Cómo usar Word 365 para insertar una fecha de actualización automática

Si actualizas constantemente plantillas o documentos que necesitan fechas actuales, automatizar esta parte en Microsoft Word 365 puede ahorrarte muchos problemas. En lugar de tener que recordar cambiar la fecha cada vez, la configuras una vez y se actualiza automáticamente cada vez que abres el archivo. Genial, ¿verdad? Pero no siempre es intuitivo encontrar estas opciones; a veces, las rutas de los menús están un poco ocultas o resultan confusas, sobre todo si no estás familiarizado con la terminología. Aquí tienes un resumen que espero que te aclare las cosas.

Cómo insertar una fecha de actualización automática en Word 365

Elija el lugar correcto y abra el menú Insertar

Primero, haz clic o coloca el cursor donde necesites la fecha. Puede ser en el encabezado, pie de página o simplemente en algún lugar del cuerpo. Luego, ve a la pestaña Insertar en la cinta de opciones. Esta es la herramienta principal para insertar todo tipo de información, como números de página, fechas, formas, etc. En algunas configuraciones, es posible que veas la opción Insertar en la barra de menú superior.

Acceda a las Partes Rápidas e inserte un Campo

• Busca el grupo Texto. Normalmente se encuentra a la derecha de la cinta Insertar, donde verás opciones como Captura de pantalla o WordArt.
• Haz clic en «Acceso rápido». Es un pequeño botón, a veces con una flecha desplegable.
• Desde ahí, elige Campo. Sí, esa pequeña opción, a veces oculta, que suele pasarse por alto. En algunas versiones, puede que se llame simplemente «Campo…».

Seleccione la categoría y el formato de la fecha

• En la nueva ventana, busca el menú desplegable «Categorías». Haz clic en él y selecciona «Fecha y hora». Si buscas la fecha de creación del archivo, puedes elegir «CreateDate». Para la última impresión, elige «PrintDate». Para el último guardado, elige «SaveDate». Estos campos son un poco diferentes a insertar una fecha estática: se actualizan automáticamente según la selección.
• Debajo, hay un cuadro llamado Formatos de fecha. Muestra diferentes estilos, como «20 de septiembre de 2024», «20 de septiembre de 2024» o «20/9/24».Elige el que mejor se adapte a tu documento.

Termínalo y míralo en acción.

• Pulsa Aceptar. El campo aparecerá donde estaba el cursor, mostrando la fecha actual en el formato que elegiste.
• Consejo: Si quieres que se actualice de inmediato, haz clic derecho en la fecha y selecciona » Actualizar campo». A veces ayuda si Word no se actualiza automáticamente.

Luego, cada vez que abras ese documento, la fecha debería actualizarse a la actual, según tu formato. No sé por qué funciona, pero en algunas configuraciones, es posible que tengas que activar o desactivar la actualización del campo manualmente al principio. Claro que, si quieres forzar una actualización más adelante, simplemente haz clic derecho y selecciona » Actualizar campo». Sí, es un paso extra, pero es mejor que escribir la fecha manualmente cada vez.

Ah, y si por alguna razón este proceso no se ejecuta correctamente o la fecha no se actualiza, comprueba que la configuración de Word no tenga desactivada la actualización automática de campos. A veces, esta opción está desactivada por razones de seguridad o rendimiento. Puedes encontrarla en Archivo > Opciones > Pantalla.

Resumen

• Inserte la fecha utilizando Partes rápidas > Campo.
• Elija la categoría adecuada, como CreateDate para la fecha de creación o SaveDate para la última vez que se guardó.
• ¡Elige un formato, haz clic en Aceptar y disfruta de actualizaciones automáticas!

Resumen

Este pequeño truco es uno de esos sencillos pero fáciles de olvidar. En algunas máquinas funciona a la perfección, mientras que en otras puede que sea necesario actualizarlo manualmente o ajustar las opciones. Aun así, una vez configurado, puede ahorrarte mucho tiempo escribiendo y mantener los documentos con un aspecto impecable sin mucho esfuerzo. Es algo que he visto que ha funcionado en varias configuraciones y espero que funcione también en otras.