Gmailで自動返信を設定・管理する方法

Gmailで不在通知を設定するのは非常に簡単ですが、Gmailは自動的に返信してくれるわけではないことを忘れている人がいます。事前に特定の機能を有効にする必要があります。私のように同じ返信を何度も繰り返してしまう場合は、自動化することで時間を節約できます。重要なのは、テンプレート機能をオンにして、フィルターを設定することです。こうすることで、Gmailが事前に用意した返信をいつ送信するかを判断できるようになります。コツをつかめばそれほど複雑ではありませんが、確かに少し面倒な作業だと感じます。

Gmailで自動返信する方法

Gmail設定でテンプレートを有効にする

まず、Gmailではテンプレートがデフォルトで有効になっていないので、有効にする必要があります。「設定」（右上の歯車アイコンをクリック）に移動し、「すべての設定を表示」をクリックします。開いたら、「詳細設定」タブを見つけます。「テンプレート」を探します。デフォルトでは無効になっている可能性があるので、「有効にする」をクリックします。一番下の「変更を保存」をクリックするのを忘れないでください。Gmailは簡単な設定でも少し面倒ですが、一度有効にしてしまえば、あとは簡単です。

設定によっては、「保存」をクリックしてもすぐにすべてが有効にならない場合があります。設定を反映させるには、ブラウザを更新したり、再起動したりする必要があるかもしれません。もちろん、Gmail は必要以上に面倒な設定にしている場合もあります。

自動返信テンプレートを作成する

次に、Gmailで自動送信したいメッセージを作成します。新規メールウィンドウを開き、自動返信にしたい内容を入力します。「お問い合わせいただきありがとうございます。すぐにご連絡いたします」など、あなたの雰囲気に合った短い内容で構いません。満足したら、メール作成ウィンドウの右下にある3つの点をクリックし、「テンプレート」にマウスを合わせて「下書きをテンプレートとして保存」を選択します。後で思い出せるように、わかりやすい名前を付けてください。これで返信が保存され、Gmailで必要なときに使用できます。

返信があまり具体的でない場合に効果的です。似たようなメールをまとめてカバーできる程度に一般的な内容にしておきましょう。状況に応じて異なるテンプレートを保存している人を見かけますが、これはかなり賢いやり方です。

自動返信をトリガーするフィルターを設定する

さて、ここが多くの人がつまずく部分です。Gmailがこのテンプレートをいつ送信するかを判断できるように、フィルターを作成する必要があります。Gmail上部の検索バーで、小さな下矢印（検索ボックスの横にある下向きの三角形）をクリックするか、ドロップダウンアイコンをクリックして、フィルター条件（件名や本文に含まれる特定の単語など）を追加します。例えば、メールで価格についてよく質問される場合は、「次の語句を含む」ボックスに「コスト」や「価格」などのキーワードを入力します。

この部分は少し奇妙ですが、適切なキーワードを追加すると効果があります。Gmailが受信メールでこれらの単語を検出すると、自動返信が送信されます。

フィルターと自動返信の設定を完了する

キーワードを追加したら、「フィルターを作成」をクリックします。次のウィンドウで、「送信テンプレート」のボックスにチェックを入れ、ドロップダウンメニューから作成したテンプレートを選択します。もう一度「フィルターを作成」をクリックして完了です。多くの人がこの手順を見落とし、なぜ自動返信が機能しないのか不思議に思っています。もちろん、Gmailでは少しわかりにくいようにする必要があるからです。

最後に、 「設定」を開き、「フィルタ」と「ブロック中のアドレス」に進みます。新しいフィルタにチェックが入っていることを確認し、「保存」をクリックします。これで完了です。確かに数回クリックするだけですが、一度設定すれば、あとは自動的に処理されます。機種によっては、この設定が最初から完璧に機能しない場合があります。その場合は、ブラウザを少し更新したり再起動したりすると、問題が解決することもあります。

まとめ

全体的に見て、すべてが整ってしまえばそれほど悪くはありません。ただ、テンプレートをオンにしてフィルターを正しく作成することを忘れないようにしてください。よくある質問や休暇中の返信に、同じ内容を何度も入力する時間を無駄にすることなく対応できる、頼りになる方法です。忙しい日や小規模なビジネスを運営しているなら、これはかなりの時間を節約できます。

まとめ

• Gmailの設定 > 詳細設定でテンプレートを有効にする
• 下書きをテンプレートとして保存して返信テンプレートを作成する
• メール検索オプションでキーワードに基づいてフィルターを設定する
• テンプレートを自動的に送信するようにフィルターを設定する
• 設定 > フィルターとブロックされたアドレスでフィルターを確認してください

まとめ

一度コツをつかめば、返信の自動化は実に簡単で、時間の節約になります。キーワードやテンプレートをいろいろ試して、しっくりくるまで調整してみてください。少し調整が必要になることもありますが、その効果は抜群です。返信の繰り返しが減り、自動化も向上します。この方法が誰かの時間の節約になれば幸いです。少なくとも私の環境ではうまくいきました。