Microsoft OutlookとGmailを効率的に同期する方法

複数のメール受信トレイを管理するのは、特に重要なメールが混沌とした中に埋もれてしまうと、あっという間に混乱を招きかねません。Microsoft OutlookとGmailでこのような状況に陥ったことがある人は少なくありませんが、実は両者をうまく連携させる方法があることに気づいていません。鍵となるのは、GmailアカウントをPCまたはMacのOutlookと直接同期させることです。そうすれば、メール、予定表、連絡先を常に最新の状態に保つことができ、手動で転送したりプラットフォームを切り替えたりする必要がありません。このチュートリアルでは、このプロセスを分かりやすく解説します。正直なところ、設定はそれほど分かりやすくなく、アプリの設定をあれこれいじることに慣れていないと、すぐに混乱してしまうからです。一度設定すれば、きっともっと早く設定しなかったと後悔するでしょう。

PCでMicrosoft OutlookとGmailを同期する方法

ブラウザからでもできると思っていたら、それは違います。同期はOutlookデスクトップアプリでのみ機能します。Web版のOutlookにはアプリにあるような「アカウントの追加」オプションがないため、多くの人が困惑しています。そのため、Windows版Outlookアプリ（まだインストールしていない場合は）をダウンロードして、以下の手順に従うことをお勧めします。ただし、完全に同期させるにはOutlookまたはPCの再起動が必要になる場合があることに注意してください。これはWindowsの仕様です。

Outlook に Gmail アカウントを認識させる

• 右下にある検索バーをクリックし、「Outlook」と入力して、 Outlookアプリを開きます。
• 初回起動時には、自動的にサインインするか、資格情報の入力を求められる場合があります。そうでない場合は、Microsoftアカウントでサインインしてください。
• 開いたら、 「ファイル」>「情報」>「アカウント設定」>「アカウント設定」の順にメニューを開きます。メニューが表示されない場合は、「表示」>「表示設定」と進み、メールアカウントのセクションを探してください。
• 「アカウントを追加」をクリックします。ここから魔法が始まります。
• テキストボックスにGmailアドレスを入力し、「続行」をクリックします。OutlookでGoogleサインインウィンドウがポップアップ表示されます。
• ここでGmailのセキュリティ設定が問題を引き起こす可能性があります。ブラウザでGmailの「設定」>「転送とPOP/IMAP」を開き、IMAPが有効になっていることを確認してください。そうしないと、Outlookはログイン画面を表示したまま何も動作しません。
• Outlookに戻り、メールアドレスを入力すると、Googleへのログインを求めるメッセージが表示されます。Gmailのパスワード（または2FAを設定している場合は2FA）を入力してください。権限を求められた場合は、「許可」をクリックしてください。「安全性の低いアプリのアクセス」やセキュリティオプションに関する警告が表示された場合は、「Googleセキュリティ設定」でGoogleアカウントのセキュリティ設定を調整する必要があるかもしれません。Googleは、この設定を必要以上に難しくするのを好んでいるからです。
• 接続すると、Outlook は Gmail アカウントにリンクされているメール、予定表、連絡先を同期します。すべてのデータをダウンロードするため、少し時間がかかります。追加後、Outlook を再起動すると完全に更新される場合もあります。

複数のGmailアカウントを追加する

• 同じ手順を繰り返します。「ファイル」>「情報」>「アカウントを追加」に移動し、別のGmailアドレスを入力します。ただし、アカウントごとにログインと権限の承認が必要になることに注意してください。
• 設定によっては、複数のアカウントを同期する際にOutlookの動作が遅くなる場合があります。この場合、しばらくお待ちください。

MacでMicrosoft OutlookとGmailを同期する方法

Macユーザーの場合、Outlookはほぼ同等ですが、独自の特徴があります。Microsoftのウェブサイトからダウンロードできます。手順は少し異なりますが、基本的にはアプリ内で適切なオプションを選択し、GoogleのOAuthログインを信頼するだけです。ただし、Outlookが同期を試みる前に、ブラウザのGmail設定 > 転送とPOP/IMAPでIMAPアクセスをオンにする必要があることに注意してください。

1. Outlook for Mac を開き、プロンプトが表示されたらサインインします。
2. 上部のメニューに移動し、「Outlook」>「環境設定」をクリックします。次に、「アカウント」を見つけます。
3. 左下の+ ボタンを押して、 [メール アカウントの追加]を選択します。
4. Gmailアドレスを入力し、「続行」をクリックします。GoogleのOAuthログインウィンドウがポップアップ表示されます。
5. Gmail の資格情報でログインし、Outlook にアカウントへのアクセスを許可し、チェックボックスを選択してメール、連絡先、予定表を同期します。
6. 完了すると、Outlook にアカウントが正常に追加されたことが表示されます。Outlook を再起動する必要がある場合がありますが、すべてが正しく同期されるまで数分待つだけで済む場合もあります。

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