シームレスなメール管理のためのProtonMailフィルターの設定方法

メールをきちんと整理整頓したい人にとって、ProtonMailでフィルターを設定するのは画期的な機能です。でも、フィルターを使う前に、ラベルとフォルダを整理しておく必要があります。これらは似ていますが、それぞれ目的が異なります。ラベルはメールに貼って後で見つけられるようにするタグのようなもので、フォルダはメールを移動するためのフォルダのようなものです。難しいのは？どちらも、デスクトップだけでなくAndroidデバイスでも作成・管理する方法を知っておく必要があるからです。もちろん、ProtonMailはデスクトップだけではないからです。では、実際にスムーズに設定するための手順をご紹介します。

ProtonMailでラベルを作成する方法

ラベルを素早く作成するには、 ProtonMailインターフェースの左側のサイドバーにある「ラベル」オプション（プラスアイコン）をクリックします。操作は簡単ですが、プラス記号だけなのが少し奇妙です。ポップアップウィンドウでラベル名（「仕事」「緊急」など）を入力し、後で区別しやすいように色を選びます。満足のいくラベルになったら、「保存」をクリックします。もし急に気が変わっても、心配はいりません。保存する前に左下の「キャンセル」をクリックしてください。

「保存」をクリックすると、ラベルは「ラベル」セクションのすぐ下に表示されます。必要に応じて、横にある小さな矢印をクリックして非表示にすることができます。ラベルを作成した後でも、微調整が可能です。設定（歯車アイコンをクリック）に移動し、「ラベル」セクションまでスクロールダウンしてください。ここで、マウスでドラッグしてラベルの順序を変更したり、「編集」をクリックしてラベルの色を変更したりできます。ポップアップウィンドウが表示されたら、ドロップダウンメニューからラベルの名前や色を変更できます。例えば、青よりもピンクの方が似合うと思った時に便利です。

アンドロイド

Androidデバイスでも手順はほぼ同じですが、規模は縮小されています。3本線のメニュー（ハンバーガーアイコン）をタップし、「ラベル」の横にあるプラスアイコンをタップします。ラベル名を入力し、色を選択して保存します。後で色を変更したい場合は、鉛筆アイコンをタップして新しい色を選択し、「ラベルを更新」をタップします。インターフェースが少し異なるだけで、とても簡単です。

ProtonMailでフォルダを作成する

ラベルはタグのようなものですが、フォルダはメールが実際に保存される場所です。フォルダを作成するには、デスクトップ版の「フォルダ」オプションの右側にあるプラスアイコンをクリックします。ポップアップウィンドウが開き、フォルダ名（「請求書」「顧客」など）を入力し、階層構造で整理する場合は場所を選択します。また、そのフォルダの通知を切り替えることもできます。これは、そのフォルダに新着メールが届いたときに通知を受け取りたい場合に非常に便利です。（注：これらの通知オプションはAndroidでは利用できません。）

保存をクリックすると、フォルダが作成されます。デスクトップにフォルダを作成してスマートフォンにも表示したい場合は、すぐに表示されます（場合によっては1～2分かかることもあります）。後から変更することも可能です。「フォルダ」の横にある歯車をクリックすると、フォルダの色や通知の有効／無効、さらにはフォルダの並び順（アルファベット順）を選択するオプションが表示されます。フォルダが数十個ある場合は、アルファベット順にすると便利です。

もう一つのヒント：フォルダがたくさんある場合、素早く見つけるには「並べ替え」ボタンを押してアルファベット順に切り替えると便利です。ちょっとした工夫ですが、膨大なリストの中から探し出す時間を節約できます。

アンドロイド

モバイルでも同様です。ハンバーガーメニューをタップし、「フォルダ」の横にあるプラスアイコンをタップします。名前を付けて色を選び、「保存」をクリックすれば完了です。色を変更したい場合は、横にある鉛筆アイコンをタップし、新しい色を選択して「フォルダを更新」をタップします。

ProtonMailでフィルターを作成する方法

ここから少し複雑になります。フィルターはProtonMailのデスクトップ版でのみ設定可能です。パソコンでProtonMailを開き、歯車アイコンをクリックして「設定」に進みます。そこからサイドバーの「フィルター」メニューを見つけます。 「カスタムフィルター」の下にある「フィルターを追加」をクリックします。一見すると簡単ですが、自動化ルールを設定できるのはここだけです。

新しいウィンドウで、フィルターの名前（「仕事用メール」「スパムブロッカー」など）など、いくつかの詳細を入力します。次に、特定のメールをフォルダーに移動したり、ラベルを付けたりするなど、どのようなアクションを実行するかを選択します。また、条件も設定する必要があります。ここが面白いところです。すべての条件を満たす必要があるか（特定の送信者からであり、かつ特定の単語を含むなど）、またはいずれかの条件だけを満たすかを選択できます。オプションはかなり柔軟ですが、最初は少し戸惑うかもしれません。

• 条件には、送信者や件名などのオプションを選択します。特定の送信者からのメールをフィルターで絞り込みたい場合は、「送信者」を選択し、「次の文字で始まる」や「メールアドレスの一部を含む」などの条件を設定します。入力後は「挿入」ボタンを押すのを忘れないでください。

メールの仕分けを自動化するアクション

このステップでは、ProtonMailに、設定した条件にメールが一致した際にどのような処理をするかを指定します。例えば、特定のアドレスからのすべてのメールを「Clients」というフォルダに直接移動させたい場合は、アクションメニューで「移動先」オプションを選択します。設定すればメールが自動的に振り分けられるので、時間を大幅に節約できます。フィルターに名前を付け、アクションを設定して「保存」をクリックするだけで、基本的に完了です。

プロのヒント：設定によっては、フィルターがすぐに機能しないか、ProtonMail をすぐに更新または再起動する必要がある場合があります。時々少しおかしな動作をすることがありますが、通常は正しく設定すれば問題なく動作します。

まとめ：フィルターがなぜ価値があるのか

フィルターの作成はそれほど難しくありませんが、乱雑な受信トレイを効率化するのは間違いありません。ラベル、フォルダ、フィルターを設定すれば、メールが自動的に整理されるので、一日中手動でメールをあちこち引っ張り回す必要がありません。変更は簡単で、一度コツをつかめば劇的な変化が訪れます。ただし、フィルターは現時点ではデスクトップ版のみなので、その点にご注意ください。後でフィルターを削除したい場合は、「設定」>「フィルター」に戻って削除するだけです。とても簡単です。