Cómo usar colores para organizar eficazmente el correo electrónico en Gmail

Gestionar una bandeja de entrada saturada puede ser como buscar una aguja en un pajar, sobre todo cuando dudas en eliminar correos que podrían ser útiles más adelante. La codificación por colores es una solución eficaz: agiliza mucho la clasificación y la búsqueda. La idea es crear etiquetas, configurar filtros y aplicar colores para que tu bandeja de entrada prácticamente se ordene sola. Sí, al principio lleva un poco de tiempo, pero créeme, te ahorra mucho tiempo cuando intentas encontrar ese correo específico una semana después.

Ten en cuenta que la interfaz de Gmail ha cambiado varias veces, así que lo que antes estaba en un lugar diferente ahora podría estar en otro. Sin embargo, los pasos principales son prácticamente los mismos: crear etiquetas, configurar filtros y asignar colores. Si te quedas atascado, probablemente se deba a que tu versión de Gmail es un poco diferente o a que te falta algún elemento del menú. Y si no ves algunas opciones de inmediato, pulsa el icono del engranaje de Configuración o el icono de Opciones de búsqueda para ver lo que necesitas.

Cómo crear nuevas etiquetas en Gmail

Creando etiquetas de la manera correcta

Gmail ha actualizado su interfaz de usuario, lo que a veces puede resultar un poco confuso. Las etiquetas que debes crear son como etiquetas para tus correos electrónicos, útiles para ordenarlos. Para crear una nueva, ve a la barra lateral izquierda y busca la opción » Crear una nueva etiqueta». Si no la ves de inmediato, haz clic en «Más » para expandir el menú. En algunas pantallas, es posible que tengas que hacer clic en el menú desplegable o en el icono de tres puntos junto a «Etiquetas» para encontrar esa opción; depende de la configuración.

Haz clic en él y aparecerá una pequeña ventana emergente que te pedirá un nombre para la etiqueta. Introduce un nombre descriptivo, como «Trabajo», «Facturas» o el que mejor se adapte a tu estilo. Una vez escrito, pulsa el botón azul » Crear». Tu etiqueta aparecerá en la barra lateral, lista para usar.

Ahora, para conectar esa etiqueta con correos electrónicos específicos, haz clic en el icono «Mostrar opciones de búsqueda «, ese pequeño embudo al final de la barra de búsqueda. Aquí es donde todo se vuelve más inteligente: puedes filtrar por remitente, palabras clave o incluso dirección de correo electrónico. Por ejemplo, si quieres filtrar todos los mensajes de un jefe específico, introduce su correo electrónico en » De». O, si buscas correos electrónicos que contengan «captura de pantalla», añádelo en el campo «Contiene las palabras».

Cuando hayas completado los filtros, asegúrate de pulsar el botón «Crear filtro», no solo el botón de búsqueda, ya que no se guardará nada. En la siguiente pantalla, selecciona » Aplicar la etiqueta» en el menú desplegable y selecciona la etiqueta que acabas de crear. Luego, haz clic en «Crear filtro» en la parte inferior. De esta forma, Gmail ordenará automáticamente los correos entrantes según tus preferencias.

Si quieres que este filtro también organice correos antiguos, tienes la opción » Aplicar filtro a conversaciones coincidentes». Es útil si quieres gestionar un desorden existente sin tener que hacerlo todo manualmente.

Añadiendo algo de color a las etiquetas

Ahora viene la parte divertida: ¡el color! Para que una etiqueta destaque, haz clic en los puntos a la derecha de la etiqueta (esos circulitos de colores).Cuando aparezca el menú, selecciona «Color de etiqueta». Al instante, verás una paleta de opciones. Elige un color que asocies con esa etiqueta: por ejemplo, rojo para información urgente, azul para correos personales o lo que te guste.

Para darle un toque especial, verás una A junto a cada color. Puedes cambiar el color del texto si quieres que destaque sobre el fondo. Es un poco raro, pero a veces ayuda con la visibilidad o simplemente a gusto personal. Si decides cambiar el color más tarde, simplemente haz clic en los puntos de nuevo y elige uno nuevo. Gmail actualiza la vista previa al instante, así que no habrá sorpresas.

Ten en cuenta que no puedes crear colores totalmente personalizados con códigos hexadecimales o RGB; es un poco molesto, pero las opciones suelen ser suficientes. Después de configurar el color, pulsa » Aplicar» y listo: tus etiquetas serán fácilmente reconocibles y visualmente distinguibles. Ahora, cuando llegue un nuevo correo electrónico con esa etiqueta, será imposible pasarla por alto.

¿Qué sigue? — Para concluir

Al principio es un poco complicado, pero una vez que este sistema esté configurado, tu bandeja de entrada será mucho menos caótica. Siempre puedes ajustar las etiquetas, añadir nuevos colores o cambiar los filtros si tus prioridades cambian. Las etiquetas también se pueden eliminar o renombrar (de nuevo, bastante fácil), así que no te sientas limitado por tus opciones para siempre.

Resumen

• Crea etiquetas desde la barra lateral izquierda > Crear nueva etiqueta : elige nombres llamativos.
• Utilice las opciones de búsqueda para filtrar los correos electrónicos entrantes según el remitente, las palabras, etc., luego guarde los filtros con etiquetas.
• Asigne colores haciendo clic en los puntos junto a las etiquetas y eligiendo su paleta favorita.
• Ajuste el texto o el color de fondo si es necesario y recuerde que los filtros también se pueden aplicar a correos electrónicos anteriores.

Resumen

Entre la configuración de etiquetas, filtros y colores, tu bandeja de entrada será mucho más navegable: menos caótica y más organizada. No es perfecta, y a veces tendrás que ajustar algunos detalles, pero en general, esta configuración te ayuda a encontrar información importante más rápido. A veces, la interfaz de Gmail lo hace todo un poco complicado, pero una vez que la dominas, es una revolución total. Ojalá esto ayude a alguien a optimizar su correo electrónico.