Microsoft Outlookでフォルダを作成してメールを整理する方法

Microsoft Outlookのフォルダーは、パソコンのディレクトリのような役割を果たします。メールを整理して保存できるので、大量のメールをスクロールして重要なメールを探す手間が省けます。デフォルトでは、「受信トレイ」、「送信済みアイテム」、「下書き」、「削除済みアイテム」といったフォルダーが用意されています。しかし、本当の威力を発揮するのは、自分でフォルダーを作成したときです。まるでカスタムファイリングのようで、特に受信トレイがいっぱいになった時など、後で必要なメールを見つけるのがずっと簡単になります。

フォルダを設定すると、メールの混乱をうまくコントロールできます。例えば、「仕事用プロジェクト」「請求書」「個人用ファイル」などのフォルダを分けておけば、メールを同じ場所にずっと放置しておくのではなく、適切なフォルダにすぐに移動できます。メールは手動で移動することも、ルールを設定して自動で移動することもできます（詳細は後述）。これにより、受信トレイが整理され、重要なメールを素早く見つけることができます。さらに階層構造が必要な方は、サブフォルダが便利です。メインフォルダ「プロジェクト」の下に、各プロジェクト用のサブフォルダを作成するといった使い方が考えられます。

毎日大量のメールを処理する場合、フォルダは特に重要です。執拗にスクロールする代わりに、自分に合ったフォルダを開くことができます。これは、無限に続くメッセージの海に迷うことなく、整理整頓を保つための簡単な方法です。

Microsoft Outlookでフォルダを作成する方法簡単な手順

Outlookでフォルダを作成するのはそれほど複雑ではありませんが、そうあるべきだと思いつつも、そうでないこともある作業の一つです。まずはOutlookを開き、左側のフォルダウィンドウを開きます。メールアカウントまたは受信トレイを右クリックし、「新しいフォルダ」を選択して名前を付け、Enterキーを押します。これで完了です。新しいフォルダがすぐに表示され、メールを整理できるようになります。

本当に簡単です。フォルダーウィンドウが表示されていない場合や最小化されている場合は、左側の小さな矢印をクリックするだけです。Outlookはスペースを節約するためにこの矢印を非表示にすることがあり、少し面倒です。展開すると、デフォルトのフォルダーと新しいフォルダーが表示されます。

Microsoft Outlookを開く

[スタート]をクリックし(または Windows キーを押し)、Microsoft Outlookを検索します。
クリックして読み込まれるまでお待ちください。タスクバーにピン留めされていない場合は、アプリリストに表示される可能性があります。
ついでに、メールアカウントが正しく同期され、エラーが表示されていないことを再度ご確認ください。接続の問題により、フォルダ操作が正常に動作しなかったり、正常に動作しない場合があります。

豆知識：設定によってはOutlookの動作が少し不安定になることがあります。フォルダの作成が最初からうまくいかない場合は、アプリを再起動するか、コンピューターを再起動してみてください。奇妙に思えるかもしれませんが、よくあることです。

フォルダーペインを見つける

ウィンドウの左側に目を落としてください。これがフォルダーペインです。
折りたたまれているか隠れている場合は、小さな矢印アイコンを押して展開してください。受信トレイや送信済みアイテムなどのデフォルトのフォルダが表示されます。

このパネルは、基本的にフォルダ管理のコントロールタワーです。これがないと、フォルダの作成と整理が面倒になります。

受信トレイまたはメールアカウントを右クリックします

受信トレイにマウスを移動して右クリックすると、小さなメニューがポップアップ表示されます。
「新しいフォルダー」を選択します。さらに深くネストしたい場合は、既存のフォルダーを右クリックしてサブフォルダーを作成することもできます。これについては後ほど詳しく説明します。

ほとんどの人は覚えやすいという理由で受信トレイの下にフォルダーを作成しますが、実際には、意味のあるフォルダーツリー内のどこにでも新しいフォルダーを配置できます。

新しいフォルダオプションを選択する

[新しいフォルダー]をクリックすると、Outlook によってフォルダーウィンドウに編集可能な名前フィールドが追加されます。
ここで名前を付けましょう。後で簡単に見つけられるように、わかりやすい名前を付けましょう。「2024年請求書」や「顧客A」のように考えてください。

プロのヒント: 名前はわかりやすく、かつ短くしてください。「後で必要になるかもしれないけど、いつ必要になるかわからないもの」というフォルダーを見つけるためにクリックするほど面倒なことはありません。

フォルダの名前を入力してください

選択した名前を入力し、Enter キーを押します。
新しいフォルダはすぐに表示され、そのまま残ります。関連するメールをフォルダに移動させましょう。

このステップは非常に簡単ですが、非常に重要です。適切な名前を付けると、電子メールの調査を迅速かつ簡単に行うことができます。

メールをフォルダに移動する

受信トレイまたは別のフォルダーをクリックし、メールを選択（クリックまたは Ctrl キーを押しながらクリック）して、新しいフォルダーにドラッグします。
または、メールを右クリックして [移動]を選択し、作成したフォルダーを選択します。

これは整理整頓の基本です。受信トレイが制御不能にならないように、フォルダーにデータを放り込むことを習慣にしましょう。

整理整頓のためにサブフォルダを作成する

サブフォルダーを作成する既存のフォルダーを右クリックします。
[新しいフォルダー]を選択し、名前を付けて、Enter キーを押します。
これで、プロジェクト>ウェブサイトの改訂のようなネストされた階層ができました。

サブフォルダは、複数のクライアントやプロジェクトを扱う場合に特に便利です。すべてを整理整頓し、適切なサブフォルダに保存しておけば、必要なメールを見つけるのがはるかに簡単になります。

よくある質問

Outlook でフォルダーを作成する必要があるのはなぜですか?

受信トレイは、データを保存する唯一の場所ではありません。フォルダーを使えば、何百ものメールを探す手間をかけずに、メールを分類して素早く見つけることができます。

作成できるフォルダの数に制限はありますか?

Microsoft Outlookでは、膨大な数のフォルダとサブフォルダを作成できます。ですから、思いっきり活用しても構いません。ただし、やりすぎると、どこに何があるのか分からなくなってしまうので注意が必要です。

メールが直接フォルダーに移動されるようにルールを設定できますか?

はい、その通りです。Outlookのルール機能は便利です。「ファイル」メニューの「ルールと通知の管理」で、条件（送信者や件名など）を設定できます。これにより、受信トレイの管理が簡素化され、フォルダがより動的になります。

後でフォルダの名前を変更したり削除したりできますか?

はい、フォルダを右クリックして「フォルダ名の変更」または「フォルダの削除」を選択してください。簡単で、必要に応じて整理スキームを変更できます。

他に注意すべきことはありますか?

フォルダを削除すると、フォルダ内のメールが削除または移動する可能性があるので注意してください。不明な場合は、メールをバックアップするか、削除する前に中身を確認してください。