Googleドキュメントで効果的にドキュメントを比較する方法

複数のドキュメントを扱う人は、遅かれ早かれ、それらを簡単に比較したり並べて表示したりしたいと思ったことがあるでしょう。もちろん、2つのウィンドウを開いて見比べるだけでもいいのですが、Googleドキュメントには比較機能が組み込まれており、使い方さえ知っていれば、作業がはるかに簡単になります。誰もが頻繁に使うわけではないので見落としがちですが、違いを見つけたり、整理整頓したりするときにとても役立ちます。並べて表示するのがお好みなら、そのためのヒントもいくつかご紹介します。

Googleドキュメントでドキュメントを比較する方法

ドキュメントの所有者または編集権限を持っている場合は、Googleドキュメントの比較ツールを使用できます。これは基本的に、2つのファイルの違いをハイライト表示してくれるので、編集、校正、変更の追跡に非常に便利です。まず、比較したい最初のドキュメントを開き、「ツール」をクリックし、ドロップダウンから「ドキュメントを比較」を選択します。このオプションは、探していないと少し埋もれているように感じるかもしれませんが、ちゃんとあります。

ドキュメントを比較をクリックすると、サイドバーがポップアップ表示され、2つ目のファイルを選択できます。ドライブから直接選択することもできますので、ドキュメントがドライブに保存されていることを確認してください。2つ目のドキュメントのコメントを含めるかどうかを尋ねるチェックボックスもあります。フィードバックを含む完全な比較を行いたい場合は、チェックを入れてください。共同作業や誰が何をしたかを追跡する場合に備えて、変更の帰属先を指定するオプションも表示されます。

2つ目のドキュメントを選択したら、青い「比較」ボタンをクリックすると、Googleドキュメントがファイルの分析を開始します。サイズによっては数秒かかる場合がありますが、「[ファイル1]と[ファイル2]の比較」というタイトルの新しいドキュメントが作成されます。この新しいファイルには、追加、削除、変更されたテキストなど、すべての相違点が明確に表示されます。理由は不明ですが、最初の試行では処理が遅くなったり、ドキュメントのサイズが大きい場合は処理に少し時間がかかったりすることがあります。しばらく待つか、必要に応じてもう一度お試しください。コメントもハイライト表示され、削除箇所には取り消し線が引かれ、両方のファイルのコメントが並べて表示されます。これは、詳細な編集作業や、時間の経過とともに行われた変更を確認する際に非常に便利です。

比較しようとしているファイルがGoogleドキュメント形式でない場合（例えばWord文書など）、この機能はグレー表示されます。これはGoogleドキュメント側で必要以上に操作を難しくしているためです。この問題を解決するには、「ファイル」 > 「Googleドキュメントとして保存」 を選択してください。ファイルが変換されます。変換後、比較機能が利用可能になります。ただし、変換によって書式が崩れる場合があるので、ドキュメントの見た目が正しいことを再度確認してください。

Googleドキュメントのドキュメントを並べて配置する方法

視覚的に物事を見るのが得意で、2つのドキュメントを同時に比較したり参照したりする必要がある場合は、並べて表示する方法が有効です。少し古風な方法ですが、十分に役立ちます。お気に入りのブラウザでGoogleドキュメントを1つ開き、タスクバー（Macの場合はDock）にあるアイコンを右クリックして「新規ウィンドウ」を選択します。2つ目のドキュメントでも同じ操作を行います。ウィンドウのサイズは好みに合わせて変更できます。ドラッグしたり、最大化したり、並べて表示したりできます。

ショートカットが好きな Windows ユーザー向けに、簡単なショートカットをご紹介します。最初のウィンドウをクリックして、 を押しますWindows + Left Arrow。すると、ウィンドウが画面の左半分にスナップされます。2 番目のウィンドウに切り替えてクリックし、 を押しますWindows + Right Arrow。すると、2 つのドキュメントが隣り合って表示されます。ウィンドウが完全にスナップしない場合は、いつでも手動でサイズを調整して位置合わせできます。設定によっては、ピクセル単位で完璧にスナップされない場合もありますが、通常は簡単に比較できる程度には近いサイズになります。Mac の場合は、各ウィンドウで緑の全画面表示ボタンを押したまま左右にドラッグすることで Split View を使用できます。慣れてしまえば、かなりスムーズです。

結論

Googleドキュメントの比較機能は、時としてニーズに完全には合致しないことがあります。例えば、違いをハイライト表示せずに素早く視覚的に確認したい場合などです。2つのウィンドウを開いて並べて表示するのは少し不便ですが、非常に効果的です。正直なところ、Googleがいつかアプリ内に公式のサイドバイサイド表示機能を追加してくれたら嬉しいですが、今のところはこの回避策で十分です。サイドバイサイド表示がどれほど便利かをGoogleに伝えれば、機能リクエストの実現が早まるかもしれません。

まとめ

• 編集権限がある場合は、[ツール] > [ドキュメントの比較] を使用して詳細な相違点を確認します。
• まず Google ドキュメントとして保存して、Google 以外の形式を変換します。
• 2 つのウィンドウを開き、並べてスナップすると、簡単に視覚的に比較できます。
• Windows + Left/Right Arrowスナップを簡単にするキーボードショートカットを覚えておいてください。

まとめ

この機能は完璧ではありませんが、組み込みの比較ツールと古き良きウィンドウスナップのおかげで、ほとんどの比較ニーズはカバーされています。ただし、2つのウィンドウを並べて開くなど、最も簡単な方法でも十分に機能する場合があることを忘れないでください。Googleが将来的にこれを効率化してくれることを期待していますが、それまではこれらのトリックで時間と手間を節約できるはずです。このトリックが誰かのワークフローを数分、あるいは数時間短縮するのに役立つことを願っています。