Microsoft Wordの必須のヒントとコツをマスターする方法

Microsoft Wordには、多くの人が気づいているよりもはるかに多くの機能があります。しかし、多くのユーザーは表面的な部分しか使いこなしておらず、コピーや貼り付け、基本的な書式設定に何時間も費やしています。しかし、ワークフローを大幅にスピードアップできる隠れた秘策、ちょっとしたコツ、ショートカットがいくつかあります。特に大規模なプロジェクトや締め切りが迫っている場合は、その効果は絶大です。プレースホルダーテキストの生成から、スタイルの問題の即時修正まで、これらのヒントは、頭を悩ませることなく、より多くの作業をこなすのに役立ちます。

Microsoft Wordでランダムテキストを書き出す方法

モックアップやレイアウトのテスト用にフィラーテキストが必要ですか？オンラインで検索したり、ランダムなサイトからコピーしたりする代わりに（ちょっと面倒ですが）、Wordなら数秒で自動生成できます。空白の文書で、任意の場所に「=rand()」と入力して を押すだけEnterです。すると、汎用的な段落がいくつか出力されます。数値を追加することで、出力テキストの量をカスタマイズすることもできます。例えば「=rand(3, 4) 」と入力すると、4つの文からなる段落が3つ生成されます。これは本当に、デザインのテストや機能の練習にLorem Ipsumサイトを使わずに済むので、非常に助かります。

なぜ役立つのか

基本的に、ダミーテキストを探す時間を節約し、レイアウトに集中できます。設定によっては、特にマクロや特定の設定がオフになっている場合、動作が少し遅くなったり、すぐに動作しなかったりすることがあります。しかし、ほとんどの場合、構文を正しく理解すれば非常に信頼性が高いです。必要な場所にランダムなフィラーテキストがポップアップ表示されるので、手間はかかりません。

適用される場合

テンプレートを作成する必要がある場合、またはテキストがどのように表示されるかを確認したい場合は、このトリックが最適です。模擬試験、サンプルレポート、またはスペースを埋めるだけの場合にも便利で、実際のコンテンツを作成する前にフォントや間隔を調整できます。

何を期待するか

ページ全体を埋め尽くし、見た目のイメージを伝えるのに十分な、短くて一般的な段落です。Word は大きなコピーでは少し遅くなることもありますが、ほとんどの場合問題なく動作します。

複数の単語を同時に置換する方法

これは見落とされがちな定番の機能ですが、プロジェクトを素早く更新するために単語を一括置換する機能です。例えば、物語を書いた後に登場人物の名前を変更したり、専門用語を置き換えたりする必要がある場合、わざわざ検索してクリックする代わりに、Ctrl + H を押すだけで「検索と置換」ボックスが表示されます。「検索」ボックスに変更したい単語を入力し、 「置換後の文字列」フィールドに新しい単語を入力します。 「すべて置換」をクリックします。確認メッセージが表示されたら、すべてのインスタンスが切り替わります。

なぜ役立つのか

特に数十、数百のインスタンスがある場合、時間の節約に非常に役立ちます。ドキュメント全体の編集、更​​新、さらにはタイプミスの修正にも非常に役立ちます。あるマシンでは、最初の使用時に時々バグが発生したのを覚えています。おそらく奇妙な不具合だったのでしょうが、通常はすぐに再起動するか、Wordを一度閉じて起動するだけで直ります。

適用される場合

単語を何度も使用したことを認識し、ドキュメント全体で名前やフレーズをすばやく更新する必要がある場合。

何を期待するか

ドキュメントを瞬時に一括変更。唯一の欠点は、注意しないと意図しないものが置き換えられてしまう可能性があることです。そのため、置換ボタンを押す前にリストをよく確認してください。

キーを押さずに文書にテキストを追加する

さらに、便利な音声テキスト変換機能もあります。タイピングが苦手だったり、面倒だと感じたりする場合は、Wordのディクテーション機能を使えば本当に時間を節約できます。右上の「ディクテーション」ボタンをクリックして、話しかけるだけです。このソフトウェアは、音声をリアルタイムでテキストに変換しようとします。今のところ、非常に正確ですが、正直に言うと完璧ではありません。特に複雑な単語やアクセントの場合はなおさらです。

なぜ役立つのか

特にタイピングが苦手な方や、キーボードから少し離れたい方には、文章作成のスピードアップに効果的です。また、設定によってはちょっとした間違いや誤解を隠してくれるので、会話を続けながら後で整理するだけで済みます。

適用される場合

ブレインストーミング、簡単な下書き、ハンズフリーでアイデアを書き起こしたい場合などに最適です。歯車をクリックすることで音声設定を微調整でき、言語の変更、自動句読点の有効化、デリケートなフレーズのフィルタリングなどが可能です。私の環境では固有名詞で時々つまずくことがありますが、全体的には驚くほど優れています。

組み込みのWordエディタを使用する

高価な編集アプリを購入する必要はありません。Wordには独自のスマートエディターが組み込まれています。「校閲」タブをクリックし、「エディター」をクリックしてください。サイドバーがポップアップ表示され、スペル、文法、明瞭性などの修正候補が表示されます。さらに、フォーマル、プロフェッショナル、カジュアルなど、文章のスタイルをスコアリングしてくれるので、リアルタイムで文章を磨くことができます。

なぜ役立つのか

追加料金なしで、まるでもう一組の目を手に入れたような感覚です。多くの手作業をかけずに、小さな間違いを見逃さずに読みやすさを向上させます。また、一貫性の問題についても警告が表示されるので、ドキュメント全体の統一感が高まります。

適用される場合

送信または公開する予定のあらゆるドキュメント。時間に追われながらも高品質を保ちたい場合に特に便利です。

内蔵のシソーラスにすぐにアクセス

もっと語彙のバリエーションを増やしたいですか？単語をハイライトしてShift + F7を押してください。すると、文書のすぐ横に類義語辞典パネルが開き、類義語が表示されます。候補をクリックして、テキスト中の単語を直接置き換えることができます。「類義語」を別途ウェブ検索する必要はありません。

なぜ役立つのか

語彙力を高め、文章の繰り返しを減らし、文章を新鮮に保ちます。時々、ある単語で行き詰まってしまうことがありますが、このショートカットを使えば、一気に12個の新しい選択肢が開きます。

適用される場合

編集時や繰り返しを避けたい時。また、創作や学術的な文章を書く際に、語彙の選択肢を広げるのにも役立ちます。

印刷用に文書の用紙サイズを調整する

印刷物を作成する場合、余白がずれたりページサイズが間違っていたりするのは避けたいものです。「レイアウト」タブに移動し、「サイズ」をクリックして、A4、レター、リーガルなど、適切な用紙の種類を選択してください。余白とレイアウトが自動的に調整され、プロフェッショナルな仕上がりの印刷物になります。

なぜ役立つのか

もちろん、Word では必要以上に複雑な処理が必要になることもあります。用紙サイズが合っていないと、文書がおかしくなったり、途中で切れてしまったりするからです。事前に設定しておけば、そのような面倒な作業は避けられます。

適用される場合

特に公式ドキュメントやフォーマットされたレポートの場合、PDF を印刷またはエクスポートする前に。

Microsoft Word のキーボードショートカット – クイックリファレンス

• Shift + F3 – 選択したテキストを大文字、小文字、または大文字の単語間で変更します。
• Ctrl + E – テキストをすばやく中央に配置します。
• Ctrl + R – 右揃え。
• Ctrl + N – 新しいドキュメントを開始して作業を開始します。
• Ctrl + Backspace – 前の単語を削除します。Delete キーを繰り返し押すよりも便利です。
• Shift + fn + F3 – Caps Lock スタイルを変更するためのオプションが表示されます。
• Ctrl + B – テキストを太字にします。
• Ctrl + U – 内容に下線を引きます。
• Ctrl + I – 斜体になります。
• Ctrl + S – 作業内容を保存します。
• Ctrl + P – プリンターに送信します。
• Ctrl + O – 既存のファイルを開きます。
• Ctrl + A – ドキュメント内のすべてのテキストを強調表示します。
• Ctrl + C – 選択したテキストをコピーします。
• Ctrl + V – 必要な場所に貼り付けます。
• Ctrl + X – 選択したコンテンツを切り取ります。
• Ctrl + Z – 最後の操作を元に戻します。
• Ctrl + Y – やり直します。誤って元に戻した場合などに便利です。
• Ctrl + Space – 選択したテキストのすべての書式をクリアします。
• Ctrl + F – 検索ボックスを開いて単語やフレーズを検索します。
• Ctrl + G + F5 – 検索と置換ウィンドウをすばやく開きます。
• Ctrl + D – すばやくスタイルを設定できるフォント メニューを表示します。

まとめ

Wordには、使いこなせば人生を楽にする小技が山ほどあることが分かりました。ダミーテキストを生成したり、巨大な文書全体で単語を置き換えたり、あるいは単に書式設定をスピードアップさせたい場合でも、これらの小技は手間を大幅に削減してくれます。キーボードショートカットだけでも、使いこなせるようになれば、かなりの時間を節約できます。繰り返し作業に時間を浪費するよりも、本来の作業に集中することが大切です。頑張ってください。少しでも作業がスピードアップすることを願っています。