MS Teamsでボイスメールを有効にする方法：完全ガイド

Microsoft Teamsのボイスメール設定に入る前に、スムーズに動作させるのが少し面倒な場合があることをご承知おきください。通話が応答されないのにボイスメールに転送されない、またはボイスメール機能が表示されない場合は、設定が正しく行われていないか、ライセンスが正しく割り当てられていない可能性があります。Windows と Office は設定を必要以上に複雑にしているように見えるため、少しイライラします。しかし、ある設定ではうまくいったのに、別の設定ではうまくいかなかったという経験があります。そこで、実際に試した手順をいくつかご紹介します。

MS Teams でボイスメールを有効にする方法は?

基本的に、ライセンス、ポリシー、設定など、すべての設定が適切であることを確認する必要があります。これらが完了すれば、ボイスメールを有効にするのは数回クリックして設定するだけです。少し試行錯誤した結果、うまくいった方法をご紹介します。

Microsoft Teams Phone ライセンスを確認する

まず、ユーザーにTeams PhoneライセンスまたはEnterprise Voiceライセンスが割り当てられているかどうかを確認します。これらがない場合、ボイスメールは利用できません。確認するには、以下の手順に従ってください。

管理者権限でMicrosoft 365 管理センター( https://admin.microsoft.com )にサインインします。
[ユーザー] > [アクティブユーザー]に移動します。
ボイスメールを設定するユーザーを選択します。
[ライセンスとアプリ]をクリックし、Microsoft 365 電話システムまたはTeams 電話のライセンスが割り当てられていることを確認します。

そうでない場合は、ライセンスを割り当て、変更を保存し、それが反映されるまで数分間待ちます。場合によっては、簡単なサインアウト/サインインも必要になります。

Microsoft Teams 管理センターにアクセスする

ライセンスが整理されたら、Microsoft Teams 管理センター( https://admin.teams.microsoft.com ) に移動します。

管理者の資格情報を使用してログインします。
[音声] > [通話ポリシー]に移動します。

ここでは、ユーザーの通話とボイスメールの動作を管理するポリシーを確認または作成できます。有効になっていない項目がある場合、そのユーザーにはボイスメールが突然送信されることはありません。

通話ポリシーでボイスメールを有効にする

ユーザーに割り当てられた通話ポリシーを選択するか、必要に応じて新しいポリシーを作成します。
ボイスメール設定を見つけて、オンに切り替えます。
変更を保存します。とても簡単です。新しいポリシーを作成した場合は、ユーザーに割り当てる必要があることに注意してください。

一部のマシンでは、この更新がすぐに適用されない場合があり、ログアウトして再度ログインするか、Teams をすばやく再起動する必要がある場合があります。

ユーザーに通話ポリシーを割り当てる

Teams 管理センターで、[ユーザー]に移動します。
ユーザーを選択し、[ポリシー]をクリックします。
通話ポリシーを、ボイスメールが有効になっているものに設定します。
保存し、数分待つか、サインアウトしてサインインすると、変更が有効になります。

ポリシーの更新後、Teams や PC を再起動する必要があると報告する人もいます。これは当然、Windows では必要以上に困難にする必要があるためです。

Teams 内の個々のユーザーのボイスメール設定を構成する

デスクトップでMicrosoft Teamsを開きます。
プロフィール写真 > [設定]をクリックします。
[通話] > [ボイスメール]に移動します。

ここでは、ユーザーは独自の挨拶を録音したり、通話をボイスメールに転送するルールを設定したり、不在着信の処理方法を指定したりできます。挨拶の録音は、Teams内でマイクを使って直接行うことも、事前に録音したメッセージをアップロードすることもできます。

通話応答ルールを設定する

同じ通話セクションで、ボイスメールに転送されるまでの通話の呼び出し音の長さを設定します。
必要に応じて通話転送を設定して、忙しいときや不在のときに通話が再ルーティングされるようにします。
これにより、ボイスメールが意図したとおりに起動することが保証され、たとえ標準的なボイスメールの挨拶であっても、システム全体がよりパーソナライズされた感じになります。

ボイスメールの設定をテストする

正常に動作していることを確認したい場合は、別の電話、あるいは別のTeamsアカウントからユーザーに電話をかけてみてください。通話を鳴らし、応答がない状態のままにしておきます。ボイスメールのメッセージが再生され、メッセージを残せるかどうかを確認してください。また、Teamsの「通話」タブにメッセージが表示され、Outlookが添付されたボイスメールを受信したことを確認してください。

このステップは非常に重要です。今うまくいかなければ、他のことは何も意味がありません。

ボイスメールのメッセージと文字起こしにアクセスする

Teams で、[通話] > [ボイスメール]に移動して、メッセージを聞いたり削除したりします。
ボイスメールは Outlook にオーディオ添付ファイルとして表示されることもあるため、必要に応じて確認してください。
さらに、文字起こしがオンになっていると、Teams と Outlook でメッセージのテキストバージョンが表示されるので、驚くほど便利です。

よくある質問

MS Teams のボイスメールとは何ですか?

基本的には、不在時に音声メッセージを残すもので、メールボックスに保存され、Teams または Outlook からアクセスできます。

特別なライセンスは必要ですか?

はい、ボイスメールには、Microsoft 365 と Exchange Online のTeams PhoneまたはEnterprise Voiceライセンスが必要です。

ボイスメールはどこで聞けますか？

Teams の[通話]タブまたは Outlook の受信トレイからオーディオファイルとして送信できます。

自分の挨拶を録音できますか?

はい、Teams 設定の [通話] で、さらにパーソナルな設定ができるようになります。

ボイスメールの文字起こし？

組織のポリシーでサポートされている場合は、音声メッセージの横にテキストプレビューが表示されます。

まとめ

Teamsでボイスメールを使えるようにするのは、それほど難しいことではありませんが、設定を見落としたり、ライセンスの割り当てを忘れたりすることはよくあります。ライセンスの割り当て、ポリシーの有効化、そして個々の設定をきちんと行うことで、ボイスメールはコミュニケーション環境の一部としてスムーズに機能します。なぜこんなに多くの手順が必要なのかは分かりませんが、一度使えるようになってしまえば、不在着信に気付くのに本当に助かります。

まとめ

ユーザーが Teams Phone ライセンスを持っているかどうかを確認する
ボイスメールを有効にして通話ポリシーを構成する
ユーザーにポリシーを割り当てる
Teams でボイスメールの挨拶と通話ルールを設定する
ボイスメールをテストして、すべてが機能していることを確認します

これでアップデートが少しでも前進すればいいのですが、誰かが必要以上に頭を悩ませるのを避けられるよう、心から願っています。頑張ってください！