ファイルを整理する方法：Dropbox でのフォルダの作成、削除、管理
Dropboxでファイルを整理するのはそれほど難しいことではありませんが、後々の頭痛の種を減らすのに間違いなく役立ちます。重要なプロジェクトを素早く見つけたい時でも、同僚とファイルを共有する時でも、フォルダはあらゆるものを整理するための基盤です。確かにDropboxのフォルダオプションは非常に分かりやすいのですが、特にフォルダが山積みになっていると、見つけるのが少し難しいと感じることがあります。そこで、手間をかけずにフォルダを作成、削除、タグ付け、共有する方法を簡単にご紹介します。
Dropboxでフォルダを作成および削除する方法
フォルダの作成：基本
まず、新しいフォルダを作成するには、Dropboxのメインウェブインターフェースまたはアプリにアクセスします。ウェブでは、「作成」ボタンを探します。通常は画面上部または左サイドバーにあります。メニューがポップアップ表示されたら、「フォルダ」をクリックします。このボタンが常に強調表示されるわけではないのが少し奇妙ですが、まあ、そこにあります。次に、フォルダに名前を付け、アクセス権を持つユーザーを決定するプロンプトが表示されます。
- フォルダ名を選択します。説明的で短いものにしてください。
- 共有オプションを選択します:自分だけまたは特定のユーザー。
共有ルートを選択する場合は、アクセスを許可したい人のメールアドレスを入力する必要があります。その後、青い「作成」ボタンをクリックすれば、あっという間にフォルダが作成されます。設定によっては、最初の作成が失敗したり、ページの更新が必要になったりする場合もあるので、最初は少し不安定でも驚かないでください。
フォルダを消去する方法：いつ、どのように
フォルダの削除は簡単です。フォルダをクリックしてハイライト表示またはチェックマークを付け、通常は上部のメニューにある「削除」オプションを見つけます。確認メッセージが表示されたら確認すれば、フォルダは削除されます。ただし、一度削除すると、バージョン履歴を有効にするかゴミ箱を使用しない限り、復元が難しくなるので注意してください。また、もちろん、自分で作成していないフォルダは削除できません。整理整頓をする際には、他のユーザーがまだ使用している共有フォルダを誤って削除しないように注意してください。
Dropboxフォルダにタグを付けて検索する方法
タグを追加して見つけやすくする
フォルダが何十個もできてしまったら、これはまさに救世主です。タグを追加するには、フォルダにマウスオーバーし、表示される小さなボックスをクリックして選択し、右側のパネルにタグセクションが表示されます。Dropboxでは、最大20個のタグを追加でき、各タグは32文字以内です。必要に応じてアンダースコアや数字を使っても構いませんが、簡潔にまとめましょう。
タグを付けると、後から検索が速くなります。検索バーにタグを入力するだけで、そのタグが付いたフォルダがすべて表示されます。もっと分かりやすいタグシステムがないのは少し奇妙ですが、整理整頓がしっかりできていれば便利です。
タグの削除：間違いの修正
気が変わった？ご安心を。タグの付いたフォルダにチェックを入れ、右ペインでそのタグの横にある「X」をクリックするだけです。簡単です。タグの関連性を保ち、後で混乱することを防ぎます。必要に応じて、他のフォルダでもこの手順を繰り返してください。
フォルダを別のフォルダ内に入れてピン留めする
フォルダを他のフォルダに移動する
フォルダの入れ子構造が手に負えなくなってきたら、フォルダを移動できます。フォルダを選択し、上部のドットメニューをクリックして「移動」を選択します。移動先のフォルダを選択するウィンドウがポップアップ表示されます。もう一度「移動」をクリックすれば完了です。特にフォルダが入れ子構造になっている場合は、見た目よりも複雑な場合もありますが、一度コツをつかめば問題なく使えます。
簡単にアクセスできるようにフォルダーをピン留めする
頻繁にアクセスするフォルダは、ピン留めすると作業が楽になります。フォルダのドットメニューをクリックし、「Dropbox にピン留め」を選択してください。これで、ピン留めしたフォルダは、Dropbox のメイン画面の右側にある「ピン留めしたアイテム」セクションに表示されます。スクロールする手間が減り、作業がスムーズになります。
フォルダを正しく共有する
共有と権限
共有はDropboxの定番機能です。フォルダにマウスオーバーし、共有アイコン（上向き矢印）をクリックします。信頼できる相手のメールアドレスを追加し、閲覧のみを許可するか、編集も許可するかを指定できます。ドロップダウンメニューで権限を細かく設定できます。より詳細な制御が必要な場合は、共有ウィンドウの「設定」をクリックしてください。
誰かにリンクを渡したい場合は、共有リンクをコピーして、閲覧のみや編集など、異なる権限で共有できます。気軽に情報を渡す場合に便利です。
共有時に期待できること
設定によっては、共有オプションがすぐに更新されないことがあります。フォルダを更新したり、再度開いたりする必要がある場合もあります。また、複数の人と共有する場合は、誰が編集権限を持っているかを再確認してください。もちろん、Dropbox では必ずしもそれが明確に表示されるとは限りません。しかし、個人的には、事前に権限を慎重に設定しておくことで、後々面倒な手間が省けると感じています。
あなたのアクティビティを監視しています
アクティビティログで最新情報を把握
誰かが何かを移動または削除したかどうか知りたいですか？Dropboxのアクティビティログが役立ちます。フォルダまたは全体のアクティビティページに移動し、追加、削除、移動、編集などのアクションでリストをフィルタリングするだけです。あまり目立たないのが少し奇妙ですが、必要な場合はそこにあります。特に共有フォルダで誰が何をしたかを追跡するのに便利です。
まとめ
Dropboxのインターフェースに慣れれば、フォルダの操作は実に簡単です。作成、タグ付け、移動、共有など、これらはすべて、整理整頓という大きな目的を果たし、混乱を招きません。フォルダの移動や削除を初めて試みる時など、期待通りに動作しないこともありますので、忍耐が鍵となります。しかし、一度コツをつかんでしまえば、Dropboxフォルダの管理はそれほど難しくなくなります。
まとめ
- 作成メニューから簡単にフォルダを作成
- 選択して削除キーを押してフォルダを削除しました
- 後で検索しやすくするためにタグを追加しました
- 整理のためフォルダを他のフォルダ内に移動しました
- 頻繁に使用するフォルダをピン留めしてすぐにアクセスできるようにする
- 権限とリンク制御を備えた共有フォルダ
- アクティビティログを監視して変化を確認
結論
全体的に見て、Dropboxは、メニューの裏に隠れたオプションがいくつかあるとはいえ、かなり多くのフォルダ管理をこなせるほど柔軟です。ちょっとした整理でも、大きなプロジェクトを共有する場合でも、これらのコツがあれば日常的なニーズのほとんどをカバーできるはずです。インターフェースはまだ戸惑うこともありますが、まあ、なんとかなります。これで誰かの作業時間が少しでも短縮されたり、少なくともストレスが軽減されたりすることを願っています。