Office 2016/2013でPDFをパスワード保護する方法

PDF (Portable Document Format) は、ドキュメントを共有するために誰もが使用するファイル形式の 1 つです。パスワードで保護できるので便利ですが、正直なところ、Microsoft Office がその手助けになることを誰もが知っているわけではありません。Office 2013 およびそれ以降のバージョン (Office 2016 など) では、サードパーティ製のプログラムを必要とせずに PDF を直接暗号化できるため、機密情報を秘密にしておくのに効果的です。ただし、正直に警告します。パスワードを忘れた場合は、専用のソフトウェアなしでは回復するのが難しいでしょう。Microsoft がなぜこの機能を組み込みながら、後でパスワードを管理する簡単な方法を提供しなかったのかはわかりませんが、まあ、それが Office です。多数のファイルをパスワードで保護する場合は、パスワードのリストを安全な場所に保管することを忘れないでください。

Wordで作成または編集したPDFファイルを保護したい方のために、要点を解説します。少し面倒な手順ですが、慣れてしまえば問題なく機能します。ポイントは、保存時にエクスポートオプションで直接パスワードを設定することです。設定によっては数回試す必要があるかもしれませんが、うまくいけば、開く前にパスワードを求めるPDFファイルが作成されます。

Office 2013 または 2016 で PDF ファイルをパスワードで保護する

PDF をロックダウンするには、次の手順に従ってください。

保存時にPDFをパスワードで暗号化する方法

• ドキュメントが完成したことを確認します。ドキュメントの編集を終了し、暗号化された PDF として保存する準備をします。
• 既存のPDFファイルの場合：既にPDFファイルで作業している場合は、ファイルを右クリックし、「プログラムから開く」 > 「Word（2013または2016）」を選択します。Wordに「PDFは編集可能なWord文書に変換されます」というメッセージが表示されたら、「OK」をクリックします。この手順は少し奇妙ですが、編集機能と暗号化機能が追加されます。

保存時に暗号化する手順

• Wordで文書を開き、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択します。デスクトップ上のフォルダやクラウドドライブなど、新しいPDFを保存する場所を選択します。
• 「名前を付けて保存」ダイアログで、「ファイルの種類」ドロップダウンから「PDF」を選択します。次に、「オプション」ボタンをクリックすると、選択肢が豊富なウィンドウが開きます。
• オプションで、 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」というボックスにチェックを入れます。バージョンによっては、このチェックボックスを見つけるのに少しスクロールしたり、画面を見回したりする必要があるかもしれません。必ずしも分かりやすいとは限りません。
• 「OK」をクリックすると、パスワードの入力を求められます。強力でありながら覚えやすいパスワードを設定してください（忘れないようにしてください！）。入力を求められたら再度入力し、もう一度「OK」をクリックしてください。パスワードは6文字から32文字までです。面倒なことが起こらないように、長すぎるパスワードは避けてください。
• 最後に「保存」をクリックします。これで、PDFを開く際にパスワードの入力が求められるようになり、不審な人物による覗き見から保護されます。

注：この部分は時々少し不具合が発生することがあります。特定のマシンでは、パスワードプロンプトが最初の試行時に正しく表示されない、または正しく保存されない場合があります。通常、問題が発生した場合は、Wordを再起動するか、再起動すると改善します。

念のためお知らせしますが、パスワードを忘れてしまった場合、Office には魔法のような解決策はありません。パスワードを解読または復元するには、サードパーティ製のソフトウェアやオンラインサービスが必要になりますが、必ずしも信頼できる安全な方法とは限りません。ですから、すべてのパスワードをきちんと管理しておきましょう。