Microsoft ExcelでPDFファイルからデータをインポートする方法

いつかPDFファイルが手元に届き、そのデータをExcelに取り込んで操作する必要が出てきます。幸いなことに、Office 365または比較的新しいバージョンをお使いの場合は、Excelにこの処理機能が組み込まれており、サードパーティ製のツールは必要ありません。これは、いざという時の救世主のような存在です。実際、コツをつかめば1分もかかりません。ただし、PDFが直接インポートに完全に適していない場合もあるので、後でクリーンアップが必要になる場合があるので、ご注意ください。

手間をかけずにPDFファイルをExcelにインポートする方法

Excelを開いてデータタブを開きます

Excelファイルを開いたら、上部の「データ」タブをクリックします。データの操作に慣れている方なら、ここにすべてのインポートオプションが揃っているはずです。次に、「データを取得」ドロップダウンメニューを見つけます。通常、リボンの左上隅付近にあります。

PDFインポートオプションを選択します

「データを取得」をクリックし、「ファイルから」を選択して、「PDFから」をクリックします。そう、ExcelはPDFから直接表を取得できるようになりました。ちょっとした奇跡のようです。PDFに明確な表やデータブロックが含まれている場合、これは非常に便利です。ただし、注意点があります。この方法は、PDFが単なるテキストのスキャン画像ではない場合に最も効果的です。スキャンされたPDFの場合は、事前にOCRツールが必要になる場合があります。

PDFを選択してプレビューする

PDFファイルに移動し、選択して「インポート」をクリックします。プレビューウィンドウがポップアップ表示され、左側にページまたは表のリスト、右側にコンテンツが表示されます。プレビューが完璧でない場合があります。例えば、データが破損していたり​​、一部欠落していたり​​することがあります。その場合は、事前に他のツールでテキストを抽出したり、クリーンアップしたりする必要があるかもしれません。

データをロードまたは調整する

プレビューが良ければ、右下の「読み込み」ボタンをクリックしてください。まずは実際に操作してみたい場合は、 「読み込み」の横にある小さなドロップダウン矢印をクリックし、 「読み込み先」を選択してください。ここから、テーブルとして読み込むか、ピボットテーブルを作成するか、あるいは接続を確立してより高度なカスタマイズを行うかを選択できます。

インポート後、 「クエリと接続」パネルに新しいクエリが表示されます。アクセスするには、「データ」 > 「クエリと接続」に進みます。これは、後でインポートを調整したり、他のデータと結合したり、クエリを微調整して最適な状態にしたりできるので便利です。確かに小さなことですが、乱雑なPDFを扱う際には大きな負担になります。

追加のヒント: データを微調整する

ワークシートに完全に読み込まれる前に編集したい場合は、「データの変換」をクリックしてください。Power Queryエディターが開きます。一見難しそうに見えますが、実際にはデータクリーニングの遊び場です。不要な列を削除したり、書式を変更したり、不要なデータをフィルター処理したりできます。初めて使う場合は少し面倒に感じるかもしれませんが、一度コツをつかめば、劇的な変化をもたらします。

最後の注意: インポートしたデータの管理

すべてのインポートが完了したら、 「クエリと接続」ペインでクエリを右クリックします。ここでは、「編集」、「複製」、「削除」、「参照」などのオプションが利用できます。これは、特に複数のPDFや大きなレポートの複数の部分を扱っている場合、データを整理するのに適した方法です。

結論

正直なところ、PDFをExcelにインポートするだけでは完璧とは言えません。特に複雑なレイアウトやスキャンした文書の場合はなおさらです。しかし、シンプルな表やテキストであれば驚くほど効果的で、コピー＆ペーストの手間が省けます。後で少し調整が必要になるかもしれませんが、それほど難しいものではありません。重要なのは、プレビューで試してみて、必要に応じてインポート設定を微調整することです。これらの方法は、最初からうまくいく場合もあれば、別の方法を試す必要がある場合もあります。

まとめ

• すばやくインポートするには、[データ] > [データの取得] > [PDF から]を使用します。
• ファイルを選択し、内容を注意深くプレビューします。すぐに完璧であるとは期待しないでください。
• 「ロード」または「ロード先」を使用して、Excel でのデータの表示方法を構成します。
• 必要に応じて、 「データの変換」を使用してクエリを調整します。少し複雑ですが、試してみる価値はあります。
• 後で更新や編集を管理するには、[クエリと接続] ウィンドウでデータを確認します。

まとめ

この方法は毎回完璧ではありませんが、手動インポートやサードパーティ製アプリを使うよりもはるかに高速です。Excelの隠れた宝石のような存在で、PDFの構造が適切であれば、まさに万能です。ただし、スキャンしたPDFや高度なフォーマットのドキュメントの場合は、OCRなどの追加処理が必要になる場合があることに注意してください。ワークフローのスピードアップにつながることを祈っています。