Excelファイルをパスワードで簡単に保護する方法

時には、特定のファイルを面倒な手間をかけずに保護したい場合があります。財務書類、個人的なプロジェクト、あるいは誰かに偶然見られたくない機密性の高いファイルなどです。Excelファイルにパスワードを設定するのは、それほど難しいことではありません。スプレッドシートの達人でなくても、実際には非常に簡単です。ただし、パスワードを忘れてしまうと大変なことになるので、必ず覚えておくようにしてください。そうしないと、自分のファイルにアクセスできなくなってしまう可能性があります。さらに、ファイルをロックする方法がいくつかあることを知っておくと便利です。ブック全体をパスワードで保護する方法と、特定のシートだけを保護してより細かく制御する方法があります。

Excelファイルにパスワードを素早く追加する方法

Excelブック全体をパスワードで保護する方法

これは、一度にすべてをロックする最も簡単な方法です。特にファイル全体を安全に保ちたい場合に便利です。Excelファイルを開いたら、「ファイル」>「情報」に進みます。ここに「ブックの保護」ボタンがあります。バージョンによっては簡単にクリックできますが、ドロップダウンメニューからクリックする必要がある場合もあります。

「ブックの保護」をクリックし、「パスワードで暗号化」を選択します。新しいバージョンのExcelでは、ドロップダウンメニューの下、または別のコマンドとして表示されることが多いです。パスワードの入力を求めるプロンプトが表示されます。必ず覚えやすいパスワードを設定してください。パスワードを忘れてしまうと、何らかの方法で復元しないとファイルを開けなくなってしまうからです。

パスワードを設定すると、ファイルは黄色でマークされ（少なくとも私の環境では）、保護されていることが一目瞭然になります。次回、あなたや他の誰かがファイルを開こうとすると、まずそのパスワードを入力しなければならなくなります。一見単純なように思えますが、実際には、パスワードを知らない人でもアクセスできないようにするには、これで十分な場合もあります。ただし、これはファイルの編集を完全に防ぐものではなく、パスワードを持たないユーザーをロックアウトするものであることに注意してください。

Excelファイルを読み取り専用にする方法

この方法は、比較的ソフトなアプローチです。ファイルにパスワードをかけるわけではありませんが、誤って編集されてしまうのを防ぎます。ファイルを保存する際は、「ファイル」＞「名前を付けて保存」を選択し、「その他のオプション」をクリックします。表示される「名前を付けて保存」ウィンドウの下部にある「ツール」ドロップダウンを探します。Windowsでは「保存」ボタンの横、Macでは「オプション」の下にあるかもしれません。

「ツール」>「一般オプション」をクリックします。小さなポップアップウィンドウが表示され、ファイルを開いたり変更したりするためのパスワードを設定できます。ファイルを読み取り専用（誰でも開けるが、読み取り専用モードを解除しない限り変更できない）にしたい場合は、「読み取り専用を推奨」のチェックボックスをオンにしてください。

これはパスワードほど安全ではありませんが、ユーザーが誤ってファイルを壊すことなく簡単に開けるようになります。ただし、ユーザーは意図を理解していれば、読み取り専用で開いたり、属性を削除したりできることを覚えておいてください。つまり、鍵と鍵穴というよりは、優しく促すようなものなのです。

Excelで特定のシートにパスワードを設定する方法

ファイル全体の一部はロックしておきたいけれど、他の部分は共有しても構わないという場合があります。その場合は、Excelファイルを開き、保護したいシートに移動します。次に、上部の「校閲」タブをクリックし、 「シートの保護」を選択します。パスワードの入力を求めるダイアログが表示されます。

選択したパスワードを2回入力します（2回目は正しいパスワードであることを確認します）。保護すると、パスワードを入力しない限り、そのシートのデータは編集できなくなります。ファイルの特定のセクションのみをロックし、残りの部分にはアクセスできるようにする場合などに便利です。

一部の設定では、個々のシートを保護するとバグが発生したり、保存して再度開く必要がある場合があることに注意してください。完璧ではありませんが、データの一部を分離したい場合は、何もしないよりは間違いなく優れています。

結論

Excelファイルにパスワードを設定することは、ブック全体であっても、機密性の高いシートであっても、覗き見を防ぐ良い方法です。ただし、パスワードは必ず安全に保管してください。パスワードを紛失すると、永久にアクセスできなくなり、大変です。また、必要に応じて、保護方法を組み合わせることで安心感を高めることができます。例えば、ファイル全体にパスワードを設定し、その中の重要なシートだけをロックすることで、多層的なセキュリティを実現できます。

まとめ

• 完全な保護を行うには、[ファイル] > [情報] > [ブックの保護] > [パスワードで暗号化] を使用します。
• パスワードは慎重に設定してください。推測しやすいパスワードや忘れやすいパスワードは避けてください。
• または、よりソフトなバリアで十分な場合は、[名前を付けて保存] 中に[ツール] > [全般オプション]を使用して、ファイルを読み取り専用にします。
• 機密データを含むシートがありますか? [レビュー] > [シートの保護]でそれらのシートだけを保護します。

まとめ

幸運を祈るばかりです。これで心配事が一つ減りました。完璧ではありませんが、ほとんどの場合、うっかり編集したり、覗き見されたりするのを防ぐには十分です。パスワードは大切に保管してください。そうしないと、いつか復元方法を探し回らなければならなくなります。これで、誰かのストレスが数時間でも軽減されることを願っています。