとめ

これは魔法の解決策ではありませんが、誤って転送してしまうのが心配な場合や、機密メールの保護を強化したい場合には、有効な対策となります。企業環境では、期待通りに動作しない場合は、ITチームにIRM設定を確認することをお勧めします。なぜうまくいく時とうまくいかない時があるかは分かりませんが、Outlookを再起動したり、権限を再適用したりすると改善する場合があります。これで、機能が表示されない原因を突き止めるのに費やす時間が数時間短縮されることを願っています。