Mimecast for Outlook の使い方: 基本ガイド

Outlookでスパム、フィッシング、マルウェアを含んだメールが頻繁に届くのは、沈みゆく船の穴を塞ぐような作業です。Mimecast for Outlookは魅力的に見えますが、適切な設定方法や機能を最大限に活用する方法が分かりにくい場合があります。巧妙な送信者をブロックしたり、不審なメッセージを報告したり、機密情報の漏洩を防いだりするなど、これらのヒントはメール防御を強化するのに役立ちます。プラグインをインストールしても、すぐに認証されなかったり、リボンに表示されなかったりすることがよくあります。これはイライラさせられるものです。幸いなことに、これらの問題のほとんどは、適切な対処法を知っていれば、回避策があります。

Mimecast for Outlookを使ってメールのセキュリティを強化する方法

プラグインの互換性とインストールの確認

インストール後に Mimecast が Outlook リボンに表示されない場合は、まず正しいバージョン ( 32 ビットまたは64 ビット) をダウンロードしたかどうかを確認してください。Outlook のビット バージョンは、 [ファイル] > [Office アカウント] > [Outlook について]で確認できます。Windows 11 または 10 では、Windows が 64 ビットであっても Outlook のインストールが 32 ビットになることがあるため、最初にそれを確認してください。また、プラグインをインストールする前に Outlook を完全に閉じてから、インストーラーを右クリックし、管理者として実行してください。セットアップによっては、プラグインが自動的に読み込まれないことがあります。その場合は、[ファイル] > [オプション] > [アドイン]から手動で有効にする必要があります。[管理] で[COM アドイン]を選択し、 [設定]をクリックして、 Mimecast for Outlookがリストされ有効になっているかどうかを確認します。

認証またはリボンの表示の修正

Mimecast メニューが表示されない場合、または「認証中」と表示される場合は、セットアップ完了後に Outlook を再起動してみてください。アカウントの資格情報が正しいこと、および Mimecast アカウントが設定されているメールアドレスと一致していることを確認してください。最近パスワードをリセットしたりアカウントを変更したりした場合は、再認証が役立つ場合があります。また、インターネット接続も確認してください。当たり前のことのように思えますが、プラグインが Mimecast サーバーにアクセスできない場合は認証されません。あるセットアップでは、正常に動作するまでに数回の再起動、あるいはプラグインの再インストールが必要でした。なぜ時々動作するのかはわかりませんが、これがパターンです。

送信者またはドメインを効果的にブロックする

よくある苦情の一つとして、スパムメールが依然として入り込んでしまうことが挙げられます。Mimecastリボンの「メールゲートウェイ」メニューにある「送信者をブロック」機能をご利用ください。メールアドレスまたはドメイン（例：*badguy.com*）でブロックするかを選択できます。既知のスパム送信元である場合は、ドメイン全体をブロックする必要があるかどうかを確認してください。これにより、悪意のあるフィッシングメールが受信トレイに届くのを防ぐことができます。ただし、強引にブロックすると、正当な送信者までブロックしてしまう場合があるので、定期的にリストを確認してください。

疑わしいメールをプロのように報告する

疑わしいメールを受け取ったら、盲目的に削除しないでください。メールゲートウェイセクションで「スパムを報告」または「フィッシングを報告」をクリックすると、メッセージは迷惑メールフォルダに移動さ​​れ、Mimecastの脅威分析チームにもコピーが送信されます。少し奇妙に感じるかもしれませんが、一部のマシンでは、このプロセスが最初は遅くなったり、スムーズに動作させるためにOutlookの再起動が必要になったりすることがあります。しばらくすると、応答性が向上します。報告機能は、将来的に同様の脅威をフィルタリングするシステムの能力を向上させるのに役立ちますので、この機能に慣れておくことをお勧めします。

「安全に送信」機能を簡単に使う

機密情報を扱う際、「安全に送信」オプションはデータをハッカーの手から守ります。これは基本的に、メールを通常のインターネット経由ではなく、Mimecastのセキュアポータル経由で送信するものです。通常通りメッセージを作成し、リボンの「安全に送信」をクリックするだけです。送信ボタンをクリックするのと同じですが、少しだけ暗号化が強化されています。「セキュアメッセージング定義」を設定すると、受信者にセキュアメッセージを受け取るように通知されます。正直なところ、このプロセスはそれほど複雑ではありませんが、外部の連絡先にメッセージを表示するためのリンクが伝わっていることを確認してください。そうでないと、相手は何も知ることができません。

適切な使用方法とトラブルシューティングのヒント

• 添付ファイルにフラグが付けられているか削除されている場合は、ドキュメント変換設定を確認してください。この設定では、ドキュメントを PDF に変換したり、メタデータを削除したりして、機密情報を保護したり、ファイルの互換性を持たせたりすることができます。
• メールが予期せずブロックされるなどの異常な動作については、アカウント設定または組織のポリシーを確認してください。管理者の制限がユーザー設定よりも優先される場合もあります。
• プラグインがすべての脅威を検知していないことに気づいた場合は、定期的に更新するか、Outlookのアップデートを確認してください。もちろん、セキュリティはすべての機能を最新の状態に保つことにかかっています。

まとめ

MimecastプラグインをOutlookでうまく動作させるのは、最初は少し面倒かもしれませんが、スムーズに動作するようになると、強固な保護層が追加されます。プラグインのバージョンを再確認し、必要に応じて再認証を行い、ブロック機能とレポート機能を最大限に活用してください。完璧ではありませんが、どんなセキュリティツールも完璧ではありません。ツールボックスの中のツールの一つに過ぎません。

まとめ

• プラグインをダウンロードする前に、Outlook のビット バージョンを確認してください。
• プラグインをインストールまたは更新する前に、Outlook が閉じていることを確認してください。
• 認証が停止したり、リボンに表示されない場合は、再認証してください。
• ブロック機能と報告機能を使用して、受信トレイから詐欺メールを除去します。
• 機密性の高い電子メールには安全なメッセージングを活用します。

最後に

これらのヒントが、メールセキュリティ設定の強化に役立つことを願っています。一部のマシンでは、再起動や再インストールで問題が解決することもあります。魔法の解決策はありませんが、受信トレイをハッカーに無防備にしておくよりはましです。これでさらに保護層が強化されることを祈っています。頑張ってください！