Gmailで効果的にメールを整理するための色の使い方

溢れかえる受信トレイを管理するのは、干し草の山から針を探すようなもの。特に、後で役に立つかもしれないメールを削除するのをためらっている時はなおさらです。そんな時、色分けは有効な解決策です。整理とスキャンがはるかに速くなります。ラベルを作成し、フィルターを設定し、色を付けるだけで、受信トレイがほぼ自動的に整理されるようになります。確かに最初は少し時間がかかりますが、1週間後に特定のメールを探す必要があるときには、かなりの時間節約になります。

一つ覚えておいていただきたいのは、Gmailのインターフェースは何度か変更されているため、以前あった場所が今は違う場所にある可能性があるということです。しかし、基本的な手順はほぼ同じです。ラベルの作成、フィルターの設定、色の割り当てなどです。もし操作に迷った場合は、おそらくGmailのバージョンが少し違うか、メニュー項目が足りないだけでしょう。また、特定のオプションがすぐに表示されない場合は、歯車アイコン（設定）または検索オプションアイコンをタップすると、必要なオプションが表示されます。

Gmailで新しいラベルを作成する方法

ラベルを正しく作成する

GmailはUIのアップデートがいくつか行われ、少し分かりにくい点があります。作成したいラベルはメールのタグのようなもので、整理に役立ちます。新しいラベルを作成するには、左側のサイドバーにある「新しいラベルを作成」​​というオプションを探します。すぐに表示されない場合は、まず「その他」をクリックしてメニューを展開してください。設定によっては、特定の画面ではハンバーガーメニューをクリックするか、「ラベル」の横にある3つの点のアイコンをクリックする必要がある場合もあります。

クリックすると、ラベル名を入力するための小さなポップアップが表示されます。「仕事」「請求書」など、あなたのスタイルに合った分かりやすい名前を入力してください。入力したら、青い「作成」ボタンをクリックしてください。ラベルがサイドバーに表示され、使用できるようになります。

ラベルを特定のメールに関連付けるには、「検索オプションを表示」アイコン（検索バーの端にある小さな漏斗）をクリックします。ここからさらに賢くなります。送信者、キーワード、さらにはメールアドレスでフィルタリングできます。例えば、特定の上司からのメッセージをすべてフィルタリングしたい場合は、「差出人」にそのメールアドレスを入力します。また、「スクリーンショット」を含むメールを探している場合は、「次の語句を含む」フィールドにその語句を追加します。

フィルターを入力したら、検索ボタンではなく「フィルターを作成」ボタンを必ず押してください。検索ボタンだけでは何も保存されません。次の画面で、ドロップダウンメニューから「ラベルを適用」を選択し、新しく作成したラベルを選択します。そして、一番下の「フィルターを作成」をクリックします。これで、Gmailは受信メールをあなたの設定に基づいて自動的に振り分けます。

このフィルターで古いメールも整理したい場合は、 「一致する会話にフィルターを適用」オプションがあります。これは、すべてを手動で行うことなく、既存の混乱を管理しやすいものにしたい場合に便利です。

ラベルに色を追加する

さあ、いよいよお楽しみのパート、色の設定です！ラベルを目立たせるには、ラベルの右側にあるドット（小さな色付きの円）をクリックします。メニューがポップアップしたら、「ラベルの色」を選択します。すると、すぐにオプションのパレットが表示されます。ラベルに関連付ける色を選びましょう。例えば、緊急の場合は赤、個人的なメールの場合は青など、お好みの色を選んでください。

ちょっとしたアクセントとして、各色の横に「A」マークが表示されています。背景に対して目立たせたい場合は、文字色を変更できます。少し奇妙に感じるかもしれませんが、視認性を高めたり、単に好みに合わせて変更することもできます。後で色を変えたくなった場合は、もう一度ドットをクリックして新しい色を選ぶだけです。Gmailはプレビューを即座に更新するので、驚くことはありません。

16進数やRGBコードを使って完全にカスタムカラーを作成することはできないので、ご注意ください。少し残念ですが、ここで用意されているオプションで通常は十分です。色を設定したら、「適用」を押してください。すると、ラベルが簡単に認識でき、視覚的にも際立つようになります。これで、そのラベルが付いた新しいメールが届いたら、見逃すことはありません。

次は何か — まとめ

最初は少し手間がかかりますが、一度このシステムを設定すれば、受信トレイの混乱は大幅に軽減されます。優先順位が変わったら、いつでもラベルを調整したり、新しい色を追加したり、フィルターを変更したりできます。ラベルは削除したり名前を変更したりすることも可能です（これも簡単です）。ですから、いつまでも同じ設定に縛られる必要はありません。

まとめ

• 左側のサイドバーからラベルを作成し、[新しいラベルを作成]をクリックして、わかりやすい名前を選択します。
• 検索オプションを使用して、送信者、単語などに基づいて受信メールをフィルタリングし、ラベルとともにフィルタを保存します。
• ラベルの横にあるドットをクリックし、お気に入りのパレットを選択して色を割り当てます。
• 必要に応じてテキストや背景色を調整します。フィルターは過去のメールにも適用できることを覚えておいてください。

まとめ

ラベル、フィルター、色の設定をすることで、受信トレイの操作性が大幅に向上し、混乱が減り、整理整頓された状態になります。完璧ではありませんし、微調整が必​​要になることもありますが、全体的に見て、この設定は重要なメールをより早く見つけるのに非常に役立ちます。Gmailのインターフェースは時々少し扱いに​​くいこともありますが、一度使いこなせれば、劇的に変わります。この設定が誰かのメールの混乱を解消するのに役立つことを願っています。