Excelでドロップダウンリストを作成する方法：2023年版トップ2テクニック

このチュートリアルでは、大規模で管理されたリストを作成したい場合と、シンプルで手軽なオプションを作成したい場合に応じて、いくつかの方法を紹介します。事業用在庫リスト、家庭用品リストを作成する場合でも、データ入力用のよりクリーンなインターフェースが必要な場合でも、これらのヒントはプロセスをよりスムーズにするのに役立ちます。データの検証、リストのセキュリティ、ユーザーガイドなどは、すぐに使えるようになります。ただし、これらの機能は最初から完璧に機能しない場合があります。特に範囲に適切な名前を付けていない場合やロックされていない場合はなおさらです。しかし、少しの忍耐が大きな効果をもたらします。

Excelでドロップダウンリストを作成する方法 – 実践的な手順

データ範囲を使用してドロップダウンリストを作成する

この方法は、リストのサイズが大きく、選択肢を一元管理し、定期的に更新する予定がある場合に便利です。補助ワークシートにリストを作成し、データの入力規則でそのリストを参照することで機能します。少し奇妙に思えますが、設定によっては、その範囲をロックしたり名前を付け忘れたりすると、ドロップダウンが壊れたり、正しく更新されなかったりすることがあります。そのため、セル参照には注意してください。

• 新しいワークシートを作成し（タブを右クリックし、「挿入」 > 「ワークシート」を選択）、名前を「データベース」にします。ここにリストを保存します。
• セルA1に、「IT ハードウェア」などのリストに合うヘッダーを入力します。
• ヘッダーの下に、ドロップダウンに表示したいオプション（モニター、キーボード、RAMなど）をリストアップします。必要に応じて他の場所からコピー＆ペーストしてください。ただし、すべてを1つの列にまとめておいてください。
• この範囲に名前を付けておくと、後で簡単に参照できます。リストセルを選択し、「数式」タブ > 「名前の管理」 > 「新規」と進み、 「IT_List」のような名前を付けます。こうすることで、行がシャッフルされる問題を回避できます。

リストをターゲットセルにリンクする

1. メインシートでドロップダウンを配置するセルを選択します。
2. リボンの[データ]タブをクリックします。
3. [データ ツール]グループで、[データの検証]をクリックします。
4. ポップアップの[許可] ドロップダウンで[リスト]を選択します。
5. セル内ドロップダウンと空白を無視がチェックされていることを確認します。
6. ソースフィールドをクリックします。これで、手動でオプションを入力する代わりに、データベースワークシートに移動して範囲を選択できます。または、名前を付けた場合は「=IT_List」と入力するだけで済みます。
7. 「OK」を押します。すると、セルにリストから選択したオプションを含むドロップダウンが表示されます。

リストシートをロックしておくと、意図しない削除や変更を防ぐことができます。範囲を選択し、右クリック > 「セルの書式設定」>「保護」タブで「ロック」にチェックを入れます。その後、「校閲」タブ > 「シートの保護」でシートをパスワードで保護すれば、データが失われたり、混乱したりすることがありません。

クイックドロップダウンには手動リストを使用する

必要な選択肢が少数の場合は、検証ソースに直接入力するのが手っ取り早い方法です。「はい/いいえ」や「入力/出力」といった入力方法を考えてみてください。追加のシートや名前付き範囲は必要ありません。

• 同じ開始手順: セルを選択し、[データ] > [データの検証]に移動します。
• [許可]ドロップダウンから[リスト]を選択します。
• ソースボックスに、 Yes, No, Maybeのように、コンマで区切られたオプションを入力します。
• 「OK」を押してください。これで完了です。

これは非常に高速ですが、リストが頻繁に更新されたり長くなったりすると扱いにくくなります。選択肢が数個以上の場合は、通常、範囲指定の方が適しています。

ドロップダウンセルに指示を追加する

ユーザーは、何をすべきか分からず混乱したり、セルへの入力を省略したりすることがあります。入力メッセージタブにプロンプ​​トを追加すると、選択すべき項目を少しだけ促すだけで、入力ミスを大幅に防ぐことができます。

• データ検証が設定されたセルを選択します。
• 「データ>データの検証」に移動して、もう一度選択します。
• 入力メッセージタブをクリックします。
• 「アイテムを選択」のような短いタイトルと「ドロップダウン オプションから選択」のようなメッセージを入力します。
• 「OK」をクリックします。クリックすると、ユーザーにそのメッセージが表示されます。

これは魔法のように効果があります。人は、目の前に指示があればそれに従う傾向があります。

エラーアラートで有効な選択肢を強制する

ユーザーがドロップダウンをバイパスしてリスト外の項目を手動で入力しようとした場合、ブロックするか、エラーメッセージで警告することができます。正確性が求められる場合に便利です。

• 手順を繰り返して、データ検証に入ります。
• エラーアラートタブに切り替えます。
• 停止、警告、情報のいずれかのスタイルを選択します。厳格な施行には停止が最適です。
• 「無効な選択です。リストから選択してください。」のような明確なメッセージを入力します。
• 「OK」をクリックします。これで、Excelは誤った入力をブロックするようになります。

ただし、アラートが予期せずポップアップ表示されると、ユーザーがイライラしてしまう場合があるので注意してください。特にリストが変更または拡張される可能性がある場合は、慎重に使用してください。

最後に

Excelでドロップダウンリストを作成するのはそれほど難しいことではありませんが、後々のクリーンアップにかかる時間を節約できるちょっとした機能の一つです。タスクに合わせて様々な方法を組み合わせてみてください。簡単なオプションをいくつか用意する？それとも手動リストを使う？柔軟で管理しやすいものが欲しい？名前付き範囲とロックされたシートを使ったデータ範囲を使うのがおすすめです。入力メッセージやエラーアラートを試してみると、シートがはるかに使いやすく、間違いのないものに仕上がります。

これで誰かの時間を数時間節約できれば幸いです。ただし、Excelは予想外の展開をするのが得意なので、範囲を整理し、必要に応じてシートを保護するようにしてください。

まとめ

• 専用のワークシートにリストを作成するか、オプションを直接入力します。
• データの検証を使用して、セルをドロップダウン メニューに変換します。
• 誤って編集されないようにリストシートをロックします。
• ミスを減らすために、ユーザープロンプトとエラーメッセージを追加します。

まとめ

結局のところ、一度コツをつかめばドロップダウンリストは自然と使いこなせるようになり、データ入力がより速く、より簡潔に、そしてより確実にできるようになります。設定をいろいろと調整し、データを保護すれば、よりプロフェッショナルな見た目のシートが完成します。予期せぬ問題が発生した場合は、範囲と検証の設定を見直すことで問題が解決することがよくあります。このツールが、面倒な作業を効率化するのに役立つことを願っています。