Microsoft To-Do でタスクの作成と管理をマスターする方法
やるべきことは常にありますよね？お店で足りない材料を買ったり、大きな会議用のスライドを準備したり、物事をきちんと管理するのは大変です。もちろん、整理整頓のために色々なアプリを試すこともできますが、Microsoft To-Doのようなシンプルで分かりやすいツールが、時にはまさにうってつけです。タスクを追加するだけでなく、背景を変えて常に新鮮な気分にさせるなど、ちょっとしたカスタマイズも可能です。重要な用事とそれほど緊急でない用事を分けて、別々のリストを作成することも可能です。もちろん、自分だけのカスタムリストを作ることもできます。視覚的なヒントが好きな人や、タスク管理をもっと細かくコントロールしたい人にとっては、すべてが1か所にまとまっているのは便利です。
Microsoft To-Doでタスクを作成する方法
Microsoft To-Do で新しいタスクを作成するのはかなり簡単ですが、特に多くの情報を詰め込もうとしているときは、少し単純すぎると感じることがあります。タスクはリスト内に入りますが、必要に応じてスタンドアロンのタスクを作成することもできます。アプリを起動すると、My Day、Important、Planned、Assigned to me、Tasksなどのデフォルトのリストが表示されます。初めての場合は、これらで始めるのに十分でしょう。タスクをポップインするには、プラスボタンをクリックするか、リスト内をクリックするだけです。タスクを入力するときに、期限を追加したり、リマインダーを設定したり、必要に応じて繰り返したりするための気の利いた小さなオプションが右側に表示されます。すべてを管理するのに役立ちます。
タスクを追加したら、クリックして詳細を追加できます。ファイルの添付やメモの書き込みなどです。少し奇妙ですが、タスク作成ボックスがすぐに消えてしまうことがあります。右下には、タスクの作成日時と、必要に応じて削除できるゴミ箱アイコンがあります。タスクを重要としてマークするには、タスクの横にある星アイコンまたは開始アイコンをクリックするだけです。大きな作業を小さなステップに分割したい場合は、サブタスクを追加できます。夕食の計画やプロジェクトの締め切りなどに最適です。
タスクをパーソナライズする
デフォルトのテーマが物足りない場合は、背景を変更して華やかに演出できます。タスクやリストの右上にある3つの点をクリックするだけです。すると、様々な背景から選べるオプションが表示されます。見た目でモチベーションを高めたいなら特に便利です。さらに、リストを印刷、送信、またはスタートメニューにピン留めしてすぐにアクセスすることもできます。Windowsでは、操作がやや複雑になることもあるので、これはかなり便利です。
Microsoft To-Doでタスクを編集または削除する方法
タスクを完了しましたか、あるいは何かを微調整する必要がありますか? 問題ありません。リストに移動する、またはタスク自体をタップするだけです。タスクが開いているときは、名前、期限、または追加したメモを変更できます。削除するには、タスクを右クリックするか、モバイルではタスクを長押しします。そこから、[タスクの削除]をタップします。Android では、長押ししてから右上にある 3 つのドットをタップし、削除を選択します。複数のタスクを削除する場合は、各タスクを長押しして選択し、削除オプションを見つけます。奇妙なことに、完了したタスクを削除しようとすると、最初の試みではうまくいかないことがあるため、忍耐が鍵となります。また、タスクは完了としてマークされているかどうかに関係なく削除できます。
リストの共有は、パーティーの計画やグループ プロジェクトでの作業など、共同作業をするときに便利です。リストを共有するには、リストを右クリック (またはモバイルでは 3 つのドット メニューをタップ) し、共有オプションを選択します。コピーできるリンクが表示されます。これは、WhatsApp でもメールでも、お好きな方法で使用できます。誰かが参加すると、人のアイコンをクリックして誰が参加しているかを確認できます。他の人にアクセスさせたくない場合は、[アクセスの管理]をクリックして共有をオフにするか、[共有の停止]をクリックします。誰かがタスクを追加しても通知はポップアップ表示されず、リストに表示されるだけであることに注意してください。また、Android では、お気に入りのチャット アプリを使用してアプリから直接招待リンクを送信できますが、Windows にはその機能がネイティブにないため、リンクをコピーする方法になります。
Microsoft To-Do のキーボードショートカット
- Ctrl + 1 = サイドバーを開く
- Ctrl + N = 新しいタスク
- Ctrl + R = 同期
- Ctrl + L = 新しいリスト
- Ctrl + F = 検索
- Ctrl + D = タスク完了
- Ctrl + T = 「My Day」にタスクを追加
- Ctrl + V = クリップボードから貼り付け
すべてのリストとタスクを一度に表示する方法
すべてを 1 つの大きなビューで表示したい場合は、スマート リストをオンにするのが方法です。デフォルトでは有効になっていないため、[設定]に移動します。プロフィール写真をクリックし、[設定]を選択します。 [スマート リスト]と表示されている場所まで下にスクロールし、 [すべて]をオンにします。これで、すべてをまとめた[すべて]リストが表示されます。複数のアカウントを使用している場合は、リストが非表示になることがあります…はい、Windows ではその点が難しい場合があります。そのため、一部のリストが表示されない場合は、プロフィール アイコンからどのアカウントにログインしているかを確認し、正しいアカウントがアクティブであることを確認してください。同じメニューからアカウントを追加または削除することもできます。これは、複数の仕事用アカウントまたは個人用アカウントを管理している場合に便利です。
To-Doでダークモードをオンにする方法
より暗いインターフェースがお好みの方は、「設定」（プロフィールアイコンをクリック）に移動し、「テーマ」セクションで「ダークテーマ」を選択してください。簡単ですが、設定によってはテーマの切り替えに遅延が発生したり、再起動が必要になったりする場合があります。ご心配なく。ダークモードは目の負担を軽減し、夜間のリスト表示もよりクールに見えます。
Microsoft To-Doでタスクを割り当てる方法
たとえば、イベントを企画していて、タスクを委任したいとします。タスクの説明欄に「@」に続けて担当者の名前を入力するか、「担当者」機能を使って担当者を追加します。そうすると、担当者のイニシャルまたはアバターがタスクの横に表示されるので、担当者が明確になります。割り当てられたすべてのタスクを確認するには、「自分に割り当て済み」リストをクリックします。リストが表示されていない場合は、 「設定」 > 「スマートリスト」にチェックを入れ、「自分に割り当て済み」を有効にしてください。また、期限を設定している場合は、それらのタスクが「計画済み」リストに表示されるので、期限を把握するのに便利です。
Microsoft To-Do で特定のリストをグループ化する方法
整理整頓できていますか？リストをグループにまとめると、結婚式やオフィスの移転など、様々なプロジェクトを管理するのにとても便利です。「新しいグループ」をクリックして名前を付け、リストをグループにドラッグするだけです。ドロップダウンをクリックすると、グループに追加したすべてのリストが表示されるので、整理整頓が保てます。特に、複数の関連タスクを同時に管理する際に便利です。
さらに読む
ちょっとオタク気分なら、Microsoft TeamsでToDoリストを作成する方法の記事をご覧ください。Androidをお使いの方は、色々なアプリを試してみたい方におすすめの無料ToDoアプリ5選の記事もぜひご覧ください。もっと知りたいと思ったら、ToDoアプリの検索バーを使ってみてください。まだまだ新しい発見がありますよ。
まとめ
Microsoft To-Do で整理整頓すれば、機能の使い方さえ覚えれば、本当に時間を節約できます。シンプルながらも、カスタマイズ性が高く、飽きずに使えます。ただし、グループの削除は、すべてのリストを削除または移動した後にのみ有効になる点にご注意ください。全体的に見て、かなりしっかりしたアプリです。多少の癖はありますが、ワークフローを台無しにするようなものではありません。このアプリが、誰かのタスク管理を楽に、そして効率化させるのに役立つことを願っています。
まとめ
- タスクの作成は簡単でカスタマイズ可能です。
- リストを共有すると、共同作業に役立ちます。
- キーボードショートカットを使用すると、作業をスピードアップできます。
- スマート リストとダーク モードを有効にすると、効率と快適性が向上します。
- リストをグループ化すると、複数のプロジェクトの管理がスムーズになります。